Vacatures
>
Amsterdam

    Executive Assistant - Amsterdam, Nederland - Barilla Group

    Barilla Group
    Barilla Group Amsterdam, Nederland

    3 dagen geleden

    Default job background
    Beschrijving

    Founded in Parma in 1877, Barilla is now a global company present in more than 100 countries worldwide. Recognized as a symbol of Italian know-how, " The Joy of Food for a Better Life " is Barilla's purpose to bring people closer to the joy of good food and making quality the choice for a better life. It's a commitment from field to fork, to bring to the world tasty, joyful and wholesome products, made with selected raw materials from responsible supply chains. Because what we eat today can change our tomorrow. Because good food is a joy for the present and a choice for a better future.

    We are looking for our next Executive Assistant to join our team and support our Chief Business Operation Officer.
    The role is based in Amsterdam, in our recently opened office in Gustav Mahlerplein.

    Brief Description
    The individual will assist the Chief Business Operation Officer and other executives when needed, ensuring high-level administrative support, handling information requests, organizing internal agendas and acting as the primary point of contact for the internal and external stakeholders. S/he will be responsible for organizing business trips across our Regions and managing related expenses. The individual will also support the Executive with reference to internal processes, procedures and tools by liasing withe the relevant internal departments.

    Key Accountabilities

  • Manage Executive schedules, maintaining agendas and scheduling appointments, organizing videoconferences/meetings;
  • Read and analyze incoming memos, submissions, and reports to determine their significance and plan their distribution.
  • Screen enquiries and requests, and handle them as appropriate.
  • Deal with mail/email and prepare responses to correspondence containing routine inquiries, sort and distribute incoming correspondence, often corresponding on behalf of the Executive;
  • Welcome visitors at all level of seniority/relations (clients, suppliers, staff, etc.);
  • Organize business trips by developing itineraries and agendas, scheduling/booking transportation, arranging accommodations and visas in line with the company guidelines and budget and providing general assistance during the trip;
  • Prepare expenses reports, memos and letters; carry out research and presenting findings; produce documents, briefing papers, reports and presentations when needed;
  • Revise and maintain office systems, including data management and filing.
  • Support the Executive in all the daliy activities and procedural tasks

    • Requirements

  • 5+ years of experience in a similar role in Amsterdam/The Netherlands
  • Excellent communication and negotations skills
  • Ability to work under pressure and to prioritize among multiple tasks and a wide variety of activities
  • High Internal and external customers' orientation. Ability to deal with high level executives
  • Ability to work independently and organize activities
  • Proactiveness, flexibility and confidentiality
  • Knowledge of administrative tools and systems (SAP). Excellent knowledge of Office 365
  • Ability to use and manage corporate sharing and collaboration tools (e.g. Teams, Sharepoint, intranet...)
  • Digital dexterity
  • Accurate and self-organized
  • English and Dutch fluency

    • Additional Information

  • Contract offered: permanent local contract
  • Starting data: March 2024
  • Location: Amsterdam
  • EU right to work

    • Barilla is an equal opportunity employer. It is the policy of Barilla to prohibit discrimination and harassment of any type and to afford equal employment opportunities to employees and applicants without regard to race, color, religion, gender, national origin, age, disability, genetic information, veteran status or any other classification protected by federal, state and local laws and ordinances, nationally and internationally. Other classifications include, but are not limited to, family status, health status, multicultural differences, political ideas and sexual orientation.

  • Holland & Barrett

    Executive Assistant

    1 week geleden

    Holland & Barrett Amsterdam, Nederland

    "Wil jij de spil zijn in een dynamische organisatie waar gezondheid en welzijn centraal staan? Holland & Barrett zoekt een getalenteerde Executive Assistant om ons team te versterken Als jij gedreven bent om excellente ondersteuning te bieden aan onze directie, dan ben jij wellic ...

