Management Assistent - Alphen aan den Rijn, Nederland - Stichting Kwadraad

Stichting Kwadraad

Geverifieerd bedrijf

Alphen aan den Rijn, Nederland

1 week geleden

Geplaatst door:

Daan Van den Berg

werver van beBee

Beschrijving

**Ben jij hét organisatietalent? Als planmatig sterke collega ontlast jij het management met onder andere plannen en organiseren, agendabeheer, notuleren en het verzorgen van correspondentie. Samen met de directie assistent vorm jij het secretariaat en kennen jullie het reilen en zeilen van dit samenwerkingsverband als geen ander.
**Een greep uit je dag**

Vandaag start je dag met een lekkere kop koffie op de locatie in Alphen aan den Rijn. Jij bent het gezicht van Tom in de buurt, zowel intern als extern. Samen met de directie assistent bezetten jullie het secretariaat op alle doordeweekse dagen. Deze ochtend ga je aan de slag met het plannen van een training voor de medewerkers van Tom in de buurt. Je begint met het plannen van de training, bekijkt of er een vrije ruimte is en regelt de lunch. Je bespreekt met je collega dat zij de mensen zal ontvangen.

Tingdong, de bel Jij doet de deur open voor een collega, ze is haar sleutels vergeten en ze wil graag naar haar werkplek. Vervolgens neem je plaats achter je bureau en ga je aan de slag met het plannen van afspraken in de werkagenda. Hiervoor pleeg je een aantal telefoontjes naar netwerkpartners. Tot slot prioriteer je de mailbox, vervolgens is het alweer lunchtijd. Tring, telefoon Deze vraag weet je vlug te beantwoorden gezien je betrokken bent bij dit project. Nadat je hebt opgehangen eet je met wat collega's op kantoor en praat gezellig bij.

Na de lunch is het tijd voor de vergadering. Vandaag ben jij de notulist en zorg je dat de gehele vergadering gestructureerd op papier staat. Gedurende de meeting weet jij de juiste acties te bepalen en deze na de meeting te delen via mail. Daarnaast stel je wat kritische vragen over de actielijst van vorige vergadering en houd jij je ogen op de klok.

Na dit overleg ontferm je je over een aantal vragen in de mailbox. Enkele vragen pak je zelf op en de overige weet je te prioriteren en te verdelen over de collega's van het management. Aan het einde van de middag ga je richting de trainingsruimte. Je zet het een en ander klaar en je ontvangt de trainers en eerste cursisten.

Voor je richting huis gaat word je nog even aangeschoten door een van de managers over een prio-vraag. Jij pakt de agenda's erbij en met wat schuiven weet je deze voorrang te geven. Tot slot stem je de lopende zaken af met de directie assistent, zodat zij het overzicht van het secretariaat goed behoud. Dat was weer een bewogen dag waarin jij jouw schakelvermogen hebt ingezet. Tevreden sluit je af.

**Tom in de Buurt**

Tom in de Buurt (Tom) is een samenwerkingsverband van vijf hulpverlenende organisaties (stichting ActiVite, De Binnenvest, Gemiva SVG groep, Kwadraad en WMO Maatwerk) die de WMO-hulp verzorgen voor de gemeenten Alphen aan den Rijn, Kaag en Braassem en Nieuwkoop. Je komt bij Kwadraad in dienst en zet je in voor het samenwerkingsverband. Tom in de buurt richt zich op sociaal-maatschappelijke vragen van volwassen inwoners en zorgt voor informatie, advies en ondersteuning bij de mensen thuis.

**Sociaal **werk centraal**
Als management assistent bij Kwadraad zorg je ervoor dat goed maatschappelijk werk centraal wordt gesteld. Dankzij jouw ondersteuning ontzorg je het managementteam en vorm je onder coördinatie van de directie assistent samen het secretariaat. Je bent onder andere verantwoordelijk voor:

- Prioriteren van vergaderverzoeken, afhandelen eenvoudige vragen.
- Plannen van afspraken conform werkafspraken.
- Voorbereiden, faciliteren, notuleren en archiveren van vergaderingen en bijeenkomsten.
- Verzorgen van correspondentie.
- Je ondersteunt bij het organiseren van diverse zaken zoals scholing en events.
- Je werkt met diverse systemen en houdt deze up-to-date zoals Intranet, CRVS, Sharepoint en Canva.
- Je ondersteunt bij het maken van de jaarverantwoording.
- Je onderhoudt contact met huisvesting en regelt de zaken die hiervoor op locatie nodig zijn.

**Dit breng je mee**
- Een mbo-diploma in relevante richting met aanvullende scholing.
- BHV (of bereid deze op korte termijn te behalen)
- Meerjarige relevante werkervaring.
- Bedreven in het werken met gedigitaliseerde systemen zoals Word, Excel, Sharepoint en Canva.
- Accurate communicatieve vaardigheden.
- Flexibiliteit, klantgericht en gastvrij, gezien jij het dagelijkse aanspreekpunt bent. Natuurlijke autonomie: je bent zelf organiserend en kan beslissingen maken.

**Dit geven we jou**

De vrijheid om in een autonoom team te werken en ons vertrouwen. Daarnaast:

- Een salaris in schaal 6 van cao Sociaal Werk tussen de € 2.805;
- en € 4.012;
- bruto op basis van 36 uur, dit is inclusief arbeidsmarkttoeslag volgens de nieuwe salaristabellen in de CAO van juli 2024.
- Een vrij te besteden Individueel Keuze Budget. Het budget bedraagt ruim 18% van het jaarsalaris.
- Een loopbaanbudget van 1,5% van het maandsalaris dat kan worden ingezet voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling.
- Flexibiliteit in je werkweek.
- Een jaarcontract met uitzicht op een vast diens