Management assistent - Amsterdam, Nederland - RandStad

Beschrijving

Het AMC in Amsterdam zoekt een secretaresse voor de afdeling Radiologie en Nucleaire Geneeskunde Heb jij ervaring als secretaresse en ben jij op zoek naar een functie in een team met 7 secretaresses? Lees dan snel verder

• Schaal 8: € 3.202 tot € 4.259
• Op contract of tijdelijk starten
• AMC en VU in Amsterdam
• 32-36 uur

Jij bent een management assistent met een aantal jaar werkervaring Je hebt affiniteit met de zorg en je krijgt energie van het schakelen met stakeholders op verschillende niveaus. Verder herken jij jezelf ook in het merendeel van onderstaande vereisten;

• Minimaal HBO werk- en denkniveau en relevante werkervaring in een soortgelijke functie.
• Ervaring op het gebied van digitale systemen waaronder Office365 alsmede digitale archivering.
• Je voelt je prettig in een drukke en zelfstandige functie, waarbij regelmatig een beroep wordt gedaan op je flexibiliteit en probleemoplossend vermogen.
• Je hebt goede contactuele eigenschappen en beweegt je daardoor makkelijk tussen verschillende lagen in de organisatie. Daarnaast heb je een goed gevoel voor verhoudingen.
• Je bent proactief, accuraat en stressbestendig; je kunt prioriteiten stellen, neemt graag initiatief en schakelt makkelijk tussen een verscheidenheid aan werkzaamheden.
• Je haalt plezier uit het coördineren en ondersteunen van projecten
• Integriteit. Vertrouwelijke informatie blijft bij jou vertrouwelijk.

Als managementassistent bij de afdeling psychiatrie van Amsterdam UMC ben je onderdeel van het secretariële team van de afdeling. Je bent in de eerste plaats verantwoordelijk voor de secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning voor het afdelingshoofd. Hierdoor weet je wat er speelt, heb je overzicht en een signalerende rol Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• De planning en verslaglegging van interne overleggen op management team niveau en het bewaken en coördineren van de daaruit voortkomende actie punten.
• Het beheren/bewaken van verschillende agenda's.
• Het verzamelen van informatie ter voorbereiding van besluitvormingen en het bieden van administratieve en secretariële ondersteuning bij de uitvoering van besluiten.
• Een coördinerende rol binnen het secretariaat (locatie overstijgend) op het harmoniseren en organiseren van werkzaamheden.
• Het signaleren van knelpunten en verbetervoorstellen doen om de secretariële processen te verbeteren en/of anders in te richten in samenwerking met de manager bedrijfsvoering
• De administratieve en organisatorische afhandeling van afdeling gerelateerde zaken zoals de indiensttreding van nieuwe medewerkers, gast-toelatingen en het bijhouden van autorisaties.
• Het zelfstandig organiseren van bijeenkomsten en het hierbij aansluiten van de juiste collega's of externen.
• Overige secretariële en administratieve werkzaamheden (facturen, ICT-aanvragen, adhoc zaken).Het waarnemen van collega's bij afwezigheid.

De afdeling psychiatrie van Amsterdam UMC biedt academische patiëntenzorg, ontwikkelt innovatief wetenschappelijk onderzoek, biedt opleiding aan psychiaters en psychologen en draagt bij aan het onderwijs voor studenten geneeskunde en verpleegkunde. Het is een dynamische afdeling die volop in ontwikkeling is. Je komt te werken in een team van 8 secretaresses die allemaal verantwoordelijk zijn voor hun eigen deel binnen het secretariaat. Maar bij afwezigheid kunnen jullie de werkzaamheden van elkaar overnemen. Binnen deze functie heb je geen patiëntcontact maar werk je wel veel samen met behandelaars en zorgmedewerkers.

• Per 1 mei 2024 vindt er een salarisverhoging plaats van 4% conform CAO afspraken.
• Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract.
• Daarnaast ontvang je onder andere 8,3% eindejaarsuitkering en 8% vakantietoeslag.
• Gratis en onbeperkt toegang tot onze online leeromgeving GoodHabitz.
• Pensioenopbouw bij het ABP, waarvan 70% de premie betaald wordt.
• Een (gedeeltelijke) vergoeding van je OV-reiskosten. Kom je liever op de fiets? Dan hebben ze een goede fietsregeling.
• Een actieve personeelsvereniging én Jong Amsterdam UMC vereniging, die beide leuke(sportieve) activiteiten en evenementen organiseren.
• De mogelijkheid om na een gedegen inwerkperiode in overleg voor één dag per week thuis te werken.

Wil jij meer weten over onze vacatures of voldoe je aan onze eisen en wil je graag vrijblijvend een intake doen? Reageer vooral We komen graag met je in contact.