Vacatures
>
Amsterdam

    HR Assistant - Amsterdam, Nederland - The European Medicines Agency (EMA)

    The European Medicines Agency (EMA)
    The European Medicines Agency (EMA) Amsterdam, Nederland

    2 weken geleden

    Default job background
    Beschrijving

    HR Assistant

    Type of position: Contract agent Job Type: 21 May 2024 at 23.59 CET

    Job grade : FGIII

    Type of position : Contract agent

    Selection procedure reference : EMA/CA/10426

    Job title : HR Assistant

    Talent Pool: FGIIIHuman Resources

    Deadline for applications : 21 May 2024 at 23.59 CET

    Monthly Salary: 3.378,79 Euro (including local weighting) plus benefits (see calculators on the right)

    XX

    About this role

    We are excited to offer an opportunity for a HR Assistant to join our dynamic Staff Matters Service at EMA. This role is ideal for a team player who thrives in a multicultural and collaborative environment. We are seeking an individual with excellent analytical and communication skills, who is eager to contribute to our administrative, procedural, and operational activities. The successful candidate will ensure accurate, high-quality, and timely delivery within various areas of HR responsibilities, playing a key role in the daily operations of the Staff Matters Service.

    In this role you will:

    Work alongside a team of highly motivated HR professionals towards achieving common goals in areas such as:

  • Correct and timely implementation of the EU Staff Regulations
  • Delivery of high-quality personnel administration and customer service
  • Provision of clear information to staff, line managers and other concerned individuals/stakeholders

    • You will be expected to support a range of tasks in the general personnel administration area such as:

  • Ensure compliance and correct implementation of the applicable EU Staff Regulations and other relevant implementing rules in Staff Matters;
  • Monitoring and responding to queries in various Staff Matters areas (e.g. , Leave Management, Working conditions, Onboarding/Offboarding, Benefits, Wellbeing, etc.) including processing of personnel rights and communication with relevant stakeholders;
  • Providing customer service linked to different Staff Matters activities;
  • Keeping HR databases and the digital personnel file up-to-date, assist in reporting and statistics;
  • Communicating to staff on applicable HR rules and procedures including intranet updates, briefing and staff presentations, individual correspondence, upcoming changes;
  • Upkeep of knowledge and work instructions;
  • Support management on staff matters (e.g. leave rules, sick leave, status of onboarding, etc.);
  • Assist with queries from the European Court of Auditors and other audit bodies;
  • Provide backup for other Staff Matters' colleagues in their absence as assigned;
  • Liaise as required with different services of the European Commission;
  • Perform other duties as required, including cross-Agency activities;

    • to the role description of HR Assistant outlining standard duties and responsibilities

    Apply if you fulfil these eligibility criteria

    General conditions:

    1. Full rights as a citizen of a European Union Member State, Iceland, Liechtenstein or Norway;

    2. Thorough knowledge of English (at least level C1) and a satisfactory knowledge of another official language of the European Union (at least level B2);

    3. Fulfilled any obligations imposed by applicable laws concerning military service.

    Specific condition(s):
    1. A level of post-secondary education attested by a diploma,
    or
    a level of secondary education attested by a diploma giving access to post-secondary education and professional experience of at least three years, or where justified in the interest of the service, professional training or professional experience of an equivalent level.

    General Condition 1 and Specific Conditions 1 will be verified firstly based on the application form and then you will be required to provide documentary evidence at the interview stage. Failure to present these documents may result in the disqualification from the selection procedure.

    You will need to have:

    Appropriate professional experience of at least two years in:

  • providing administrative support preferably in Human Resources,
  • drafting various types of communication,
  • dealing with internal and external stakeholders at all levels.

    • Skills & knowledge

    Basic knowledge of MS Office suite (Word, Excel, Outlook).

