Vacatures
>
Utrecht

    Junior Executive Assistant - Utrecht, Nederland - Undutchables

    Undutchables
    Undutchables Utrecht, Nederland

    3 weken geleden

    Default job background
    Beschrijving
    This position handles all administrative, secretarial and other support related activities for the International Leadership Team and manages Internal meetings and External (Marketing / Customer) This position handles all administrative, secretarial and other support related activities for the International Leadership Team and manages Internal meetings and External (Marketing / Customer) meetings. To accomplish this, a number of key responsibilities are listed:
    RECEPTION
    • General Administrative and Reception tasks, such as:
      • answering telephone;
      • welcoming guests to the office;
      • internal distribution of incoming post, etc.;
      • preparing letters, e-mails and presentations, filing etc.;
      • mail shots and general outgoing mail.
      • Maintaining and ensuring an efficient, workable office environment, including:
      • responsible for ordering and maintenance of groceries, office supplies, catering, and handling deliveries/pick-ups;
      • liaising with building manager for facility services, in absence of the Office Manager EMEA.
    • Dealing with visitors to the office, from providing route descriptions to boardroom arrangements.
    • Preparation and distribution of weekly movement sheet.

    GENERAL
    • Support the International Leadership Team in their daily business responsibilities: coordinate meetings and team meetings, organize (complex) international travel and accommodation in collaboration with the Back Office Team; generation of documents, Visa applications, expenses, reports, minutes, presentations, special projects and general administrative support.
    • Organizing logistics and support onsite of internal meetings, if required, in collaboration with the Back Office Team.
    • Manages the yearly calendar for the International Leadership Team.
    • Support employees with regards to travel and accommodation, if required.
    • Works on special projects as needed.
    • Provide ongoing support for regional and international congresses and trade show activities, expense tracking, booth planning, event support, staff communications and training, preparation and delivery of marketing materials and giveaways, management of booth furniture and other assets, supervision of vendors, and general oversight of trade show logistics.
    • Coordinate and execute customer invitations, sponsor and speaker agreements, congress registrations, and post-event follow-up evaluations.
    • Provide logistics and onsite support on external Marketing Events, ensuring compliance with legal and regulatory standards, code of conduct, and internal policies for customer invitations and sponsorships.
    • Submit reviewed and pre-approved marketing materials in Ensur for final approval by Legal, Regulatory and Marketing.
    • Provide administrative events support to the Head of Marketing.
    • Collaborate with Legal and Regulatory with regards to overall compliance.
    • Other duties as assigned.

    To be successful in this position, a can-do and supportive attitude is required. You should be quick to learn and have an understanding of how a highly regulated business works. Next to this, here are some hard requirements:
    • General office administration experience (including event, travel and (large) meeting organization);
    • Excellent verbal and written communication in English; other European languages are a plus;
    • Living within commutable distance from Amersfoort (within 30 minutes) and willing and able to travel to the Amersfoort office daily;
    • Valid work permit for the Netherlands;
  • Santeon

    Executive Assistant

    3 weken geleden

    Santeon Utrecht, Nederland

    _**Ben jij degene die onze directeur kan ontzorgen? Die begrijpt wat nodig is wanneer? Die weet van aanpakken en de juiste teamspirit heeft? Dan zoek wij jou**_ · Als **Executive Assistant** maak je onderdeel uit van PMO-team van het programma Zorg bij jou en werk je vanuit het p ...

  • randstad

    Executive Assistant

    3 weken geleden

    randstad Amsterdam, Nederland

    Functieomschrijving · Ben jij de tijdelijke executive assistant voor Hitachi? Je bent verantwoordelijk voor het ondersteunen van het Management, met name de CEO. Ben je snel beschikbaar en heb je ervaring op dit niveau? Solliciteer dan snel · wat bieden wij joumaximaal 4300 euro ...

  • Secretary Plus

    Executive Assistant

    3 weken geleden

    Secretary Plus Almere, Nederland

    Wat je gaat doenBen jij een ervaren multitasker die graag een dynamische rol vervult? Wij zijn op zoek naar een Executive Assistant voor ons hoofdkantoor in Almere, waar je hoogwaardige ondersteuning biedt aan onze boardleden en stakeholders in een internationale setting.Als Exec ...

  • RandStad

    Executive Assistant

    3 weken geleden

    RandStad Amsterdam, Nederland predetermined||predetermined

    Ben jij de tijdelijke executive assistant voor Hitachi? Je bent verantwoordelijk voor het ondersteunen van het Management, met name de CEO. Ben je snel beschikbaar en heb je ervaring op dit niveau? Solliciteer dan snel · wat bieden wij joumaximaal 4300 euro op basis van full time ...

  • Secretary Plus

    Executive Assistant

    1 week geleden

    Secretary Plus Veenendaal, Nederland

    Wat je gaat doen Als Executive Assistant vervul je de rol van vrolijke, vooruitdenkende sparringpartner van de CEO. Het is van belang dat jij structuur weet te creëren in zijn, vaak enigszins chaotische, agenda. Jouw taken omvatten het volgende: · Het beheren van de complexe ag ...

  • Secretary Plus

    Executive Assistant

    3 weken geleden

    Secretary Plus Veenendaal, Nederland

    Wat je gaat doenAls Executive Assistant vervul je de rol van vrolijke, vooruitdenkende sparringpartner van de CEO. Het is van belang dat jij structuur weet te creëren in zijn, vaak enigszins chaotische, agenda. Jouw taken omvatten het volgende:Het beheren van de complexe agenda v ...

