Managementondersteuner - Utrecht, Nederland - KNMI

Beschrijving

Weet jij de agenda van de manager van onze vakgroep Waarnemen Operationeel bij het Koninklijk Nederlands Meteorologisch Instituut (KNMI) vlekkeloos te organiseren? Als managementondersteuner is dit één van de taken waar jij je mee bezighoudt. Je stelt prioriteiten, neemt proactief zaken op je en denkt graag vooruit. Hierdoor speel je een essentiële rol in de communicatie van de vakgroep en loop je voor op de manager als het gaat om planning en organisatie. Zelfs in uitdagende situaties weet jij met jouw proactieve aanpak altijd tot een passende oplossing te komen. Herken jij jezelf hierin? Lees dan zeker verder

Hoe jij bijdraagt in je rol
Je ondersteunt de stuurgroep en de vakgroepmanager 'Waarnemingen operationeel' en werkt samen in een team van 10 ondersteuners van alle andere vakgroepen en directie. Op hen kun je altijd terugvallen.Jullie zorgen onderling, in verband met continuïteit, voor elkaars achtervang.

Je bent verantwoordelijk voor verschillende taken die gericht zijn op het ondersteunen en faciliteren van zowel de stuurgroep als de vakgroepmanager. Dit omvat onder meer agendabeheer, waarbij je afspraken, vergaderingen en evenementen plant en organiseert. Daarnaast vervul je een cruciale rol in de communicatie tussen het management en andere medewerkers, en externe belanghebbenden. Dit omvat zaken als het beheren van e-mails en het opstellen van correspondentie.

Verder houd je je bezig met documentbeheer, waarbij je zorgt voor het beheer en de archivering van documenten, rapporten en andere belangrijke informatie. Ook bied je administratieve ondersteuning door te assisteren bij het opstellen van documenten, het verwerken van informatie, het voorbereiden van presentaties en andere administratieve taken. Ook weet je de vakgroep te ondersteunen en te adviseren over diverse systemen en werkprocessen.

Bovendien bied je ondersteuning bij projecten en pak je taken op zoals het organiseren van conferenties, regelen van reisarrangementen, on-boarding procedures of het verbeteren van processen.

Dit is waar jij voldoening uit haalt
Jij wordt er blij van om de manager altijd een stap voor te zijn. In plaats van af te wachten, zoek je actief uit wat er nodig is en neem je actie.Je krijgt er energie van om alert te zijn op sociale gebeurtenissen, zoals het vieren van successen, het afscheid nemen van collega's die met pensioen gaan, of het verwelkomen van nieuwe medewerkers. Je wordt begeleid door een buddy die je alles over de organisatie leert, en als je ambitieus bent, biedt het KNMI kansen om van vakgroep te wisselen of door te groeien.

Kortom, je hebt bij ons een uitdagende baan met perspectief. Het past jou goed om proactief zelf voorstellen te doen over hoe we zaken slimmer of efficiënter kunnen organiseren. Ook haal je voldoening uit ontzorgen. Dit doe je het liefst bij een organisatie die volop in beweging is en in de publieke belangstelling staat. Je grijpt de kans om hier je ervaring uit te breiden en je kennis, netwerk en professionele vaardigheden verder te laten groeien, zowel voor jezelf als voor het KNMI als geheel.

Meer weten of solliciteren?
Is jouw interesse gewekt? Dan ontvangen wij graag jouw sollicitatie middels onderstaande button. Wil je eerst nog een even sparren over de functie? Neem dan gerust contact op met Jantina de Waal, teamleider, via 06-. Wij kijken uit naar jouw sollicitatie

Meer weten over werken bij KNMI? Je leest meer op onze website over hoe wij - al meer dan 170 jaar - om het weer en andere verschijnselen in lucht en aarde te begrijpen en te duiden.

• je hebt relevante werkervaring als managementondersteuner of secretaresse
• Je werkt met een hoge mate van zorgvuldigheid
• Je beheerst de Windows MS-office programma's, zoals Outlook, Excel, Word en Powerpoint
• Je beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift
• Je hebt ervaring met agendabeheer

Je herkent je in de volgende eigenschappen:

Onze nieuwe collega is digitaal onderlegd, accuraat en weet de rust te bewaren. Je maakt je nieuwe systemen snel eigen en weet het overzicht te houden in een soms hectische en veranderende omgeving. Samenwerken doe je graag en goed. Verder ben je initiatiefrijk en ga je vlot en zelfstandig aan de slag. Mogelijkheden om het werk van de manager te verlichten? Jij ziet ze én grijpt ze aan. Je houding is kritisch en energiek en je hebt een flexibele instelling. Daarnaast ben je bekwaam in het doeltreffend plannen en beheren van agenda's voor medewerkers die zowel op locatie als op afstand werken, met als doel een vloeiende werkomgeving te creëren voor hybride teams. Ten slotte anticipeer je op behoeften en doe je suggesties ter verbetering van processen en procedures om de efficiëntie te verhogen. Voldoe je (nog) niet aan alle eisen, maar heb je wel de drive en potentie om je te ontwikkelen tot volwaardig managementondersteuner? Ook dan nodigen we je uit om te reageren en kijken we graag samen naar de mogelijkheden, onder meer van een opleidingsprogramma op maat.

• Salaris niveauschaal 6
• Maand salarisMin € Max. €3.238 (bruto)
• Dienst verbandArbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Contract duurVast contract voorafgegaan door een jaarcontract. Bij voldoende functioneren: na een jaar omzetting in onbepaalde tijd.
• Minimaal aantal uren per week24
• Maximaal aantal uren per week32

Volop doorgroei- en ontwikkelmogelijkheden
De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Denk aan het volgen van opleidingen en het behalen van certificeringen. Ook bieden we loopbaancoaching als je daar behoefte aan hebt.

Interessante extra's
Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB) bestaande uit vakantiegeld van 8% en een jaarlijkse eindejaarsuitkering. Dit IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en/of tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt bijvoorbeeld een deel van je maandinkomen laten uitbetalen wanneer jij dat wenst, het IKB omzetten in verlof of het besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. Tot onze andere secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer bedrijfsfitness en volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer.

Belangrijk en leuk om te weten Met ingang van 1 juli 2024 gelden er nieuwe afspraken voor de CAO Rijk. Dit houdt in dat er een aantal positieve aanpassingen zijn op huidige arbeidsvoorwaarden. Denk hierbij aan een salarisverhoging van 8,5% èn worden de salarisbedragen vervolgens verhoogd met € 50 (bruto). Daarnaast wordt per 1 juli 2024 het Individueel Keuze Budget (IKB) verhoogd tot 16,50% van het salaris. Tevens wordt met ingang van 1 januari 2025 het gedeeltelijke vloerbedrag gewijzigd in een maandelijks minimaal IKB-budget van € 440 (bruto) bij een volledige arbeidsduur. Meer weten over het onderhandelingsresultaat voor het nieuwe CAO Rijk? Lees hier verder

• solliciteer direct, wij kijken ernaar uit Een eerste kennismaking kan wat ons betreft snel plaatsvinden
• gesprekken vinden doorlopend plaats
• hebben we de juiste kandidaat gevonden dan sluiten we de vacature
• om bij de overheid te werken, moet je een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kunnen overhandigen. De kosten voor het aanvragen van een VOG worden door ons vergoed
• het inwinnen van referenties kan deel uit maken van het sollicitatieproces. Een (online) voorselectietest, een assessment, het maken van een casus en (online) screening via onder meer databanken kunnen deel uitmaken van het sollicitatieproces

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs.