Managementondersteuner plaatsvervangend Directeur-Generaal - Den Haag, Nederland - De Immigratie- en Naturalisatiedienst

Beschrijving

De Immigratie- en Naturalisatiedienst heeft bij de Hoofddirectie, afdeling Bestuurszaken, een vacature voor de functie van Managementondersteuner plv. DG Strategie Uitvoeringsbeleid en Juridische zaken (plv. DG SUJ) (FGR: Managementondersteuner S8). Het betreft een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van 12 maanden, met uitzicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.

In deze functie behoort hybride werken tot de mogelijkheden. Daarbij wordt verwacht dat je op locatie in Den Haag aanwezig bent op momenten dat het voor de uitvoering van je functie of om organisatorische redenen gewenst is. Afstemming hierover gaat in overleg met je leidinggevende.

Migratie gaat om mensen. Mensen vragen asiel, willen hier studeren, bieden hier hun kennis aan, willen hier werken, of willen gewoon Nederlander worden. Dit brengt veelzijdige vraagstukken die vragen om een correcte en vlotte aansturing tussen de verschillende afdelingen, maar ook met de directies onderling.

"Vervelen hoef je je niet, iedere werkdag staan wij als team Bestuurszaken klaar, responsief en betrouwbaar, voor onze omgeving. Er is een dynamiek waarin geen enkele werkdag hetzelfde is en we vaak hoge golven van drukte hebben en toch de rust kunnen bewaren. Dat maakt het werken bij de IND een bijzondere plek. We verliezen de focus niet uit het oog en wat wij als IND'er doen, doet ertoe" Merci Chedi-Zonnenberg, Secretaresse DG IND

Als managementondersteuner maak je onderdeel uit van een klein team van toegewijde professionals die samenwerken om de dagelijkse operationele taken soepel te laten verlopen. Je bent samen met 3 andere collega's werkzaam voor de Hoofddirectie en voor de afdeling Bestuurszaken. De Hoofddirectie bestaat uit de DG IND en twee plv. DG's. Het secretariaatsteam is verantwoordelijk voor een goed werkend secretariaat waarin werkzaamheden worden uitgevoerd volgens de geldende procedures en afspraken. Er is coördinatie op de agenda van de DG IND, de plv. DG's en het hoofd Bestuurszaken.

We zijn op zoek naar een leergierige, enthousiaste en gedreven collega die de plv. DG Strategie, Uitvoeringsbeleid en Juridische Zaken kan ondersteunen. Tevens fungeer je als achtervang voor je collega's. Je bent als managementondersteuner dé rechterhand van plv. DG SUJ en je zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt.

Een voorbeeld van een werkdag zou er als volgt kunnen uitzien:

Je begint de dag met het checken van de e-mails en de agenda van de plv. DG en plant afspraken en vergaderingen in. Je sluit om 10 uur aan bij de dagstart van de afdeling Bestuurszaken om te horen wat er speelt en je kunt hier de collega's direct informeren over de voorbereiding van de gezamelijke heidag van de directie Strategie en Uitvoeringsadvies en de directie Juridsche Zaken. Hierna heeft de plv. DG een belangrijke vergadering en zorg je ervoor dat alles tot in de puntjes is voorbereid. Je hebt alle documenten verzameld, de presentatie voorbereid, de catering geregeld en gezorgd dat de vergaderruimte gereed is.

Na de lunch loop je de inkooporders door, wanneer je wordt gebeld door het secretariaat van de Directeur Migratiebeleid over een te plannen overleg. Je stemt af met je collega's van de andere secretariaten om wat afspraken te verplaatsen. Daarna ga je aan de slag met acties die je vanuit de mailbox van de plv. DG alvast hebt gezien. De werkdag loopt bijna ten einde en je zorgt dat alles gereed is voor de volgende dag. Je checkt nogmaals de agenda en bereidt de afspraken voor morgen voor.

