Management assistent - Delft, Nederland - TU Delft

TU Delft Delft, Nederland

1 week geleden

Beschrijving

Functieomschrijving

In deze combi-functie beheer je samen met een collega het secretariaat van het I&IC. Je biedt logistieke en administratieve ondersteuning aan de directie, Mt-leden en de overige medewerkers van het I&IC. We zijn op zoek naar twee nieuwe collega's die dit gezamenlijk gaan oppakken. Dit doen jullie in het General Staff team, in samenwerking met de HR Assistent en de Coördinator Bedrijfsvoering. In dit team van vier denk je ook na over de organisatie van borrels, leuke berichten op de interne Sharepoint pagina en diverse interne bijeenkomsten.

Per april is de nieuwe (interim) directeur van start bij het Innovation & Impact Centre. Niet alleen ondersteun je haar, ook zal jij bijdragen aan de onboarding van de (nog te werven) nieuwe directeur.

Naast de directeur bied je ook licht administratieve ondersteuning aan de Mt-leden. Enkele teams hebben eigen ondersteuners, maar dat geldt niet voor allemaal. De ondersteuning aan deze managers bestaat uit het plannen en verzorgen van vergaderingen en bijeenkomsten of het boeken van inkooporders in Basware. Het is geen probleem als je de diverse systemen van de TU Delft nog niet kent, dat heb je zo geleerd. Handigheid met Outlook, Word en Excel heb je als vanzelfsprekend wel.

Als Office manager ben je een eerste aanspreekpunt voor de medewerkers m.b.t. gebruik van het pand. Denk aan indienen van reparatieverzoeken bij de collega's van Facilitair Management, meewerken aan de BHV-organisatie en meedenken over de werkplekinrichting. Daarnaast ben je een aanspreekpunt voor logistieke zaken (van het afhandelen van post en pakketten tot het uitlenen van dienstfietsen en lockers). Even bij jou langslopen is laagdrempelig voor collega's. Je pakt zeker niet elke vraag zelf op, maar kan (na verloop van tijd) je collega's vertellen waar zij terecht kunnen.

Hoe ziet een gemiddelde werkdag eruit?

Bij binnenkomst op kantoor neem je onderweg naar boven de post mee. Al is dat niet veel, de meeste berichten komen per mail binnen. Je begint je dag met een kop koffie of thee. In de keuken spreek je de eerste collega's. Wellicht is het tijd om het koffie-apparaat een reinigingsprogramma te laten draaien, dus blijf je nog even in de keuken en bespreek je hoe je weekend was terwijl een collega de vaatwasser uit staat te ruimen. Als je daarna je laptop opstart, kom je het grootste deel van je taken tegen in je eigen en I&IC-centrale mailbox. Zo pak je de afspraakverzoeken die zijn binnengekomen voor de directeur op, vraagt een manager van een team of je kan helpen bij het plannen van een afspraak met meerdere agenda's (en weet je ook een passende ruimte en kan dat inclusief lunch?) en een collega stuurt een offerte met de vraag of jij een inkooporder aan kan maken. Ook lees je een mailtje van een collega van de vierde verdieping die computerproblemen heeft. Het blijkt slechts om een defecte muis te gaan. Die heb je nog liggen, dus vervang je zelf even, dit keer hoeft er geen call bij ICT te worden ingeschoten.

Eind van de ochtend neem je met de directeur de week door. Wat staat er op de planning en wat moet er nog gebeuren? Daarna duik je weer even achter je laptop. 's Middags neemt de HR Assistent met je door welke nieuwe medewerkers deze maand gaan starten en bespreek je de taakverdeling. De coördinator bedrijfsvoering sluit aan: is er eigenlijk al een onderwerp voor de volgende maandelijkse I&IC-lunch vraagt ze? Samen hebben jullie genoeg ideeën. Voordat je het weet vliegt je dag om. Gelukkig kan je (als je wilt) ook wekelijks een thuiswerkdag inplannen om sommige dingen van je to do lijstje even ongestoord weg te werken.

