Management / Office-assistent Bestuurssecretariaat - Maastricht, Nederland - Maastricht University

Beschrijving

Zoek jij een baan waarbij je elke dag precies weet hoe je dag eruit gaat zien, waar je vooral geen eigen initiatief hoeft te tonen en weinig tot geen gezond verstand nodig hebt? Solliciteer dan vooral niet op deze functie. Wij zoeken geen one-trick-pony, maar een veelzijdige eenhoorn.

We kunnen je niet tot in detail vertellen hoe je dagen eruit gaan zien, maar een ding garanderen we wel: saai of eentonig is het nooit. Wij zoeken een management assistent die zó veelzijdig is, dat hij of zij zelfs kan meedenken over hoe je nou een pakkende vacaturetekst kan schrijven voor deze functie.

Functieomschrijving
De afgelopen jaren heeft de Faculty of Science and Engineering (FSE) een flinke groei doorgemaakt, zowel binnen het onderwijs als het onderzoek. Er wordt door iedereen aan de weg getimmerd om een prachtige faculteit te bouwen. Wij zijn actief in high profile projecten zoals de Einstein Telescope Pathfinder en onderwerpen zoals artificial intelligence, circulariteit, robotics, sensor engineering en future of farming. Thema's die belangrijk zijn voor de toekomst

Omdat we snel groeien en veel energie hebben zijn we soms een beetje onconventioneel en betreden we zelf nieuwe, niet platgetreden paden. Dit vergt veel flexibiliteit van de hele organisatie en dus ook van de directie en het bestuur. Jij bent degene die ze hierin ondersteunt en je bent in deze hectische tijd een baken van rust.

• Fungeren als aanspreekpunt voor in- en externe relaties onsite en via telefoon/e-mail.
• Plannen, voorbereiden en notuleren van (online en fysieke) vergaderingen (Nederlands- en Engelstalig).
• Verzorgen van in- en externe correspondentie (Nederlands- en Engelstalig).
• Digitaal archiveren, telefoonafhandeling, agendabeheer en ondersteuning bij de organisatie van personeelsbijeenkomsten.
• Verantwoordelijk voor declaraties en bestellingen.
• Actief bijdragen aan verdere structurering, optimalisering en standaardisering van werkprocessen.
• Je bent in staat om mee te bewegen/te groeien in een snel veranderende omgeving.
• Het gastvrij ontvangen van bezoekers.
• Overige voorkomende secretariële werkzaamheden.

Functie-eisen
Wat neem je mee?

• Een echte duizendpoot die graag ondersteunend bezig is, structuur kan aanbrengen en een helikopterview heeft.
• Je bent een flexibel, servicegericht, enthousiast persoon met een goede werkinstelling.
• Je ondersteunt en werkt nauw samen met je collega van het bestuurssecretariaat en waar nodig, opereer je zelfstandig en ben je in staat resultaten te behalen in een hectische omgeving.
• Je bent integer en discreet in handelen en optreden
• Je bent in staat om efficiënt en effectief te werken met een hoge mate van accuratesse en pro activiteit.
• Je hebt kennis van en ervaring met agendabeheer en het MS-Office pakket, zoals MS Teams, Outlook en Word; deze programma's hebben voor jou geen geheimen. Verder ben je in staat om je de applicaties waar de UM mee werkt, (zoals Corsa, Ibabs en SAP) snel eigen te maken.
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
• Je beschikt over minimaal een HBO werk- en denkniveau en kunt dit aantonen middels een diploma of relevante werkervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur in een internationale of bestuurlijke organisatie.

Binnen deze functie werk je nauw samen met en vervang je de andere management assistente tijdens haar afwezigheid en vice-versa.

Wat biedt de UM?
Als Management / Office-assistent Bestuurssecretariaat bij Faculty of Science & Engineering kom je in dienst bij de meest internationale universiteit van Nederland in het prachtige Maastricht. Verder bieden wij je:

• Goede arbeidsvoorwaarden. De functie is ingeschaald in schaal 7 - 8 conform UFO-profiel Management/Office-assistent met bijbehorende salarisinschaling op basis van ervaring tussen €2693,00 en €4103,00 bruto per maand (op basis van een fulltime dienstverband van 38 uur per week). In aanvulling op het maandsalaris zijn een 8,0% vakantie-uitkering en een 8,3% eindejaarsuitkering van toepassing.
• Een arbeidsovereenkomst voor een periode van 12 maanden met een omvang van 0,8 - 1,0 FTE. Bij gebleken geschiktheid zal de arbeidsovereenkomst omgezet worden in een dienstverband voor onbepaalde tijd.
• Bij de Universiteit Maastricht staat het welzijn van onze medewerkers hoog in het vaandel, zo hanteren we flexibele werktijden en de mogelijkheid om deels vanuit huis te werken indien de aard van je functie dit toelaat. Hiervoor ontvang je maandelijks een thuiswerk- en internetvergoeding. Kom je fulltime bij ons werken, dan heb je jaarlijks recht op 29 vakantiedagen en 4 extra feestdagen, te weten carnavals maandag, -dinsdag, Goede Vrijdag en Bevrijdingsdag. Maak je gebruik van de mogelijkheid om compensatie-uren op te bouwen, dan komen hier nog eens 12 dagen bij. Daarnaast kun jij jouw arbeidsvoorwaarden personaliseren aan de hand van een cao-keuzemodel.
• Als Universiteit Maastricht hebben we diverse andere mooie secundaire arbeidsvoorwaarden, hierbij kun je denken aan een goede pensioenregeling bij het ABP en kun je als UM-medewerker meedoen aan bedrijfsfitness en gebruik maken van het zeer uitgebreide sportaanbod dat wij ook aan onze studenten aanbieden.
• Tot slot maar zeker niet onbelangrijk de ruimte en faciliteiten om jezelf te ontwikkelen: persoonlijk en in jouw vakgebied. Dit faciliteren we door het bieden van een ruim opleidingsaanbod en ondersteunen we door diverse breed gedragen initiatieven zoals 'erkennen en waarderen'.