  • Vattenfall

    Executive Assistant Legal

    4 dagen geleden

    Vattenfall Amsterdam, Nederland

    **Over de functie**:** Executive assistant **bij een internationaal energiebedrijf in Amsterdam.** · Ben jij op zoek naar een uitdagende rol waarin je een cruciale rol speelt binnen het juridische team in Nederland? Ben jij ondernemend, pro-actief, positief en houd je van regelen ...

  • MATCHT

    Executive Assistant

    4 dagen geleden

    MATCHT Haarlem, Nederland

    Onze opdrachtgever is een groeiende start-up gevestigd in Haarlem, actief in de wereld van investeringen en duurzame groei. Met een focus op het ondersteunen van gedreven ondernemers en het stimuleren van positieve impact, speelt dit bedrijf een cruciale rol in het creëren van ee ...

  • Page Personnel

    Executive Assistant

    5 dagen geleden

    Page Personnel Amsterdam, Nederland

    Als Executive Assistant ondersteun je 2 C-level executives. · Jouw takenpakket: · Communicatie: Je screent alle binnenkomende berichten, beantwoordt vragen, en verzorgt (in)formele en zakelijke correspondentie. Zo houd je de directie op de hoogte en zorg je voor een efficiënte i ...

  • GroupM

    Executive Assistant

    5 dagen geleden

    GroupM Amsterdam, Nederland

    Description · Position at GroupM Nexus Ben jij op zoek naar een baan in de media en heb je sterke project- en planningsvaardigheden? · Bij GroupM (D)OOH zijn wij op zoek naar een Executive Assistant · Wie zijn wij? · GroupM is het grootste wereldwijde mediabureau (onderdeel v ...

  • Accell Group

    Executive Assistant

    5 dagen geleden

    Accell Group Amsterdam, Nederland

    Ben jij een gedreven, resultaatgericht en organisatietalent? Barst jij van de energie, schakel je razendsnel en wil je werken in een internationale organisatie? Dan hebben wij dé functie voor jou. Kom onze CMO en CHRO ondersteunen in de functie van Executive Assistant. Benieuwd? ...

  • Walters People

    Executive Assistant

    1 week geleden

    Walters People Amsterdam, Nederland permanent

    Voor een internationale organisatie in Amsterdam Zuid is per direct de functie vrijgekomen van Executive Assistant. Ben jij minimaal 32 uur beschikbaar en toe aan een nieuwe uitdaging? Lees dan snel verder. Je komt meteen op contract bij de opdrachtgever. · HOE ZIET EEN DAG ERUIT ...

  • ARTO Recruitment

    Senior Executive Assistant

    3 dagen geleden

    ARTO Recruitment Nederland

    WAT GA JE DOEN?Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een senior executive assistant die samen met de andere executive assistant(s) 4 directors/partners ondersteunt.HOE ZIET JOUW WERKDAG ERUIT?Als senior executive assistant bestaan jouw taken voornamelijk uit het bijhouden ...

  • Vattenfall

    Executive Assistant Legal

    1 week geleden

    Vattenfall Amsterdam, Nederland Voltijd

    Vacatureomschrijving · Executive assistant bij een internationaal energiebedrijf in Amsterdam. · Ben jij op zoek naar een uitdagende rol waarin je een cruciale rol speelt binnen het juridische team in Nederland? Ben jij ondernemend, pro-actief, positief en houd je van regelen? Am ...

  • Vattenfall

    Executive Assistant Legal

    1 week geleden

    Vattenfall Amsterdam, Nederland

    About the job · Executive assistant bij een internationaal energiebedrijf in Amsterdam. · Ben jij op zoek naar een uitdagende rol waarin je een cruciale rol speelt binnen het juridische team in Nederland? Ben jij ondernemend, pro-actief, positief en houd je van regelen? Ambieer ...

  • Harman International

    Executive Sales Assistant

    17 uur geleden

    Harman International Amsterdam, Nederland

    Location: · - NL_Amsterdam_Danzigerkade 16 · - Additional Location: · - Amsterdam, Netherlands · - Job Family: · - General & Administration · - Worker Type Reference: · - Regular - Permanent · - Pay Rate Type: · - Salary · - JOB ID: · - R · **Description & Requirements**: · **_D ...