    Competencies you need to have:

    Role competencies:
    Continuous improvement Basic

    Influencing and persuading Basic

    Sub-family competencies:
    Administrative excellence Basic
    Human resources expertise Basic
    Applied knowledge Basic

    Grade competencies:
    Adaptability and agility Basic
    Coping with pressures and setbacks Intermediate
    Analysing and problem solving Intermediate

    Core competencies:
    Ethics and integrity Basic
    Team collaboration Intermediate
    Customer centricity Basic
    Results orientation Basic
    Communication Intermediate
    Cross-cultural sensitivity Intermediate
    Continuous learning and self-development Basic

    These are considered as nice to have:

    Experience in public administration or similar highly regulated environment.

    Selection procedure timelines

    Deadline for applications

    21 May :59 CET

    Preliminary Assessments

    Second week of June 2024

    Final assessments

    Fourth week of June 2024

    Decision expected

    End of June 2024

    Selection process

    Only eligible candidates (see eligibility criteria) will be assessed by the selection committee.

    Suitability and qualifications of eligible candidates will be assessed against the assessment criteria and competences in different steps of the selection procedure.

    Note: Candidates who fail any assessment linked to any Need to Have requirement, Sub-family and grade specific competencies and Core Competencies at any stage of the process are disqualified, even if they receive passing marks on other criteria.

    Shortlisting

    In order to allow the selection committee to carry out an objective assessment of all candidates in a structured way, as part of their application, all candidates must answer the pre-defined set of questions based on Need to have criteria and sub-family competences.

    The Selection Committee will therefore assess eligible candidates using the information provided in the responses to those questions and in their application. When answering a question, you should include all relevant information , even if it is already mentioned in other sections of your application form.

    To carry out this assessment, each of your responses will be awarded points (0 to 10). The points are added up to identify those candidates whose profiles best match the duties to be performed as advertised in the vacancy notice.

    Assessments

    Next steps of selection may include a preliminary assessment. Most assessments will be conducted remotely (i.e. Webex/Teams, remote test, etc.). All assessments are based on the assessment criteria listed in this vacancy notice.

    Shortlisted candidates will participate in personality assessments (e.g. SHL occupational personality questionnaire OPQ32) to assess their Core Competencies (pass score is 26 out of 100 points and above).

    Additional assessments, such as cognitive (e.g. deductive reasoning) assessments may also be foreseen as part of the selection process. Furthermore, motivation and overall fit for the job and knowledge of EU relevant to role may be assessed.

    Reserve list and/or job offers

    When a vacancy becomes available, candidates on the reserve list may be contacted for an additional interview.

    More information about selection and recruitment (including administrative complaint procedure) at the EMA is available at our .

    Conditions of employment

    In principle, the Agency offers a five-year renewable contract. Contracts of a shorter duration may be offered to the candidates.

    The successful candidate will be required to relocate to the Netherlands to take up duties.

    ______________________________________________________________________________________________________

  • Adecco

    Personal Assistant

    1 week geleden

    Adecco Amsterdam, Nederland

    Ben jij die gedreven Personal Assistant die overzicht in de dag kan brengen? · Als Personal Assistant bij Privacy & Cybersecurity ben je verantwoordelijk voor dossierbeheer, agendabeheer en het facturatieproces. Dit betekent dat je de agenda van de partner bijhoudt, zowel nationa ...

  • De Koning Uitzendbureau

    Office Assistant

    3 weken geleden

    De Koning Uitzendbureau Amsterdam, Nederland

    Uren-: · uur- Dienstverband-: · - Direct een contract bij het bedrijf- Salarisindicatie-: · - € Plaats-: · - Centrum Amsterdam- Bedrijfsprofiel-: · - Internationale Organisatie- Vestiging-: · Uitzendbureau Lisse · - FunctieomschrijvingAls Office Assistant ga je aan de slag bij ee ...