De arbeidsvoorwaarden van de Universiteit Maastricht zijn grotendeels vastgelegd in de CAO Nederlandse Universiteiten. Daarnaast gelden lokale bepalingen, specifiek voor de UM. Voor meer informatie klik hier .

Universiteit Maastricht
Waarom werken aan de Universiteit Maastricht?

Aan de Universiteit Maastricht (UM) draait alles om de toekomst. Die van onze studenten omdat we ze een stevige, brede basis geven voor de rest van hun leven. En die van ons allemaal door ons onderzoek naar oplossingen voor vraagstukken in de hele wereld. Met onze zes faculteiten zorgen we voor een veelomvattend aanbod aan onderwijs en onderzoek.

In ons onderwijs werken we met de methode Probleemgestuurd Onderwijs (PGO). Dit betekent dat onze studenten in kleine groepen zélf op zoek gaan naar oplossingen voor problemen en vraagstukken. Ze discussiëren samen, trekken conclusies, formuleren een antwoord en presenteren dat aan de hele groep. Zo doen ze belangrijke vaardigheden op voor hun hele loopbaan. De UM heeft op dit moment meer dan studenten en ruim 5.000 medewerkers uit alle windstreken. Dat zorgt voor een inspirerende en bruisende internationale gemeenschap. Spreekt deze internationale omgeving waarin de wetenschap centraal staat jou aan? En wil jij hier vanuit een wetenschappelijke of juist staffunctie een steentje aan bijdragen? Dan ben jij met jouw unieke bijdrage van harte welkom Want als jonge Europese Universiteit van Maastricht bieden we perspectief dat we vertalen naar jouw talent. Je bent waardevol voor onze universiteit en de maatschappij en we inspireren je om met trots en plezier samen te groeien. Voor meer informatie over de UM klik hier .

Faculty of Science and Engineering
Bij de Faculty of Science and Engineering (FSE) richten we onze focus op thema's als circulariteit en duurzaamheid, future farming, de digitale wereld en de ontwikkeling van (wetenschappelijke) instrumenten. onze belangrijkste projecten, zoals de Einstein Telescope Pathfinder, springen direct in het oog. De faculteit is een inspirerende plek voor onderwijs en onderzoek op het gebied van wetenscahp, technologie, engineering en wiskunde (STEM) en Liberal Arts and Sciences (LAS). Bij FSE werken meer dan 450 mensen en bijna 3700 studenten samen aan boeiende interdisciplinaire onderzoeks- en onderwijsprogramma's. Wees welkom, kom bij ons team en zet je briljante brein aan het werk

FSE op de Brightlands-campussen

Maastricht, Sittard-Geleen, Heerlen en Venlo zijn de thuisbasis van vier creatieve Brightlands-campussen. Ze bruisen met ondernemers, onderzoekers en studenten die ambitieus werken aan het oplossen van wereldwijde uitdagingen. De Faculty of Science and Engineering is actief op alle vier de Brightlands-campussen; hier bereiken we onze grootste impact. Om je een idee te geven van wat er op elke campus gebeurt: Sittard-Geleen herbergt het grootste chemiepark in de Euregio, terwijl Venlo de hub is voor Agrifood innovaties. Maastricht is de plek van de Health Campus en Heerlen is the place to be voor Smart Services.

Nieuwsgierig?
Ben jij geïnteresseerd geraakt in deze mooie functie maar heb je nog vragen? Neem dan gerust contact op met Nancy van Velsen, Management Assistent via , voor meer informatie.

Solliciteren?
Of ben je al overtuigd en word jij onze nieuwe Management / Office-assistent Bestuurssecretariaat? Solliciteer dan nu, uiterlijk 3 mei 2024, op deze functie.
De eerste sollicitatiegesprekken vinden bij voorkeur plaats op maandag 13 mei 2024.

Een assessment en/of het uitwerken van een praktijkcase kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
De vacature staat open voor interne en externe kandidaten. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang.

Universiteit Maastricht zet zich in voor het bevorderen en behouden van een diverse en inclusieve gemeenschap. Wij geloven dat diversiteit in onze medewerkers- en studentenpopulatie bijdraagt aan de kwaliteit van onderzoek en onderwijs aan de UM. Dit willen we mogelijk maken door middel van inclusief beleid en innovatieve projecten in samenwerking met studenten en medewerkers. We moedigen je aan om voor deze functie te solliciteren.

#J-18808-Ljbffr