Geen werkdag is voor jou hetzelfde

Je fungeert in deze rol als vraagbaak c.q. het front-office van Bestuurszaken en bent de achtervang voor jouw collega's binnen het secretariaatsteam. Vragen los je zelfstandig op of overlegt deze met jouw collega's. Je fungeert als "buffer" in een zeer gevoelige en complexe politieke en maatschappelijke context. Hierdoor weet je een goede inschatting te maken in politieke en maatschappelijke afbreukrisico's voor de gehele organisatie. Je werkt vooral samen met de collega's van het secretariaat binnen de IND, maar ook die van de (externe) gesprekspartners, zoals bijvoorbeeld secretariaten van de Directie Migratiebeleid (DMB) en Directie Eigenaarsadvisering (DEA).

De belangrijkste aspecten van deze functie zijn de secretariële, organisatorische en administratief ondersteunende werkzaamheden. Deze werkzaamheden voer je uit met de nodige opgedane ervaring en jouw klantgerichtheid.

De voornaamste elementen in jouw rol zijn:

• In een ondersteunde rol zorgen dat de plv. DG Strategie, Uitvoeringsbeleid en Juridische Zaken zijn taken zo goed mogelijk kan uitvoeren;
• Zorgen dat vergaderingen en bijeenkomsten goed zijn voorbereid;
• Zorgen dat het secretariaat als een goed geoliede machine functioneert.

Werken op het Hoofddirectiesecretariaat is boeiend. Het is een plek waar je veel kan leren. Je hebt contact met verschillende mensen en je krijgt de ruimte om je te ontwikkelen. Je bent de spil van de afdeling en werkt op een ontmoetingsplaats waar mooie gesprekken uit voortkomen.

Je maakt onderdeel uit van het secretariaatsteam en samenwerken is een essentieel onderdeel van de functie. "Alleen ga je snel, samen kom je verder"

Herken jij jezelf hierin?

• Je hebt een afgeronde secretaresseopleiding of HBO-werk en denkniveau;
• Je hebt 3 - 5 jaar werkervaring als managementondersteuner van directeuren of hoge executives, binnen een grote complexe organisatie;
• Je bent communicatief sterk, zowel schriftelijk als mondeling;
• Je hebt een proactieve en flexibele houding en weet je goed aan te passen aan een dynamische werkomgeving;
• Je kan zelfstandig werken, toont initiatief en neemt verantwoordelijkheid;
• Je hebt een hoge mate van integriteit en bent discreet met vertrouwelijke informatie;
• Je hebt aantoonbare ervaring en affiniteit met het werken in een digitale werkomgeving (bv MS Office, Webex, Citrix) en kunt jezelf goed redden met digitale middelen.
• Plannen en organiseren;
• Initiatief nemen;
• Samenwerken.
• Salarisniveau schaal 8
• Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Contractduur 12 maanden
• Minimaal aantal uren per week 32
• Maximaal aantal uren per week 36

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Als je in dienst bent van het Rijk en solliciteert met een aanwijzing als verplichte van-werk-naar-werkkandidaat of herplaatsingskandidaat, verzoeken wij je een kopie van de aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.

Wanneer je via een uitzend- detacheringsbureau werkzaam bent bij de Rijksoverheid dit graag vermelden in je brief.

Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten.

Om een nog beter (of aanvullend) beeld van ervaring, kennis en competenties te verkrijgen in de wervingsprocedure kan het zijn dat we openbare informatie van je op LinkedIn raadplegen. Desgewenst kun je het profiel afschermen voor personen die geen connectie van je zijn op LinkedIn.

Diversiteit en inclusie zijn belangrijke thema's bij het Rijk en de IND. De overheid wil dat iedereen zich thuis voelt bij het Rijk en dat medewerkers bewuster nadenken over een inclusieve werkomgeving.

Aanstelling geschiedt onder voorbehoud van een positieve uitslag van het veiligheidsonderzoek A. Dit zal door de AIVD worden uitgevoerd.

