- complex agendabeheer met zowel interne als externe afspraken, rekening houdend met efficiënte tijdsplanning;
- beleidsondersteunende werkzaamheden, zoals het nalezen, aanpassen en in routing brengen van bestuurlijke stukken;
- bijeenkomsten en vergaderingen organiseren;
- zorg dragen voor de digitale verwerking van in- en uitgaande post;
- overige algemene secretariële werkzaamheden voor het Bestuursbureau van de Universitaire Bestuursdienst, zoals aanschaf van kantoorartikelen, facturatie, toegang verlenen voor bepaalde mappen of sites;
- samen met je collega managementassistenten de kwaliteit en voortgang in processen en procedures binnen het secretariaat van het College van Bestuur bewaken, eventuele problemen oplossen en verbeteringen doorvoeren, en elkaar vervangen bij afwezigheid.
- hbo-werk- en -denkniveau;
- ruime werkervaring in een vergelijkbare rol als MA, PA of officemanager;
- uitstekende communicatieve en schriftelijke vaardigheden in het Nederlands en in het Engels;
- affiniteit en ervaring met digitalisering van werkprocessen, en je bent zeer bedreven met MS Office en Teams;
- een zelfstandige werkhouding en goede teamwerk vaardigheden;
- een oplossingsgerichte, stressbestendige en flexibele werkhouding.
- een interessante functie in het bestuurlijke hart van de Universiteit Utrecht, als onderdeel van een hecht en betrokken team;
- volop mogelijkheden om je te ontwikkelen in het programma LOS (Leren, Ontwikkelen, Samenwerken);
- een functie voor 12 maanden met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
- een werkweek van 32 tot 40 uur met een bruto maandsalaris van minimaal € 3.072,- tot maximaal € 4.103,- bij een fulltime dienstverband (schaal 8 van de cao Nederlandse Universiteiten);
- 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
- een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.
-
Regisseur Strategisch Portfolio
6 dagen geleden
Universiteit Utrecht Utrecht, NederlandFaculteit of dienst: Universitaire Bestuursdienst Afdeling: Bestuursbureau Uren per week: 36 tot 40 Uiterlijk reageren op: 10 maart 2024 Als gedreven portfolioregisseur ben je de drijvende kracht in het verder ontwikkelen en professionaliseren van portfoliomanagement. Binnen het ...
-
Bestuurssecretaris
1 week geleden
Universiteit Utrecht Utrecht, NederlandFaculteit of dienst: Universitaire Bestuursdienst Afdeling: Bestuursbureau Uren per week: 32 tot 40 Uiterlijk reageren op: 10 maart 2024 Als bestuurssecretaris bevind je je in het bestuurlijke hart van de Universiteit. Je zorgt voor procesmatige en inhoudelijke ondersteuning van ...
Managementassistent voor de Universiteitssecretaris - Utrecht, Nederland - Universiteit Utrecht
Beschrijving
Faculteit of dienst: Universitaire Bestuursdienst Afdeling: Bestuursbureau Uren per week: 32 tot 40 Uiterlijk reageren op: 29 februari 2024Ben jij een ondernemende en proactieve managementassistent die sterk is in plannen en overzicht houden, goed verbanden kan leggen en prioriteiten kan stellen? Lees dan verder, deze functie zou je goed kunnen passen.
Wat ga je doen?
Als managementassistent ondersteun je de Universiteitssecretaris en haar directe collega's. Dankzij jou worden afspraken snel gepland en is de juiste informatie beschikbaar voor afspraken. De Universiteitssecretaris is de leidinggevende van het , waarvan het bestuurssecretariaat onderdeel uitmaakt. Je houdt het hoofd koel op drukke momenten, pikt signalen op, legt onderlinge verbanden en hebt een hoog verantwoordelijkheidsgevoel. Je werkt nauw samen met de drie collega managementassistenten van de drie leden van het College van Bestuur. Je helpt elkaar waar nodig om de klus te klaren.
De overige werkzaamheden bestaan uit:
Wat breng je mee?
We zoeken een collega met humor en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen die discreet en integer is en het volgende meebrengt:
Wat bieden wij?
We bieden:
Naast de die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten kent de Universiteit Utrecht een aantal eigen regelingen. Zo zijn er afspraken over , verlofregelingen, regelingen op het gebied van en krijg je korting op software en andere IT-producten. Ook geven we je de ruimte om je arbeidsvoorwaarden uit te breiden via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden. Zo stimuleren we je graag om te blijven groeien. Kijk voor meer informatie op .
Over ons
Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk . Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. .
De (UBD) werkt aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht. Acht directies ondersteunen het bij het opstellen en uitvoeren van de jaarlijkse bestuursagenda, het vierjaarlijkse strategisch plan en bij het verlenen van diensten.
Het is onderdeel van het bestuursbureau dat de directe ondersteuning levert aan het College van Bestuur en de medezeggenschap. Het bestuurssecretariaat verzorgt secretariële, logistieke en coördinerende taken voor het College van Bestuur, de Raad van Toezicht, de Universiteitsraad, het Lokaal Overleg en andere organen op universitair niveau. Binnen het bestuurssecretariaat zijn de management assistenten van de drie leden van het College van Bestuur en de Universiteitssecretaris ondergebracht. De leidinggevende van het bestuurssecretariaat is Els Noorda.
Meer informatie
Neem voor meer informatie contact op met (hoofd bestuurssecretariaat) via of
Wij verzorgen zelf de werving voor deze vacature. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.
Sollicitatie
Als Universiteit Utrecht willen we een zijn voor iedereen. We waarderen medewerkers met diverse achtergronden, perspectieven en identiteiten, onder andere op het gebied van culturele, religieuze of etnische achtergrond, gender, seksuele oriëntatie, functiebeperking of leeftijd. We streven naar een veilige en inclusieve omgeving waarin iedereen kan floreren en waaraan iedereen kan bijdragen.
Heb je interesse om te solliciteren? Stuur je motivatiebrief en cv toe via de sollicitatieknop.
Uiterlijk reageren op 29 februari 2024.