Functie-eisen

Naast een enthousiaste en oplossingsgerichte instelling beschik je over:

MBO+-niveau en minimaal 3 jaar ervaring op secretarieel/administratief vlak.
De drive om te leren en nieuwe taken snel eigen te maken.
Ervaring met digitale systemen en programma's van bijvoorbeeld Microsoft Office.
Goede kennis van het Nederlands en genoeg basiskennis van het Engels.

Arbeidsvoorwaarden

Het dienstverband is 1 jaar met uitzicht op vast.
Een functieomvang van 28-34 uur per week.
Een salaris dat is gebaseerd op schaal 7 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met een minimum van €2.693,- en een maximum van €3.636,- bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
Korting bij zorgverzekeraars.
Flexibele werkweek.
Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

TU Delft

Management / Office Assistent

5 dagen geleden

TU Delft Delft, Nederland

Functieomschrijving · De afdeling Precision and Microsystems Engineering (PME) binnen de faculteit Mechanical Engineering (ME) is de laatste tijd flink gegroeid. Bij PME werken wetenschappers, docenten en veel dienstverlenende mensen in een internationale en dynamische omgeving. ...
Management Assistent

1 week geleden

TNO Den Haag, Nederland

**Over deze vacature**: · - Onze dienstverlening draagt bij aan veilige, gezonde, inspirerende en goed werkende faciliteiten en werkplekken. Voor onze partners, voor elkaar, voor onszelf en voor TNO. Altijd en overal. De ervaring die je hebt als je TNO binnenloopt of bij ons inlo ...
Management Assistent

3 dagen geleden

TNO Den Haag, Nederland

**Over deze vacature**: · - Binnen TNO-Vector zoeken we secretariële ondersteuning voor de afdeling Strategic Business Analyse (SBA) in Den Haag. In deze functie ondersteun je de afdeling met diverse secretariële en administratieve werkzaamheden. Deze baan is afwisselend: Je swit ...
Management Assistente

1 week geleden

Werken voor Nederland Den Haag, Nederland

Jij bent heel goed in plannen en organiseren. Je ziet snel wat prioriteit heeft en wat niet en speelt daar creatief en flexibel op in. Je houdt steeds rekening met de politiek-bestuurlijke gevoeligheden en de onderlinge verhoudingen. Door jouw netwerk weet je wat er speelt in de ...
Management Assistent

1 dag geleden

NN Group Den Haag, Nederland

We offer you · NS Business card · 13th month and holiday allowance · 27 leave days and 1 Diversity Day · Hybrid working · Why NN Group · Meest menselijke corporate · Internationale werkomgeving · Support +20 miljoen klanten · Werken waar en wanneer jij wil · Quickly to: · What wi ...
Management Assistent

1 week geleden

Werken voor Nederland Den Haag, Nederland

Je hebt mbo-niveau, bijvoorbeeld in de richting van secretarieel medewerker of managementassistent. Combineer jij relevante werkervaring met een andere (opleidings)achtergrond? Ook dan nodigen we je van harte uit om te solliciteren. · - Je hebt bij voorkeur enkele jaren relevante ...
Management Assistent

4 dagen geleden

Hogeschool Rotterdam Rotterdam, Nederland

**Onze organisatie**: · Hogeschool Rotterdam is een dynamische onderwijsinstelling voor hoger beroepsonderwijs. Hogeschool Rotterdam bestaat uit 11 onderwijsinstituten en 5 stafdiensten die dit onderwijs ondersteunen. De 5 ondersteunende diensten zijn Administratie, Informatievoo ...
Management Assistent

1 week geleden

Mazars Rotterdam, Nederland

**Wat breng je mee?**: · - HBO denk/werkniveau · - Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift · - Relevante werkervaring, dit is een pré maar geen must · - Ervaring met notuleren is een pré (of anders bereid dit te leren) · - Organisatietalent ...
Management Assistent

5 dagen geleden

Eneco Rotterdam, Nederland

-> 5 jaar, 1-3 jaar, 3-5 jaar · -Minimaal 32 uur · -Overig · -€ €55.000 · - Je hebt veel zelfstandigheid en vrijheid · - Je werkt voor de directeur Energy Retail en ondersteunt ook het MT · - Een omgeving waarin vertrouwen en respect centraal staat · Waarom kiezen voor Eneco?Meer ...
Management Assistent

