Managementondersteuner - De Bilt, Nederland - Koninklijk Nederlands Meteorologisch Instituut

Beschrijving

**:Functieomschrijving

Weet jij de agenda van de manager van onze vakgroep Waarnemen Operationeel bij het Koninklijk Nederlands Meteorologisch Instituut (KNMI) vlekkeloos te organiseren? Als managementondersteuner is dit één van de taken waar jij je mee bezighoudt. Je stelt prioriteiten, neemt proactief zaken op je en denkt graag vooruit. Hierdoor speel je een essentiële rol in de communicatie van de vakgroep en loop je voor op de manager als het gaat om planning en organisatie. Zelfs in uitdagende situaties weet jij met jouw proactieve aanpak altijd tot een passende oplossing te komen. Herken jij jezelf hierin? Lees dan zeker verder

Hoe jij bijdraagt in je rol
Je ondersteunt de stuurgroep en de vakgroepmanager 'Waarnemingen operationeel' en werkt samen in een team van 10 ondersteuners van alle andere vakgroepen en directie. Op hen kun je altijd terugvallen.Jullie zorgen onderling, in verband met continuïteit, voor elkaars achtervang.

Verder houd je je bezig met documentbeheer, waarbij je zorgt voor het beheer en de archivering van documenten, rapporten en andere belangrijke informatie. Ook bied je administratieve ondersteuning door te assisteren bij het opstellen van documenten, het verwerken van informatie, het voorbereiden van presentaties en andere administratieve taken. Ook weet je de vakgroep te ondersteunen en te adviseren over diverse systemen en werkprocessen.

Bovendien bied je ondersteuning bij projecten en pak je taken op zoals het organiseren van conferenties, regelen van reisarrangementen, on-boarding procedures of het verbeteren van processen.

Dit is waar jij voldoening uit haalt
Jij wordt er blij van om de manager altijd een stap voor te zijn. In plaats van af te wachten, zoek je actief uit wat er nodig is en neem je actie.Je krijgt er energie van om alert te zijn op sociale gebeurtenissen, zoals het vieren van successen, het afscheid nemen van collega's die met pensioen gaan, of het verwelkomen van nieuwe medewerkers. Je wordt begeleid door een buddy die je alles over de organisatie leert, en als je ambitieus bent, biedt het KNMI kansen om van vakgroep te wisselen of door te groeien.

Kortom, je hebt bij ons een uitdagende baan met perspectief. Het past jou goed om proactief zelf voorstellen te doen over hoe we zaken slimmer of efficiënter kunnen organiseren. Ook haal je voldoening uit ontzorgen. Dit doe je het liefst bij een organisatie die volop in beweging is en in de publieke belangstelling staat. Je grijpt de kans om hier je ervaring uit te breiden en je kennis, netwerk en professionele vaardigheden verder te laten groeien, zowel voor jezelf als voor het KNMI als geheel.

Meer weten of solliciteren?
Is jouw interesse gewekt? Dan ontvangen wij graag jouw sollicitatie middels onderstaande button. Wil je eerst nog een even sparren over de functie? Neem dan gerust contact op met Jantina de Waal, teamleider, via Wij kijken uit naar jouw sollicitatie

Meer weten over werken bij KNMI? Je leest meer op onze website over hoe wij - al meer dan 170 jaar - om het weer en andere verschijnselen in lucht en aarde te begrijpen en te duiden.
**Functie-eisen
- je hebt relevante werkervaring als managementondersteuner of secretaresse
- Je werkt met een hoge mate van zorgvuldigheid
- Je beheerst de Windows MS-office programma's, zoals Outlook, Excel, Word en Powerpoint
- Je beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift
- Je hebt ervaring met agendabeheer

Je herkent je in de volgende eigenschappen:
Onze nieuwe collega is digitaal onderlegd, accuraat en weet de rust te bewaren. Je maakt je nieuwe systemen snel eigen en weet het overzicht te houden in een soms hectische en veranderende omgeving. Samenwerken doe je graag en goed. Verder ben je initiatiefrijk en ga je vlot en zelfstandig aan de slag. Mogelijkheden om het werk van de manager te verlichten? Jij ziet ze én grijpt ze aan. Je houding is kritisch en energiek en je hebt een flexibele instelling. Daarnaast ben je bekwaam in het doeltreffend plannen en beheren van agenda's voor medewerkers die zowel op locatie als op afstand werken, met als doel een vloeiende werkomgeving te creëren voor hybride teams. Ten slotte anticipeer je op behoeften en doe je suggesties ter verbetering van processen en procedures om de efficiëntie te verhogen. Voldoe je (nog) niet aan alle eisen, maar heb je wel de drive en potentie om je te ontwikkelen tot volwaardig managementondersteuner? Ook dan nodigen we je uit om te reageren en kijken we graag samen naar de mogelijkheden, onder meer van een opleidingsprogramma op maat.
**Arbeidsvoorwaarden
- Salarisniveau schaal 6
- Maandsalaris Min € Max. €3.238 (bruto)
- Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
- Contractduur Vast contract voorafgegaan door een jaarcontract. Bij voldoende functioneren: na een jaar omzetting in onbepaalde tijd.
- Minimaal aantal uren per week 24
- Maximaal aantal uren per week 32
**Overige arbeidsvoorwaarden

Volop do