  • Euro Caps

    Executive Assistant

    1 week geleden

    Euro Caps Rotterdam, Nederland Voltijd en Deeltijd

    De functie · Als Executive Assistant ben je de rechter- en linkerhand van de CEO, CFO en COO. Je begrijpt wat er gedaan moet worden, en neemt waar mogelijk werk uit handen. Je brengt structuur aan in de dagelijkse activiteiten van deze drie heren. Je bewaakt, plant en coördineer ...

  • randstad

    Executive Assistant

    3 weken geleden

    randstad Amsterdam, Nederland

    Functieomschrijving · Ben jij de tijdelijke executive assistant voorHitachi? Je bent verantwoordelijk voor het ondersteunen van hetManagement, met name de CEO. Ben je snel beschikbaar en heb jeervaring op dit niveau? Solliciteer dansnel · wat bieden wijjoumaximaal 4300euro op bas ...

  • Randstad

    Executive Assistant

    3 weken geleden

    Randstad Houten, Nederland Temporary, Voltijd

    Ben jij communicatief vaardig en heb jij elke planning onder controle? Ben jij zowel de Nederlandse als de Engelse taal vaardig in woord en geschrift? Fulltime dienstverband · ~ Opleiding en ervaring op HBO-niveau, richting secretarieel. · Goede vaardigheden met Word, Outlook, ...

  • Euro Caps

    executive assistant

    2 weken geleden

    Euro Caps Rotterdam, Nederland

    De functie · Als Executive Assistant ben je de rechter- en linkerhand van de CEO, CFO en COO. Je begrijpt wat er gedaan moet worden, en neemt waar mogelijk werk uit handen. Je brengt structuur aan in de dagelijkse activiteiten van deze drie heren. Je bewaakt, plant en coördineert ...

  • Adecco Nederland

    Executive Assistant

    1 week geleden

    Adecco Nederland Rotterdam, Nederland Voltijd

    Wil jij altijd al als Executive Assistant werken bij een internationaal bedrijf op een mooie locatie in Rotterdam? Dan zijn wij op zoek naar jou Voor deze rol zijn we op zoek naar een stevige en discrete Executive Assistant die het management team ondersteunt met administratieve ...

  • Euro Caps

    executive assistant

    2 weken geleden

    Euro Caps Rotterdam, Nederland €2.012

    De functie · Als Executive Assistant ben je de rechter- en linkerhand van de CEO, CFO en COO. Je begrijpt wat er gedaan moet worden, en neemt waar mogelijk werk uit handen. Je brengt structuur aan in de dagelijkse activiteiten van deze drie heren. Je bewaakt, plant en coördineer ...

  • Adecco

    Executive Assistant, Gorinchem

    2 weken geleden

    Adecco Gorinchem, Nederland Voltijd

    Droom je ervan om als Executive Assistant te werken bij een internationaal bedrijf in Gorinchem? Dit is je kans We zoeken een zelfverzekerde en discrete Executive Assistant die de directeur ondersteunt en het managementteam met administratieve taken voor 32 tot 40 uur per week. · ...

  • Danone

    Executive Assistant

    3 weken geleden

    Danone Utrecht, Nederland

    Short Intro and About the Job · Are you an experienced Executive Assistant who fits perfectly in an international fast-moving environment like Danone? Are you self-driven and ready to develop? Then this opportunity could be the perfect next step for an excellent communicator li ...

  • Page Personnel

    Executive Assistant

    1 week geleden

    Page Personnel Rotterdam, Nederland

    Werken in een internationale omgeving in het centrum van Rotterdam? · Per direct uur - Rotterdam Centrum · Over onze klantDeze organisatie is een wereldwijde speler in de opslagindustrie met een focus op chemicaliën, gassen en nieuwe energieën. Zij geloven in duurzaamheden en ES ...

  • HKU

    Senior Executive Assistant/Executive Assistant

    5 dagen geleden

    HKU Utrecht, Nederland Voltijd

    Senior Executive Assistant/Executive Assistant (at the rank of Clerk I/II) (2 posts) in the Department of Microbiology, School of Clinical Medicine (Ref.: to commence as soon as possible, on a two-year fixed-term basis or one-year temporary basis, with the possibility of renewal ...

  • Randstad

    Executive Assistant

    3 weken geleden

    Randstad Gorinchem, Nederland Temporary, Voltijd

    Ben jij iemand die secuur kan werken, administratief sterk is en ook graag de lijntjes aan elkaar knoopt? Voor onze klant Van Oord zijn wij opzoek naar een nieuwe collega binnen het secretariaat op de afdeling Engineering and Estimating (E&E). Denk hierbij aan complex agendabehee ...

  • ARTO Recruitment

    Senior Executive Assistant

    1 week geleden

    ARTO Recruitment Nederland

    WAT GA JE DOEN?Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een senior executive assistant die samen met de andere executive assistant(s) 4 directors/partners ondersteunt.HOE ZIET JOUW WERKDAG ERUIT?Als senior executive assistant bestaan jouw taken voornamelijk uit het bijhouden ...

  • NH Conference Centre Leeuwenhorst

    Assistant Executive Chef

    1 week geleden

    NH Conference Centre Leeuwenhorst Noordwijkerhout, Nederland Voltijd

    Assistant Executive Chef | Fulltime | NH Conference Centre Leeuwenhorst · NH Conference Centre Leeuwenhorst is één van de grootste conferentiehotels van Nederland gelegen tussen de iconische tulpenvelden. In ons hotel vind je veel verschillende afdelingen én functies die je niet ...

  • Vattenfall

    Executive Assistant Legal

    1 week geleden

    Vattenfall Amsterdam, Nederland

    About the job · Executive assistant bij een internationaal energiebedrijf in Amsterdam. · Ben jij op zoek naar een uitdagende rol waarin je een cruciale rol speelt binnen het juridische team in Nederland? Ben jij ondernemend, pro-actief, positief en houd je van regelen? Ambieer ...