1 week geleden

Intro Personeel Rotterdam Hoogvliet, Nederland

**Over de job**: · In de rol van Management Assistent weet jij precies wat er speelt binnen het bedrijf en schakel jij snel tussen directie en andere collega's. Jouw dagen zijn o.a. gevuld met het beheren van agenda's, het voorbereiden van presentaties en rapporten, en het funger ...
Management assistent

3 dagen geleden

Randstad DELFT, Nederland

Vind je het leuk om in een internationale en dynamische omgeving te werken? Houd je van het ondersteunen van mensen, organiseren van evenementen en je bezig te houden met de interne communicatie van de afdeling? Voor het secretariaat van de afdeling Material Science and Engineeri ...
Management Assistent

1 week geleden

Stichting Kwadraad Alphen aan den Rijn, Nederland

**Ben jij hét organisatietalent? Als planmatig sterke collega ontlast jij het management met onder andere plannen en organiseren, agendabeheer, notuleren en het verzorgen van correspondentie. Samen met de directie assistent vorm jij het secretariaat en kennen jullie het reilen en ...
Management Assistente

4 dagen geleden

Brouwer Logistics Mijdrecht, Nederland

_Ben jij een georganiseerde ondersteuner en wil je parttime werken? Dan zijn wij op zoek naar jou_ · Je bent een managementassistent die van aanpakken houdt. Structuur aanbrengen zit in jouw DNA. Je stelt prioriteiten en schakelt snel tussen diverse werkzaamheden. · Je gaat werke ...
Management assistent

3 dagen geleden

Randstad DELFT, Nederland Temporary, Voltijd

Krijg jij energie van ontzorgen? Kijk je steeds vooruit en ben je goed in agendabeheer? Krijg jij er energie van om samen met collega managementassistenten te werken aan een excellente dienstverlening en de optimalisatie daarvan? Dan ben jij onze nieuwe managementassistent De fun ...
Management Assistent

1 dag geleden

De Bibliotheek AanZet Dordrecht, Nederland

**ERVAREN INTEGERE MANAGEMENTASSISTENT** · Bibliotheekorganisatie AanZet staat voor de uitdaging om de bibliotheek een vernieuwde en toekomstbestendige invulling te geven. We creëren een bibliotheek die toegankelijk is voor alle inwoners zodat zij allemaal kunnen meedoen aan de s ...
Management Assistent

16 uur geleden

de Bibliotheek AanZet Dordrecht, Nederland

**ERVAREN INTEGERE MANAGEMENTASSISTENT** · - Bibliotheekorganisatie AanZet staat voor de uitdaging om de bibliotheek een vernieuwde en toekomstbestendige invulling te geven. We creëren een bibliotheek die toegankelijk is voor alle inwoners zodat zij allemaal kunnen meedoen aan de ...
Management assistent

1 week geleden

Randstad Delft, Nederland

Vind je het leuk om in een internationale en dynamische omgeving te werken? Houd je van het ondersteunen van mensen, organiseren van evenementen en je bezig te houden met de interne communicatie van de afdeling? Voor het secretariaat van de afdeling Material Science and Engineeri ...
Management assistent

1 week geleden

Randstad Delft, Nederland Temporary, Voltijd

TNO is op zoek naar een medior management support die actief, accuraat en communicatief vaardig is. Wat de functie verder inhoud lees je hieronder. · wat bieden wij jou Een bruto-uurloon van € 16,33 · Een contract tot · Een 24-urige werkweek · Werken voor Building Materials & ...
Management assistent

1 week geleden

randstad Delft, Nederland

Functieomschrijving · Vind je het leuk om in een internationale en dynamische omgeving te werken? Houd je van het ondersteunen van mensen, organiseren van evenementen en je bezig te houden met de interne communicatie van de afdeling? Voor het secretariaat van de afdeling Material ...
Management Assistent

3 dagen geleden

Cosun Puttershoek, Nederland

Ben jij een energieke en ervaren Secretaresse / Secretaris die uitblinkt in communicatie? Heb jij een passie voor productie en zit dienstverlening in jouw DNA? Dan hebben wij dé perfecte uitdaging voor jou Wij zijn op zoek naar een gedreven en ondernemende collega die ons team ko ...