Projectleider implementatie def-doc - The Hague, Nederland - Rijksoverheid

Beschrijving

De functionaris geeft leiding aan één van de 2 implementatieteams van het nieuwe documentmanagementsysteem (DMS) voor Defensie (DefDoc). Er zijn twee parallel werkende teams bestaande uit een projectleider, business analisten en I-adviseurs en een overkoepelend verandermanager. Omdat het DMS per defensieonderdeel wordt geïmplementeerd voert ieder team de komende drie jaar successievelijk in totaal drie à vier implementaties uit.
DefDoc is één van de projecten die binnen dit programma valt. Het nieuwe documentmanagement- en recordsmanagementsysteem (DMS/RMA) DefDoc is een intuïtief en gebruiksvriendelijk systeem dat aansluit bij de dagelijkse werkzaamheden en stukkenstromen. Het systeem vervangt de huidige oplossing Xpost. Het systeem dient bij te dragen aan de vindbaarheid van informatie en de traceerbaarheid van de totstandkoming van stukken, beleid en besluitvorming. Daarmee kan het als hulpmiddel dienen voor de politieke en maatschappelijke verantwoording en transparantie voor Defensie. In is binnen Defensie gestart met de realisatie van dit nieuwe DMS-/RMA-systeem. Go-Live bij de Bestuursstaf is voorzien in Q4.
Dit jaar starten we met de defensiebrede uitrol voor de overige defensieonderdelen. De zeven onderdelen die we onderscheiden, worden in drie jaar uitgerold en uiteindelijk zullen in ongeveer gebruikers van dit systeem gebruik maken. De werkzaamheden van de implementatieteams bestaan uit het vertalen van gebruikerswensen en eisen ten aanzien van gewenste DMS-/RMA-inrichting, analyseren, ontwerpen en uitwerken van processen in het DMS, analyseren en implementeren autorisatiemanagement, passend maken van opleidingsmaterialen en geven van opleidingen, ondersteunen bij documentatie, begeleiden van gebruikers bij ingebruikname.
Er wordt samengewerkt met het DefDoc-ontwikkelteam, verantwoordelijk voor het beheer en de doorontwikkeling op het gebied van ontwerpen, testen en releaseondersteuning.
De implementatieprojecten hebben raakvlakken met de transformatie-actieplannen die op gebied van informatiehuishouding per defensieonderdeel worden uitgevoerd op het gebied van strategie, structuur, personeel, proces en technologie.
De functionaris geeft leiding aan het aan hem/haar toegewezen (implementatie)team en draagt zorg voor planning, draagvlak en projectresultaten, middelen en besteding, kwaliteitsbewaking, het contact met stakeholders binnen de defensieonderdelen en binnen het programma, risicomanagement, rapportage, besluitvorming en evaluatie.

Wo-opleiding
- Een aanvullende specialistische opleiding op het gebied van informatiehuishouding, bedrijfskunde en/of organisatieontwikkeling is een pre;
- Prince2- of SAFe-certificering.
Ervaring:
- Wo-werk- en -denkniveau;
- Ervaring met project- en verandermanagement binnen een overheidsorganisatie;
- Ervaring op gebied van IT-systeemontwikkeling en systeemimplementatie;
- Ervaring met informatiehuishouding en een goed begrip van informatiemanagement, informatiesystemen en gegevensbeheer is een pre;
Competenties:
- Analyseren;
- Omgaan met weerstanden;
- Beïnvloeden;
- Initiatief;
- Communiceren;
- Samenwerken/motiveren;
- Omgevingsgericht;
- Organisatiebewustzijn;
- Resultaatgericht;
- Plannen en organiseren;
- Voortgangscontrole;
- Innovatief handelen.
Fysieke eisen:
-Voor de implementatie is contact met de gebruikersorganisatie noodzakelijk en wordt regelmatig aanwezigheid op locatie van een defensieonderdeel verwacht. Hiervoor wordt flexibiliteit gevraagd in werklocatie waaronder programma hoofdlocatie Den Haag en defensieonderdelen locaties als Den Helder, Utrecht, Volkel. Thuiswerken is mogelijk.

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Bovenop het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 8,33%, de zogeheten dertiende maand.
Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra verlofuren en/of adv-uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.
Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.
De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.
Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.