Secretaresse gemeente Amsterdam - Randstad

    Randstad
    Randstad background
    Beschrijving

    We zijn op zoek naar een Allround Secretaresse die proactief en nauwkeurig onze organisatie kan ondersteunen. In de rol van Allround Secretaresse ben je verantwoordelijk voor het beheren van de agenda('s) van de projectleider(s), het plannen van afspraken, het monitoren van de e-mailinbox op urgente berichten, het signaleren hiervan aan de projectleider, en ervoor zorgen dat de documenten digitaal gereed zijn of beschikbaar zijn in IBABS. Daarnaast zorg je voor een efficiënte afhandeling van verzoeken en vragen die binnenkomen via telefoon en de gezamenlijke inbox van het secretariaat van het Actiecentrum Veiligheid en Zorg (AcVZ). Tevens bied je organisatorische en administratieve ondersteuning tijdens vergaderingen en bijeenkomsten. Je werkt zelfstandig en streeft er altijd naar om alles soepel te laten verlopen. Stressbestendigheid, het vermogen om prioriteiten te stellen en om te gaan met een hoge werkdruk zijn vanzelfsprekend voor jou.

    wat bieden wij jou
    • salaris tussen 3.014 en 4.244 bruto per maand
    • contract tot oktober zonder verlenging
    • voor 32 of 36 uur
    • werken voor de gemeente Amsterdam
    wie ben jij

    Herken je jezelf in het vogende profiel?

    • Mbo- of hbo-werkniveau
    • Minimaal 2 jaar ervaring in ondersteunende/secretariële functie met complex agendabeheer en mailboxen, bij voorkeur binnen de overheid
    • Bekend met MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
    • Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden
    • Aantoonbare ervaring in het organiseren en faciliteren van (netwerk)bijeenkomsten.
    wat ga je doen

    Dit zijn taken die je doet op een gemiddelde werkdag:

    • Applicatiebeheer (iBabs, VEHAA)
    • Opstellen van overzichten en bewaking van procedures
    • Vorming en ordening van dossiers
    • Organisatorische en administratieve ondersteuning bij vergaderingen en bijeenkomsten
    • Apparatuuronderhoud en storingsverhelping
    • Incidenteel opstellen van verslagen/notulen
    • Faciliteren van sollicitatieprocedures en beoordelingsprocessen voor AcVZ-medewerkers, inclusief gespreksplanning en follow-up
    • Organiseren van rondleidingen en werkbezoeken.
    waar ga je werken

    Je komt te werken op het Actiecentrum Veiligheid en Zorg

    • De werklocatie is Wibautstraat 6
    sollicitatie

    Ben je enthousiast over de baan? Reageer dan nu met een cv en motivatiebrief. Heb je vragen? We zien graag je sollicitatie tegemoet

    Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent.