Management Assistent - Utrecht, Nederland - Dienst Toeslagen

Beschrijving

Het visitekaartje en dé vraagbaak voor vragen aan het management. Dat ben jij als managementassistent voor Dienst Toeslagen in Utrecht. Maar ook vragen we je te ondersteunen in Leeuwarden, Heerlen, Den Haag en Apeldoorn. In deze afwisselende functie houd jij de agenda's en mailboxen van enkele managers onder controle zodat zij kunnen focussen op hun belangrijke missie: vitale voorzieningen voor iedereen betaalbaar maken.

Dit doe je bij Toeslagen

Vaak ben je het eerste aanspreekpunt voor in- en externe partijen. Je voert zelfstandig heel uiteenlopende, vooral uitvoerende en praktische werkzaamheden uit en je houdt je bezig met het agendabeheer en de prioritering en afhandeling van het post- en e-mailverkeer van enkele managers van Toeslagen. Ook maak je afspraken waarbij veel stakeholders betrokken zijn. Je bent voorbereid op dagelijkse veranderingen in de agenda's en zorgt dat deze zo optimaal mogelijk is ingepland. Problemen die zich voordoen los je zo veel mogelijk op eigen initiatief op.
Ook voer je een aantal administratieve werkzaamheden uit zoals het maken van de vakantieplanning(en), inventarisaties voor huisvesting en autorisaties. Je bereidt vergaderingen en bijeenkomsten voor en zorgt dat dan alles is geregeld: van lunch tot parkeerplaats. En op verzoek notuleer je bij vergaderingen. Daarnaast voer je soms overstijgende taken uit en vervang je waar nodig de managementassistent op hoger niveau.

Er is sprake van hybride werken waardoor het mogelijk is deels thuis en deels op kantoor te werken.

Een bijzondere baan, omdat...

Je samen met je collega's bijdraagt aan het betaalbaar maken van vitale voorzieningen voor iedereen.
Je bij Toeslagen werkt in een dynamische omgeving waar veel gebeurt, waaronder het met hart en ziel werken aan herstel van de kinderopvangtoeslagen.
Je instapt op het juiste moment: de komende jaren maakt toeslagen een sterke ontwikkeling door waarbij we de best mogelijke dienstverlening voor burgers willen realiseren.
Geen dag hetzelfde is. Jouw frisse kijk op zaken en positieve instelling heel erg gewaardeerd worden.

"Ik maak het onmogelijke mogelijk. Oftewel, ik zoek altijd de oplossing of zorg daarvoor. Ik ben een organiserende duizendpoot die schakelt tussen de medewerker en de manager". – collega managementassistente

Wanneer past deze baan bij je?

Je hebt mbo-werk- en -denkniveau, bij voorkeur in een secretariële of administratieve richting.
Je hebt minimaal twee jaar recente werkervaring als secretaresse, of managementassistent.
Je hebt kennis van kantoorautomatisering, Microsoft Office en HCL Notes.
Je spreekt en schrijft uitstekend Nederlands.

Jouw competenties

Flexibiliteit
Samenwerken
Plannen en organiseren
Organisatiesensitiviteit
Voortgangscontrole

De afdeling - Directie Toeslagen

Dienst Toeslagen zorgt voor het juist, tijdig en rechtmatig toekennen en uitbetalen van de huur-, zorg- en kinderopvangtoeslag en het kindgebonden budget. Je werkzaamheden zijn gericht op verschillende vormen van interactie, gericht op de individuele behoeften, het gedrag en de omstandigheden van de toeslagbetrokken burger. Je werkt aan de hand van duidelijke klantbeloftes en past hierin de menselijke maat toe. Dit doen we op een zo efficiënt mogelijke manier en met minimale inspanning voor de burger.

De organisatie
Toeslagen

Dienst Toeslagen maakt vitale voorzieningen voor iedereen betaalbaar. Dát is onze missie

Miljoenen mensen in Nederland krijgen een of meer toeslagen die voor hen onmisbaar zijn om de kosten te betalen van de zorgverzekering, de zorg voor kinderen en ruimte om te wonen. Dienst Toeslagen draagt bij aan financieel gezonde huishoudens door het uitkeren van deze toeslagen. Zo heeft iedereen in onze maatschappij toegang tot de meest vitale voorzieningen. Drie vragen staan centraal in ons werk en vormen het kompas in ons dagelijks handelen: Is het rechtvaardig? Doen we het samen? Zijn we aanspreekbaar?

Bij Dienst Toeslagen gebeurt veel. We werken met hart en ziel aan herstel van de kinderopvangtoeslagen. En daarnaast gaat het reguliere werk voor de huur-, zorg- en andere toeslagen onverminderd door. We trekken lering uit wat beter kan. Toeslagen maakt de komende jaren dus een sterke ontwikkeling door. Naar de best mogelijke dienstverlening voor burgers. Met medewerkers die weten hoe dat moet. Maatwerk waar kan. Toezicht waar moet.

Bijzonderheden

We ontvangen je brief en cv graag in een Word- of PDF-bestand. Neem in de bestandsnaam jouw voor- en achternaam op. Als je een beroep doet op een voorrangspositie, stuur dan ook een kopie van die kennisgeving mee.

Onze selectieprocedure voor deze functie ziet er als volgt uit:

Allereerst wordt beoordeeld of een voorrangskandidaat binnen de Rijksoverheid in aanmerking komt voor deze functie.
Daarna wordt beoordeeld of jouw cv en motivatiebrief voldoen aan de gestelde functie-eisen.
Op 14 mei 2024 vinden de selectiegesprekken plaats.
De startdatum is 15 juni 2024.

Onderaan deze vacature vind je meer uitleg over de stappen die je doorloopt in de sollicitatieprocedure.

De voorkeur gaat uit naar kandidaten die het meest aansluiten bij het opgestelde profiel. Dit heeft betrekking op zowel de genoemde kennis en werkervaring als op het opleidingsniveau. Vermeld deze daarom duidelijk in je cv.

Dienst Toeslagen zet zich in voor de banenafspraak: zoveel mogelijk banen realiseren voor mensen met een arbeidsbeperking. Val jij in deze doelgroep? Wij zullen je ondersteunen zodat je optimaal kunt functioneren, en daarmee jouw bijdrage aan Nederland kunt leveren. Of het nu gaat om aanpassingen op je werkplek, bepaalde voorzieningen in het vervoer of bijvoorbeeld vergoedingen van het UWV: samen met jou, je leidinggevende én een jobcoach gaan wij kijken naar jouw kwaliteiten en mogelijkheden om een passend werkpakket uit te voeren. Wil jij weten of je hierbij hoort en wat dit exact betekent voor jou? Lees hier meer.

Een (online) voorselectietest en/of een assessment kan deel uit maken van de sollicitatieprocedure, evenals het maken van een casus, het opvragen van referenties en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, (zoekmachines) en sociale netwerken.

Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten. Na sluitingsdatum is het niet meer mogelijk om je sollicitatie in behandeling te nemen. Houd er rekening mee dat het solliciteren technische problemen met zich mee kan brengen. Wacht hiermee dus niet tot het laatste moment.

Wanneer je solliciteert op een functie maak je eenmalig een account aan. Met je account kan je de status van je sollicitatie inzien.