  • Calco

    Office Assistant

    2 weken geleden

    Calco Amsterdam, Nederland

    Office Assistant · - Secretarieel- |- Amsterdam- |- 24 uur- |- € € Wil jij het visitekaartje zijn bij een bruisende en jonge organisatie? Sta jij bekend om jouw positieve uitstraling en ben jij: - Goed georganiseerd en accuraat - Communicatief sterk - Op zoek naar een leuke veelz ...

  • Holland & Barrett

    Executive Assistant

    3 weken geleden

    Holland & Barrett Amsterdam, Nederland

    "Wil jij de spil zijn in een dynamische organisatie waar gezondheid en welzijn centraal staan? Holland & Barrett zoekt een getalenteerde Executive Assistant om ons team te versterken Als jij gedreven bent om excellente ondersteuning te bieden aan onze directie, dan ben jij wellic ...

  • Ogilvy Social

    HR Assistant

    2 weken geleden

    Ogilvy Social Amsterdam, Nederland

    Ogilvy Social.Lab · - Amsterdam, Netherlands · - Job Posted Date: 04/12/2024 · Bij Ogilvy Amsterdam weten we dat we ons succes te danken hebben aan onze diverse talenten. Daarom zijn we op zoek naar een HR topper die ons zal helpen om onze medewerkers de beste ervaring te geven e ...

  • Superdry

    Sales Assistant

    3 weken geleden

    Superdry Amsterdam Centrum, Nederland

    The Role · Als Verkoopmedewerker (Sales Assistant) ben jij het gezicht van Superdry. · In de teams van Superdry komt het erop aan om uniek te zijn, verandering te verwelkomen en echt constant te innoveren. Met jouw oprechte passie, energie en enthousiasme voor ons merk help jij m ...

  • Superdry

    Sales Assistant

    3 weken geleden

    Superdry Amsterdam Centrum, Nederland

    The Role · Als Verkoopmedewerker (Sales Assistant) ben jij het gezicht van Superdry. · In de teams van Superdry komt het erop aan om uniek te zijn, verandering te verwelkomen en echt constant te innoveren. Met jouw oprechte passie, energie en enthousiasme voor ons merk help jij m ...

  • Fieldfisher N.V.

    Office Assistant

    3 weken geleden

    Fieldfisher N.V. Amsterdam Zuid, Nederland

    Fieldfisher zoekt een nieuwe Office Assistant. Sta jij te popelen om samen met een divers team aan de slag te gaan en de organisatie te ondersteunen? Lees verder om meer te weten te komen. · Als onze Office Assistant ben je de spin in het web en ondersteun jij samen met je teamge ...

  • EY

    Assistant 2

    2 weken geleden

    EY Amsterdam Zuid, Nederland

    Executive Business Support Assistant — EY Amsterdam (32 uur) · EY is een wereldwijde speler actief op het gebied van accountancy, tax, transactions en consultancy services. Met behulp van onze expertise, systemen en financiële diensten dragen wij bij aan een betere werkomgeving. ...

  • EY

    Assistant 2

    2 weken geleden

    EY Amsterdam Zuid, Nederland

    Executive Business Support Assistant — EY Amsterdam (32 uur) · EY is een wereldwijde speler actief op het gebied van accountancy, tax, transactions en consultancy services. Met behulp van onze expertise, systemen en financiële diensten dragen wij bij aan een betere werkomgeving. ...

  • DR SMILE

    Dental Assistant

    1 week geleden

    DR SMILE Amsterdam, Nederland

    **Ready, Steady, Smile**: · Ben jij klaar voor een sprankelende carrière vol glimlachen? Bij DR SMILE zijn we op zoek naar een enthousiaste en gedreven Tandartsassistent(e) om ons team in Rotterdam te versterken · **Uw taken**: · - Jij bent het stralende gezicht van DR SMILE en h ...

