Lead Coordinator Guest Services and Hospitality - Amsterdam, Nederland - Flexim Group SA

Beschrijving

Ben jij de ultieme gastheer of gastvrouw die altijd streeft naar perfectie en uitzonderlijke service? Heb je een passie voor het creëren van onvergetelijke ervaringen en het managen van een dynamisch team? Dan hebben wij de perfecte uitdaging voor jou in Amsterdam

Als Lead Coordinator Guest Services and Hospitality ben jij de spil van onze gastvrijheidsdiensten op het kantoor in Amsterdam. Jij zorgt ervoor dat onze gasten een vijfsterrenervaring krijgen en dat onze evenementen vlekkeloos verlopen. Je rapporteert direct aan de Operations Manager en bent verantwoordelijk voor het aansturen van het Guest Services-team en het Meetings and Events-team. Je onderhoudt relaties met leveranciers, coördineert evenementen, en zorgt voor effectieve communicatie en administratie. Bovendien borg je de naleving van gezondheids
- en veiligheidsvoorschriften en stimuleer je continue verbeteringen om de werkplekervaring te optimaliseren.

**Jouw verantwoordelijkheden**:
**Personeelsbeheer**
- Leidinggeven: Je bent de directe manager van de Guest Service Ambassadors en de Meetings and Events Sr Coördinator en zorgt voor een soepel verloop van de dagelijkse gang van zaken.
- Teamcoaching: Voer wekelijkse 1:1-vergaderingen met directe ondergeschikten en de Operations Manager, geef updates, feedback en bevorder teamverbindingen.
- Prioriteiten stellen: Coördineer en prioriteer de werklast van het team en escaleer feedback en verbeterpunten naar de Operations Manager.
- Optimalisatie: Verbeter de dagelijkse activiteiten van onze GSA door systemen te implementeren voor kantoorbenodigdheden, post en koeriersdiensten en budgettracking.
- Evenementenevaluatie: Evalueer het succes van evenementen en vergaderingen, en werk samen met de Senior Coördinator van Meetings and Events om de prestaties continu te verbeteren.
- Roosterplanning: Verantwoordelijk voor vakantie
- en roosterplanning, inclusief omslagplanning en training.
- Onboarding: Zorg voor een efficiënte instroom van nieuwe teamleden en vervangers, door onboardingplannen bij te houden en regelmatige check-ins te houden.

**Horeca en Kantoordiensten**
- Service-excellence: Werk nauw samen met GSA's en de Senior Coördinator Meeting & Events om het hoogste serviceniveau te garanderen voor alle vergaderingen en evenementen.
- VIP-bezoeken: Verantwoordelijk voor VIP- en Executive-bezoeken aan het kantoor en onderhoud contact met relevante belanghebbenden om hun ervaring uitzonderlijk te maken.
- Faciliteitenbeheer: Houd toezicht op de op-en afbouw van de eventlocatie voor grote evenementen en zorg voor een naadloze integratie van gastvrijheidsdiensten met bredere facilitaire activiteiten.
- Leveranciersrelaties: Fungeren als aanspreekpunt voor externe leveranciers en dienstverleners, en toezicht houden op de kwaliteit van de geleverde diensten.
- Speciale evenementen: Houd toezicht op speciale evenementen of initiatieven om de betrokkenheid, het welzijn en het moreel van werknemers te bevorderen.

**Communicatie en Rapportage**
- Budgetbeheer: Beheer budgetten en uitgaven met betrekking tot horecadiensten en zoek manieren om de uitgaven te verminderen.
- Rapportage: Woon wekelijkse vergaderingen bij en rapporteer alle updates, inclusief budgetten en teamfeedback. Meld serviceproblemen aan de Operations Manager.
- Relatiebeheer: Bouw en onderhoud nauwe relaties met relevante zakenpartners, inclusief Executive Assistants en taskforcegroepen.

**Gezondheid en Veiligheid**
- Veiligheidsborging: Voer brand-/noodevacuatieoefeningen uit samen met het bredere WPS-team en zorg voor naleving van gezondheids-, veiligheids
- en beveiligingsvoorschriften.
- Probleemrapportage: Meld GS&S-problemen aan de relevante POC- en WPS-manager en ontwikkelprocessen voor catering conform gezondheids
- en veiligheidsrichtlijnen.

**Aanvullende Rollen en Verantwoordelijkheden**
- Innovatie: Stimuleer continue innovatie van operationele normen en procedures op kantoor.
- Samenwerking: Werk samen met TechForce voor AV-ondersteuning en onderhoud en zorg voor een naadloze technische ervaring op kantoor.
- Informatiebeheer: Ondersteun en onderhoud alle REWS Hospitality-gerelateerde informatiebronnen en bouw sterke relaties op met de lokale kantoorgemeenschap.

**Wat bieden wij?**
- Een dynamische werkplek op de zuid-as van Amsterdam.
- Flexibele werktijden met ruimte voor evenementenorganisatie.
- Een contract voor 36-40 uur per week met uitzicht op een vast dienstverband.
- Een aantrekkelijk salaris van €3.000;
- tot €3.300;
- afhankelijk van opleiding en ervaring.
- Een uitstekend pakket secundaire arbeidsvoorwaarden, inclusief een, laptop (macbook), telefoonvergoeding, locatie gebonden bonus, 25 vakantiedagen en reiskostenvergoeding.
- Een levendige bedrijfscultuur die investeert in jouw groei door middel van training, cursussen, persoonlijke coaching en teamactiviteiten.

**Wie zoeken wij?**
- Jij bent een natuurlijke verbinder met een passie voor gastvrijheid.
- Jij hebt een flexibele instelling