Lead Coordinator Guest Services and Hospitality - Amsterdam, Nederland - Flexim Group SA

Beschrijving

Ben jij de ultieme gastheer of gastvrouw die altijd streeft naar perfectie en uitzonderlijke service? Heb je een passie voor het creëren van onvergetelijke ervaringen en het managen van een dynamisch team? Dan hebben wij de perfecte uitdaging voor jou in Amsterdam

**Functieomschrijving**:
Als Lead Coordinator Guest Services and Hospitality ben jij de spil van onze gastvrijheidsdiensten op het kantoor in Amsterdam. Jij zorgt ervoor dat onze gasten een vijfsterrenervaring krijgen en dat onze evenementen vlekkeloos verlopen. Je rapporteert direct aan de Operations Manager en bent verantwoordelijk voor het aansturen van het Guest Services-team en het Meetings and Events-team. Je onderhoudt relaties met leveranciers, coördineert evenementen, en zorgt voor effectieve communicatie en administratie. Bovendien borg je de naleving van gezondheids
- en veiligheidsvoorschriften en stimuleer je continue verbeteringen om de werkplekervaring te optimaliseren

**PEOPLE MANAGEMENT**:

- Directe supervisor voor het on-site team in Amsterdam zorgt te allen tijde voor een soepele dagelijkse bedrijfsvoering
- Vakantie
- en roosterplanning, inclusief dekkingsplanning en training in overeenstemming met WPS Manager en TFM AM
- Ondersteun de werving en onboarding van alle nieuwe teamleden, evenals bijscholing en training van het team
- Houd regelmatig wekelijkse vergaderingen met het team en breng eventuele operationele problemen of feedback ter sprake en zorg voor een goede communicatiestroom in het team
- Coördineer en prioriteer de werklast van het team en escaleer feedback naar de WPS Manager en TFM AM
- Voert dagelijkse controles van het kantoor uit om feedback en verbeterpunten aan het team te geven
- Verantwoordelijk voor de uitrol van alle REWS playbooks, richtlijnen en beleidsregels en deze communiceren naar het WPS-team

**HOSPITALITY & OFFICE SERVICES**:

- Zorg te allen tijde voor een schoon, opgeruimd en toonbaar kantoor en een naadloze werking
- Zorg voor de levering van het Salesforce-verfrissingsprogramma, inclusief budgetverantwoordelijkheid en wekelijkse rapportage aan de WPS Manager en Account Manager
- Zorg ervoor dat het team altijd een hoogwaardige service biedt in overeenstemming met de gedefinieerde Salesforce-normen en zorg voor een consistente uitvoering
- Neem de volledige verantwoordelijkheid voor alle VIP- en Executives-bezoeken aan het kantoor in Amsterdam en neem contact op met relevante belanghebbenden (zoals EA's) om ervoor te zorgen dat hun ervaring op kantoor uitzonderlijk is
- Verantwoordelijk voor alle Guest Services en voor elk spraakmakend of groot evenementverzoek
- Geef een maandelijkse rondleiding door het kantoor voor Salesforce New Hires, inclusief kantooropstelling, voorzieningen, basis H&S en beveiligingsstandaarden
- Beheer het Guest Service Team om ervoor te zorgen dat uitstekende klantgerichtheid wordt geleverd voor iedereen die door onze deuren loopt
- Verantwoordelijk voor de goede uitvoering van diensten of leveringen door externe leveranciers op kantoor

**FACILITAIR MANAGEMENT (FM)**:

- Fungeren als één aanspreekpunt voor alle harde diensten en facilitaire zaken en adequaat reageren op vragen
- Voer regelmatig onderhoudscontroles uit en zorg ervoor dat de documentatie up-to-date is.
- Coördineren van preventief onderhoud (PPM) en reparaties met benodigde partijen, zoals het gebouwbeheerteam of andere externe leveranciers
- Vergader regelmatig met de TFM-accountmanager, conciërgesupervisor en subleveranciers en geef regelmatig feedback om continue verbetering te garanderen
- Onderhoud relaties met het onderhoudsteam van gebouwen, verhuurder, leveranciers en leveranciersvertegenwoordigers
- Zorg ervoor dat alle bedrijfsbeveiligingsprocessen worden gevolgd met betrekking tot externe leveranciers en werk op locatie
- Coördineren van de lokale uitrol van wereldwijde WPS-initiatieven en -projecten onder leiding van de WPS Manager
- Zorg ervoor dat alle feedback van reparaties of harde services binnen 24 uur via de relevante kanalen wordt geëscaleerd
- Volledige verantwoordelijkheid voor salesforce's unieke snack
- en verfrissingsprogramma voor werknemers
- Blijf het verfrissingsprogramma verder ontwikkelen, zorgen voor variatie, gezonde voeding en inclusief seizoensspecials
- Verantwoordelijkheid voor het onderhouden en bijhouden van alle voorraad en inventaris in het kantoor in Amsterdam

**COMMUNICATIE & RAPPORTAGE**:

- Bouw en onderhoud sterke relaties met lokale kantoorgemeenschappen en interne belanghebbenden zoals CL EA's
- Geef informatie over nieuws, evenementen en aankomende wijzigingen van EWSK.
- Informeer over onderhoud of aanpassingen aan het kantoor om storingen te voorkomen of tot een minimum te beperken
- Wps-klanttevredenheidsonderzoeken, nieuwsbrieven en andere communicatie-initiatieven promoten en ondersteunen
- Communiceer IT-gerelateerde onderwerpen in samenwerking met de IT-afdeling Optreden als vertegenwoordiger voor het kantoor in Amsterdam in de w