  • Hotel Okura Amsterdam

    Assistant Sommelier

    2 weken geleden

    Hotel Okura Amsterdam Amsterdam Zuid, Nederland

    Hotel Okura Amsterdam is een internationaal vijfsterrenhotel. Stap onze wereld binnen en ontdek hoe Oosterse en Westerse invloeden op unieke wijze met elkaar verweven zijn door onze mix van de Japanse en Nederlandse cultuur. Al onze medewerkers zorgen samen voor een voortreffelij ...

  • Stibbe

    Facility Assistant

    2 weken geleden

    Stibbe Amsterdam Zuid, Nederland

    Stibbe zoekt per direct een medewerker voor de afdeling Facilities.Stibbe is een vooraanstaand internationaal advocaten · - en notarissenkantoor met vestigingen in Amsterdam, Brussel, Luxemburg en Londen. De meeste van onze cliënten zijn beursgenoteerde en grote niet-beursgenotee ...

  • Amstermax (MaxMara)

    Sales Assistant

    1 week geleden

    Amstermax (MaxMara) Amsterdam, Nederland Voltijd

    MaxMara is een toonaangevende Italiaanse producent van luxe damesmode met wereldwijde detailvestigingen. · Zij richt zich op de representatieve, modebewuste vrouw. Kwaliteit en service zijn van essentieel belang. · MaxMara P.C. Hooftstraat te Amsterdam is op zoek naar een · Sales ...

  • Amstermax (MaxMara)

    Sales Assistant

    1 week geleden

    Amstermax (MaxMara) Amsterdam, Nederland

    MaxMara is een toonaangevende Italiaanse producent van luxe damesmode met wereldwijde detailvestigingen. · Zij richt zich op de representatieve, modebewuste vrouw. Kwaliteit en service zijn van essentieel belang. · **WEEKEND PC Hooftstraat 110 te Amsterdam is op zoek naar**: · Sa ...

  • Amsterdam UMC

    Pathologist Assistant

    4 dagen geleden

    Amsterdam UMC Amsterdam Zuid, Nederland

    **Wat ga je doen**: · Wij zoeken voor de afdeling pathologie een Pathologist Assistant die complexe preparaten kan uitsnijden. · Ben jij die enthousiaste Pathology Assistant die in een dynamische omgeving wil werken? Vind jij het leuk om in een werkomgeving op twee verschillende ...

  • Boskalis

    Management Assistant

    3 dagen geleden

    Boskalis Amsterdam, Nederland

    **How you can make your mark**: · Jij kunt het verschil maken als management assistent door ervoor te zorgen dat de directie van Cofra B.V., bestaande uit in totaal 3 directieleden, hun aandacht op de inhoud kunnen richten. Bijvoorbeeld de organisatie van hun agenda's ligt in jou ...

  • Accell Group

    Executive Assistant

    1 week geleden

    Accell Group Amsterdam, Nederland

    Ben jij een gedreven, resultaatgericht en organisatietalent? Barst jij van de energie, schakel je razendsnel en wil je werken in een internationale organisatie? Dan hebben wij dé functie voor jou. Kom onze CMO en CHRO ondersteunen in de functie van Executive Assistant. Benieuwd? ...

  • EY

    Compliance Assistant

    6 dagen geleden

    EY Amsterdam Zuid, Nederland

    Compliance Assistant, Amsterdam, 32-40 uur per week · Ben jij iemand die secuur kan werken, administratief sterk is en ook graag de lijntjes aan elkaar knoopt? · Wij zijn op zoek naar twee nieuwe collega's die de rol van Compliance Assistant gaan vervullen in het team in Amsterda ...

  • &Van der Kloet B.V.

    Data Processing Assistant

    2 weken geleden

    &Van der Kloet B.V. Amsterdam, Nederland

    & Van der Kloet is een multi-disciplinair advieskantoor, gevestigd in het hart van Amsterdam, aan het IJ. Wij verzorgen (loon)administraties, stellen jaarrekeningen op, doen belastingaangiftes en geven financieel, fiscaal & juridisch advies, ondersteunen de bedrijfsvoering en opt ...