Management - / Office Assistent - Delft, Nederland - TU Delft

Beschrijving

Functieomschrijving

We zijn op zoek naar een enthousiaste management assistent voor de afdeling Cognitive Robotics (CoR). Als management assistent ben je onderdeel van een support team van vier collega's. Samen speel je een cruciale rol in het ondersteunen van de diverse onderzoeksteams binnen CoR en zorg je ervoor dat de dagelijkse activiteiten soepel verlopen. Er is veel te doen en geen dag is bij ons hetzelfde. Het takenpakket is afwisselend en dus heb je alle kans om jouw veelzijdigheid in te zetten en verder te ontwikkelen.

Je krijgt een zelfstandige functie in teamverband, met als belangrijkste werkzaamheden:

• Je bent het aanspreekpunt voor medewerkers, studenten, gasten en externen;
• Je organiseert afspraken die soms onmogelijk lijken, je maakt notulen van diverse overleggen en zorgt dat er een vergaderruimte beschikbaar is voor diegene die het vraagt;
• Je bent (mede) verantwoordelijk voor administratieve bedrijfsprocessen, onder andere op het gebied van personele zaken (aanstellingen en mutaties), financieel-administratieve zaken (bestellingen, facturatie en declaraties) en huisvesting (de juiste personen krijgen toegang tot de juiste ruimtes, je meldt het als de lift het weer eens niet doet);
• Je deelt kennis tussen collega's over actualisatie van processen waarbij je streeft naar constante verbetering in kwaliteit en doorlooptijd daarvan.
• Je verzorgt de catering bij diverse vergaderingen en evenementen;
• Je ondersteunt bij het up-to-date houden van onze website.

De taakverdeling en -prioritering gebeurt in onderling overleg met je collega's. Na afstemming voer je zelfstandig taken uit, toon je initiatief bij werkzaamheden die op je pad komen en bewaak je daarin acties/deadlines voor de voortgang. Dit is een rol waarin je uitstekend je capaciteiten en vaardigheden kunt laten zien en van toegevoegde waarde bent voor het onderwijs en onderzoek in de faculteit.

Je komt te werken op de afdeling Cognitive Robotics (CoR), een van de afdelingen van de faculteit Mechanical Engineering (ME). Cognitieve robotica gaat over het ontwikkelen van intelligentie in robots. De onderzoeksgroep Cognitive Robotics van de TU Delft richt zich vooral op hoe robots hun daaropvolgende acties het beste kunnen plannen en uitvoeren. Daarbij komen drie aspecten aan bod: waarnemen, denken en handelen. Als je het leuk vindt en er is tijd voor, kan je af en toe meedoen aan diverse onderzoeksexperimenten, waar je je onderzoekscollega's mee helpt.

Het TU Delft secretaressenetwerk organiseert regelmatig leerzame en leuke activiteiten, waardoor je op een eenvoudige manier wegwijs raakt binnen de TU Delft.

Functie-eisen

Zie jij jezelf deze rol met plezier en goed invullen? Dan herkennen we in jou de volgende competenties:

• Je hebt minimaal MBO (+) werk- en denkniveau;
• Je bent pro-actief en hebt een flexibele instelling;
• Je hebt organisatie- en improvisatietalent;
• Je bent communicatief vaardig zowel in het Nederlands als in het Engels (schriftelijk en mondeling);
• Je bent zorgvuldig en integer, kunt goed omgaan met mensen en vertrouwelijke informatie;
• Je bent nieuwsgierig, onderzoekend en hebt het vermogen om digitale/automatiseringsprocessen zelfstandig te verkennen en te gebruiken;
• Als professional weet je respectvol inhoudelijke feedback te geven, te ontvangen en te benutten.
• 'Last but not least' schakel je snel van de ene naar de andere taak en gedij je goed bij die afwisseling in je werk.

Arbeidsvoorwaarden

• De functie heeft een omvang van 24-32 uur (0.6 fte – 0.8 fte).
• Een salaris dat is gebaseerd op schaal 7 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met een minimum van € 2.693,-- en een maximum van € 3.636,-- bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
• Korting bij zorgverzekeraars.
• Flexibele werkweek.
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

TU Delft

De