DG-Secretaris (m/v/x) - The Hague, Nederland - Rijksoverheid

Beschrijving

De afdeling Advies van de directie Bestuursadvisering zoekt een dg-secretaris ter ondersteuning van de directeuren-generaal Openbaar Bestuur en Democratische Rechtsstaat (dgOBDR) én Volkshuisvesting en Bouwen (dgVB).

Als dg-secretaris ben je een cruciale schakel in de directe dagelijkse ondersteuning van een dg; jij weet hoe intern de hazen lopen, hoe een dg opereert en jij kunt deze informatie goed omzetten in een advies op het gebied van bedrijfsvoering en de interne organisatie. Je werkt nauw samen met adviseurs, secretarissen en secretariaten, binnen en buiten de directie Bestuursadvisering. Waar de adviseurs de dg beleidsinhoudelijk van advies dienen, adviseer jij als secretaris met name op organisatorisch vlak en de interne processen. Je schakelt veelvuldig met de dg over de prioriteiten, de korte- en lange termijn agenda en de te ondernemen acties. Jij bent een belangrijk aanspreekpunt voor de dg en geeft hem of haar gevraagd en ongevraagd advies. Je hebt voornamelijk contact met adviseurs uit de staf op het gebied van HRM, organisatieontwikkeling, financiën en met de directiesecretarissen binnen de directoraten-generaal waar jij voor werkt. Door dit contact ben je in staat signalen af te geven die je oppikt en die relevant zijn; je bent de oren en ogen en een betrouwbare sparringpartner van de dg.

Het feit dat je voor twee dgs werkt maakt dat je veel ballen in de lucht te houden hebt, maar dat je ook heel goed voor kruisbestuiving en informatie-uitwisseling kunt zorgen. Iedere dg werkt anders, heeft andere interesses en prioriteiten binnen het werk en vraagt om andere ondersteuning. In het vervullen van je functie vraagt dit dus om maatwerk. Vaak heb je een coördinerende rol als informatiemakelaar. Je speelt informatie door tussen partijen wanneer nodig, je dient dus goed zichtbaar en benaderbaar te zijn, maar tegelijkertijd is het niet de bedoeling dat je simpelweg fungeert als doorgeefluik tussen partijen.

Je woont overleggen (van de dg) bij om zo acties uit te kunnen zetten en om jouw eigen informatiepositie op peil te houden; jij weet wat er speelt en hebt het overzicht. Het (proactief) zelf oppakken of bij een collega uitzetten van ad hoc klussen vormt een dagelijkse bezigheid. Samen met je collegas zorg je voor tijdige voorbereiding van de diverse overleggen en waar nodig verzorg je de agenda en verslagen. Als dg secretaris ben je op het gebied van bedrijfsvoering/staf-zaken het eerste aanspreekpunt voor de dg. Dit betekent dat een dg jouw hulp zal vragen bij zaken omtrent capaciteit, budgetten, informatievoorziening, en organisatie ontwikkeling. Voor ieder van deze zaken heeft de dg binnen de staf ook adviseurs rondlopen bij verschillende stafdirecties Als dg secretaris ben je het eerste aanspreekpunt en zal je vaak gevraagd worden om iets te regelen, door te geven of op te halen. Dit kan iets zijn wat je zelfstandig kunt doen of iets wat je met behulp van de andere staf-adviseurs doet.

De functie biedt daarnaast de mogelijkheid om een rol te spelen bij BZK-brede taken die (mede) worden aangestuurd door de afdeling Advies, bijvoorbeeld de Algemene Politieke Beschouwingen en de begrotingsbehandelingen. Je bent nadrukkelijk onderdeel van een team rondom beide dgs en door goede samenwerking en onderlinge uitwisselbaarheid vangen we pieken in werkdruk op en verdelen we de werklast.

Functie-eisen dg-secretaris:

Je beschikt over een HBO/universitair werk- en denkniveau en minimaal drie jaar relevante werkervaring

Je kunt goed prioriteren, blijft rustig, houdt overzicht en handelt effectief en efficiënt.

Je bent in staat om snel te schakelen tussen verschillende werkzaamheden en onverwachte klussen met daarbij soms hoge werkdruk.

Je bent in staat snel een netwerk op te bouwen.

Je kunt uitstekend organiseren en plannen, en hebt een goed gevoel voor communicatie op verschillende niveaus.

Prés:

Je kent de organisatie goed en is zich bewust van de (in)formele regels, verschillende posities en belangen die relevant zijn voor het eigen werkterrein.

Je brengt humor en relativeringsvermogen mee.

Je bent energiek.

Je hebt ervaring en/of affiniteit met IT-gerelateerde zaken.

Competenties:

Omgevingsbewust

Servicegericht

Verbindend

Proactief

Adviseren

Je komt te werken in een dynamische omgeving met gezellige collegas. Je weet je daarin te bewegen, het overzicht te houden en steeds mogelijkheden te zien om op die veranderende omstandigheden in te spelen. Binnen het team van adviseurs en de directie Bestuursadvisering als geheel heb je een eigen inbreng en draag je actief bij aan het goed functioneren van het team als geheel. Collegialiteit, openheid en flexibiliteit zijn vanzelfsprekende eigenschappen. Een kennismakingsgesprek met de dgs is onderdeel van de procedure.

Salaris­niveau schaal 11,schaal 12

Maand­salaris Min Max. (bruto)

Dienst­verbandArbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Contract­duurVaste dienst voorafgegaan door een jaarcontract

Minimaal aantal uren per week32

Maximaal aantal uren per week36

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Voor de functie is een veiligheidsonderzoek A vereist.