Een assessment kan deel uitmaken van de selectieprocedure.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

De Hoofddirectie van de IND is verantwoordelijk voor het integraal management van de IND, voor de beleidsontwikkeling en -uitvoering en draagt bij aan de departementale beleidsontwikkeling.

De Hoofddirectie bestaat uit de DG IND en twee plaatsvervangend DG'smet een onderlinge verdeling van portefeuilles en bestuurlijke thema's.

Bestuurszaken ondersteunt en adviseert de hoofddirectie IND bij de integrale taakuitoefening, door het signaleren van ontwikkelingen die vertaald worden naar adviezen of oplossingen, en door het opbouwen en onderhouden van de samenwerking en verbinding met interne en externe stakeholders. Vanuit een integrale en brede blik functioneert zij als sparringpartner van de hoofddirectie, en vanuit het totaaloverzicht bewaakt zij de strategische koers van de IND en legt dwarsverbanden over de diverse specialismes heen.Tevens bewaakt het team de governance en besluitvorming, en adviseert over bestuurlijke aangelegenheden en vraagstukken. Daarnaast is Bestuurszaken het aanspreekpunt voor de dagelijkse administratieve, secretariële en logistieke taken van de hoofddirectie. Bestuurszaken is vooralsnog medeverantwoordelijk voor het dossier organisatieontwikkeling om zo de hoofddirectie te kunnen adviseren over de veranderopgaven binnen de organisatie. Tot slot valt Bureau Integriteit onder Bestuurszaken. Hiermee wordt het belang van een moreel fitte organisatie onderstreept, is er goed zicht op mogelijke integriteitsrisico's en kunnen we snel escaleren bij mogelijke misstanden

De aandachtsgebieden van de afdeling Bestuurszaken kunnen we als volgt samenvatten:

• Governance en besluitvorming;
• Strategische koers en belangen;
• Zicht op de interne en externe omgeving;
• Integraliteit en professionele samenwerking;
• Organisatieontwikkeling & Integriteit.

De Immigratie- en Naturalisatiedienst

Een vluchteling die niet veilig is in eigen land. Een ingenieur die zijn kennis in Nederland in de praktijk komt brengen. En een gezin dat elkaar na jaren weer in de armen kan sluiten. Wat ze met elkaar gemeen hebben? De IND beoordeelt hun verzoeken om in Nederland te mogen wonen of Nederlander te willen worden.

De IND voert het vreemdelingenbeleid in Nederland uit. Dat betekent dat we alle verblijfsaanvragen beoordelen. Het kan daarbij gaan om vluchtelingen die niet veilig zijn in eigen land en daarom hier asiel aanvragen. Of om mensen die hier willen werken, studeren, of een gezin vormen met iemand die hier al woont. Maar het kan ook gaan om mensen die hier al zo lang wonen dat zij zich Nederlander voelen en die daarom via een naturalisatieverzoek een Nederlands paspoort aanvragen. De IND wil een compacte en wendbare uitvoeringsorganisatie zijn met hoogwaardige kennis op het vreemdelingendomein en met oog voor de menselijke maat. De IND moet kunnen inspelen op wisselende eisen en omstandigheden en tegelijkertijd moet de kwaliteit van dienstverlening voorop blijven staan. Dit vraagt om een proactieve organisatie die zich voortdurend ontwikkelt. Daarvoor zijn medewerkers nodig die dit willen en kunnen ondersteunen. Medewerkers die breed inzetbaar zijn en die willen investeren in hun persoonlijke ontwikkeling. De IND investeert graag in deze medewerkers

Voor meer informatie over deze vacature: Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Hilke Heijmans, Adviseur Werving en Selectie

De Immigratie- en Naturalisatiedienst nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site en gaje direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieveorganisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werkleuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

• Dienstverband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Dienstverband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Dienstverband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)

#J-18808-Ljbffr