Office-assistent - Maastricht, Nederland - Maastricht University

Maastricht University

Geverifieerd bedrijf

Maastricht, Nederland

1 week geleden

Geplaatst door:

Daan Van den Berg

werver van beBee

Beschrijving

Binnen de vakgroep Huisartsgeneeskunde, sector Huisartsopleiding, bestaat per 1 juni 2024 een vacature voor een Office-Assistent 4 in Maastricht (0,5 FTE). Werkdagen: dinsdag, woensdag en donderdag.

De onderwijsorganisatie van de Huisartsopleiding is in domeinen (aios, toetsing, opleiders etc) ingedeeld. Elk domein heeft een coördinator die inhoudelijk verantwoordelijk is en een medewerker studentzaken die verantwoordelijk is voor de ondersteuning en uitvoering van administratieve en organisatorische taken binnen dat domein.

De Office-Assistent staat ten dienste van alle domeinen en biedt daarmee extra ondersteuning. De betreffende domeinhouders worden zo in staat gesteld hun eigen functie efficiënter uit te voeren. De Office-Assistent is onze gastheer/vrouw en 1e aanspreekpunt voor medewerkers en gasten. De office assistent zorgt er tevens voor dat onze onderwijsruimtes en faciliteiten er netjes uitzien en op orde zijn.

**Plaats in de organisatie**:
De Huisartsopleiding is onderdeel van de vakgroep Huisartsgeneeskunde van Universiteit Maastricht. De Huisartsopleiding is een driejarige opleiding en leidt basisartsen op tot huisarts. De Huisartsopleiding heeft 2 onderwijslocaties, een in Maastricht en een in Eindhoven. Aanwezigheid is gewenst op dinsdag, woensdag en donderdag, 0,5 fte wordt verdeeld over deze dagen. De functie betreft locatie Maastricht.

**Kernactiviteiten**:
Informatie en Communicatie:

- De Office-Assistent van de Huisartsopleiding is (telefonisch) aanspreekpunt en verwijst naar de betreffende medewerker die de vraag kan beantwoorden.
- De office assistent beheert de algemene mailbox van de Huisartsopleiding en stuurt mails door naar de juiste medewerker of handelt zelf vragen af wanneer dat mogelijk is.
- Verder verzorgt de Office-Assistent de postverdeling en neemt zij contact op met de postkamer bij speciale (bulk)verzendingen of aangetekende stukken.

Hospitality:

- De Office-Assistent wordt gezien als de gastheer/vrouw en ontvangt gast(docent)en en is aanwezig tijdens evenementen.
- Verrichten van facilitaire ondersteuning. Hier valt expliciet onder: het operationeel en op orde houden van de faciliteiten in de algemene en de onderwijsruimtes. Hieronder vallen o.a. het openen en sluiten van onderwijsruimtes, en het op orde houden van de aios
- en personeelskantine.
- Beheren en bestellen van artikelen voor keuken, kantine en kantoor.
- Melden van gebreken aan meubilair, verlichting, luxaflex bij Facility Service.

Administratieve ondersteuning
- De Office-Assistent beheert de digitale 'afdelingsagenda' als het gaat om reserveringen leaseauto en ns-businesskaarten.
- De Office-Assistent beheert de sleutels en zorgt voor naambordjes van de kantoren.
- Algemene secretariële werkzaamheden als scannen en kopiëren en ondersteunt administratief de domeinen.
- Maken van aanwezigheidslijsten van de OBP (=Ondersteunend en Beherend Personeel) medewerkers.

Organisatie
- Opvragen van offertes en maken van prijsafspraken en toezien op vastlegging van afspraken.
- In opdracht regelen van catering en facilitaire voorzieningen.
- Het curriculum van de Huisartsopleiding kent een aantal terugkerende grote 'evenementen' (bijv diploma-uitreikingen) uitgevoerd op externe locaties. De Office-Assistent zorgt mede voor de begeleiding op de dag van uitvoering.
- De Office-Assistent notuleert het OBP-overleg.

**Wie zoeken wij?**
- MBO-niveau secretarieel/facilitair
- Je hebt een hands-on mentaliteit.
- Je bent resultaatgericht en proactief
- Je bent zelfstandig, flexibel en accuraat.
- Je kunt goed samenwerken in een team en bent bereid ook anderen te helpen.
- Je bent geordend en houdt ervan dat alles netjes is.

**Wat biedt de UM?**
**Als Office-assistent** **bij Faculty of Health, Medicine and Life Sciences** **kom je in dienst bij de meest internationale universiteit van Nederland in het prachtige Maastricht. Verder bieden wij je**:

- Goede arbeidsvoorwaarden. De functie is ingeschaald in schaal 5 conform UFO-profiel Management/Office-assistent met bijbehorende salarisinschaling op basis van ervaring tussen €2618,00 en €3149,00 bruto per maand (op basis van een fulltime dienstverband van 38 uur per week). In aanvulling op het maandsalaris zijn een 8,0% vakantie-uitkering en een 8,3% eindejaarsuitkering van toepassing.
- Een arbeidsovereenkomst voor een periode van 12 maanden met een omvang van 0,5 FTE. Bij gebleken geschiktheid zal de arbeidsovereenkomst omgezet worden in een dienstverband voor onbepaalde tijd.
- Bij de Universiteit Maastricht staat het welzijn van onze medewerkers hoog in het vaandel, zo hanteren we flexibele werktijden en de mogelijkheid om deels vanuit huis te werken indien de aard van je functie dit toelaat. Hiervoor ontvang je maandelijks een thuiswerk
- en internetvergoeding. Kom je fulltime bij ons werken, dan heb je jaarlijks recht op 29 vakantiedagen en 4 extra feestdagen, te weten carnavals maandag, -dinsdag, Goede Vrijdag en Bevrijdingsdag. Maak je gebruik