Management assistent - Utrecht, Nederland - Rijkswaterstaat

Beschrijving

In deze rol maak jij letterlijk en figuurlijk 'de weg vrij' voor het management. Daardoor kan het management de focus leggen op de diverse en actuele vraagstukken vanuit Rijkswaterstaat. Met jouw positieve energie en vooruitdenkende blik ondersteun jij ons management daar dus bij. Wij willen je graag beter leren kennen. Kom werken bij Rijkswaterstaat en solliciteer direct

Hoe jij bijdraagt in jouw rol
Jij bent de sparringpartner waar de afdelingshoofden op bouwen. Je ondersteunt het managementteam, diverse (waarnemende) afdelingshoofden en managers van Verkeer en Watermanagement (VWM).Vaak ben je het eerste aanspreekpunt voor interne en externe partijen. Je voert zelfstandig uitvoerende werkzaamheden uit. Zo houdt je je bezig met het agendabeheer en de prioritering en afhandeling van het post- en e-mailverkeer, uiteraard in goede afstemming met de afdelingshoofden.

Ook plan je diverse afspraken en bijeenkomsten waarbij veel stakeholders bij betrokken zijn. Je bent voorbereid op dagelijkse veranderingen in de agenda's en zorgt dat deze zo optimaal mogelijk zijn ingepland. Problemen die zich voordoen los je zoveel mogelijk op eigen initiatief op.Je hebt regelmatig contact met je collega-management assistenten tijdens (landelijke) bijeenkomsten en vergaderingen. Daarnaast vorm je een team met je directe collega's, welke elkaar tijdens afwezigheid waarnemen.

Dit is waar jij voldoening uit haalt
De agenda is echt jouw domein. Niks ontgaat je. Jij bent dan ook graag de steun en toeverlaat bij meetings (voorbereiden, plannen, organiseren, eventueel verzorgen van verslaglegging, voortgang bewaken). Je houdt er van om zelfstandig bezig te zijn, maar staat wel graag in contact met je collega's. Je neemt graag je verantwoordelijkheid en durft de juiste vragen te stellen waarbij je een prettige gesprekspartner bent op elk niveau.

Wat wij aan jou waarderen
Als managementassistent ben je in staat een relevant netwerk te onderhouden. Daarbij is jouw drive onze kracht. Je omgeving omschrijft jou als klantvriendelijk, met een goede balans tussen een dienstverlenende en een assertieve houding. Daarnaast kun je proactief optreden en snel schakelen tussen verschillende onderwerpen in een dynamische omgeving. Je kunt goed samenwerken en bent flexibel inzetbaar. Tot slot is het veelzijdige vak van managementassistent sterk in ontwikkeling. Vanuit jouw enthousiasme loop je voorop in de ontwikkelingen en neem je je collega's hierin mee. Je draagt bij aan de vak ontwikkeling en houdt mogelijkheden tot verdere digitalisering in het oog.

Meer weten?
Wil je eerst meer informatie over deze vacature voordat je gaat solliciteren? Maak dan vrijblijvend kennis met een toekomstige collega of kijk eens op onze site: Maak kennis met Rijkswaterstaat | Werken bij Rijkswaterstaat. Bel of app met Olav Palm, afdelingshoofd RWS Bedrijf VWM, via Hij staat je graag te woord

• je hebt een mbo 4-diploma in een secretariële richting
• je hebt werkervaring in een vergelijkbare functie
• je hebt kennis van Microsoft office en bent in staat programma's snel eigen te maken
• je zorgt ervoor dat de benodigde mensen en middelen op het juiste moment beschikbaar zijn
• door je ervaring heb je snel inzichtelijk wat de wensen zijn van de klanten en je speelt hierop in
• je standplaats is Utrecht of Haarlem. Bij Rijkswaterstaat stimuleren we het hybride werken. Werk in overleg met je leidinggevende en collega's vanuit huis of op kantoor wanneer je functie dit toelaat
• de (online) selectiegesprekken vinden plaats op een nader te bepalen datum
• bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten
• een (online) voorselectietest of een assessment kan onderdeel zijn van het sollicitatieproces. Het maken van een casus en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, kan eveneens deel uitmaken van het sollicitatieproces. Het inwinnen van referenties kan deel uitmaken van het sollicitatieproces

Heb je binnenkort je eerste kennismakings- of sollicitatiegesprek? Deze vindt bij voorkeur online plaats. Daarmee stimuleren wij 'slim' reizen. Zo dragen we bij aan minder druk op snelwegen en OV én minder CO2-uitstoot. Heb je toch liever een gesprek op een van onze kantoren? Laat het ons weten, dan kijken we natuurlijk wat mogelijk is.

Ben je toe aan het gesprek voor de 2e ronde of het arbeidsvoorwaardengesprek? Dan ontvangen wij je graag op locatie. Heb je dit gesprek liever online? De recruiter inventariseert wat jouw wensen zijn waarna een definitieve afspraak wordt gemaakt.

Vragen?
Heb je vragen over de sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met onze recruiter of kijk op onze website voor meer informatie.

Rijkswaterstaat is een aantrekkelijke werkgever. Dit komt ook tot uiting in onze arbeidsvoorwaarden. Wat bieden wij jou?

• een passend maandsalaris (fulltime is 36 uur per week)
• diverse verlofregelingenstudiefaciliteiten en persoonlijke ontwikkeling

Je kunt je arbeidsvoorwaardenpakket gedeeltelijk zelf samenstellen door het Individuele Keuze Budget (IKB) Het IKB bestaat uit geld en uren. Je kan zelf kiezen wanneer je het geld uitbetaald wil hebben. De IKB uren kan je opnemen, deels laten uitbetalen of opsparen voor later. Ook kan je het IKB inzetten voor fiscaal vriendelijke doelen.

Wil jij werken bij Rijkswaterstaat binnen Verkeer- en Watermanagement (VWM)? Dit organisatieonderdeel zorgt dat iedereen onder gewone én bijzondere omstandigheden vlot en veilig gebruik kan maken van onze (vaar)wegen. Bijvoorbeeld door regulering van de waterstanden, een efficiënte file-aanpak en de ontwikkeling van lokale sluisbediening naar bediening van meerdere sluizen op een langer traject. De prioriteit ligt bij weg- en scheepvaartverkeersmanagement en bij water- en crisismanagement. VWM is een essentiële schakel in de keten van veiligheid en vervoer. Daarom werkt VWM nauw samen met regionale partners en andere organisatieonderdelen van Rijkswaterstaat. Samen doen ze zichtbaar werk wat ertoe doet en waar medewerkers direct of indirect een bijdrage aan leveren.

In totaal werken zo'n 2.000 medewerkers bij VWM: circa 1.500 in het veld en 500 op kantoor, verkeerscentrales en andere locaties.

Managementondersteuning
De afdeling Managementondersteuning bestaat uit professionele managementondersteuners die samen zorgen voor onder andere uniforme werkwijzen en een hoog niveau van dienstverlening. Onze managementondersteuners kunnen elkaar te allen tijde vervangen. Zo kunnen we snel schakelen en spelen we makkelijk in op in-, door- en uitstroom. We bevorderen de onderlinge synergie tussen de verschillende afdelingen, projecten en programma's en dankzij nauw overleg is de aansluiting met de overige pools binnen Rijkswaterstaat groot.