  • Vattenfall

    Executive Assistant Legal

    1 week geleden

    Vattenfall Amsterdam, Nederland Voltijd

    Vacatureomschrijving · Executive assistant bij een internationaal energiebedrijf in Amsterdam. · Ben jij op zoek naar een uitdagende rol waarin je een cruciale rol speelt binnen het juridische team in Nederland? Ben jij ondernemend, pro-actief, positief en houd je van regelen? Am ...

  • EY

    Executive Business Support Assistant

    1 week geleden

    EY Amsterdam, Nederland

    Executive Business Support Assistant, assistant 2, Amsterdam, 32-40 uur. · De uitdaging - What future are you building towards? · In je functie als executive business support assistant bij EY ben je een belangrijke schakel in de organisatie. Jij vindt altijd de beste oplossing o ...

  • Secretary Plus

    Executive Assistant

    2 dagen geleden

    Secretary Plus Haarlem, Nederland

    Houd je van hectiek, kan je goed zelfstandig werken, maar zoek je ook graag de samenwerking op en kan jij goed prioriteiten stellen en daarbij jou grenzen aangeven dan zijn wij opzoek naar jou Uitvoeren van administratieve taken ten behoeve van de directie, zoals declaraties en f ...

  • Secretary Plus

    Executive Assistant

    2 weken geleden

    Secretary Plus Almere, Nederland

    Wat je gaat doenBen jij een ervaren multitasker die graag een dynamische rol vervult? Wij zijn op zoek naar een Executive Assistant voor ons hoofdkantoor in Almere, waar je hoogwaardige ondersteuning biedt aan onze boardleden en stakeholders in een internationale setting.Als Exec ...

  • Secretary Plus

    Executive Assistant

    1 week geleden

    Secretary Plus Almere, Nederland Voltijd

    Ben jij een ervaren multitasker die graag een dynamische rol vervult? Wij zijn op zoek naar een Executive Assistant voor ons hoofdkantoor in Almere, waar je hoogwaardige ondersteuning biedt aan onze boardleden en stakeholders in een internationale setting. · Als Executive Assista ...

  • Secretary Plus

    Executive Assistant

    2 dagen geleden

    Secretary Plus Haarlem, Nederland

    Houd je van hectiek, kan je goed zelfstandig werken, maar zoek je ook graag de samenwerking op en kan jij goed prioriteiten stellen en daarbij jou grenzen aangeven dan zijn wij op zoek naar jou Uitvoeren van administratieve taken ten behoeve van de directie, zoals declaraties en ...

  • Ayvens

    Executive Assistant

    4 dagen geleden

    Ayvens Almere, Nederland

    Wat ga je doen? · Als Executive Assistant ondersteun je de verschillende MT-leden met jouw proactieve en effectieve (agenda)management. In jouw ondersteunende en organiserende rol ben jij voor de MT leden een belangrijke spin in het web en breng je structuur aan. Je bent in staa ...

  • Ayvens

    Executive Assistant

    4 dagen geleden

    Ayvens Almere, Nederland Voltijd

    Wat ga je doen? · Als Executive Assistant ondersteun je de verschillende MT-leden met jouw proactieve en effectieve (agenda)management. In jouw ondersteunende en organiserende rol ben jij voor de MT leden een belangrijke spin in het web en breng je structuur aan. Je bent in staat ...

  • Secretary Plus

    Executive Assistant

    2 dagen geleden

    Secretary Plus Houten, Nederland

    Wat je gaat doen Op zoek naar een nieuwe uitdaging waar jouw passie voor ontzorgen en organiseren volledig tot uiting komt? Organiseren van interne en externe bijeenkomsten van A tot Z; Interne- en externe communicatie; Administratieve werkzaamheden ter ondersteuning van de Direc ...