Management Ondersteuner - The Hague, Nederland - Rijksoverheid

Beschrijving

ls Management Ondersteuner ben je verantwoordelijk voor een breed pakket aan taken. Je biedt secretariële ondersteuning aan de Divisie. Je houdt het overzicht, stelt prioriteiten en behoudt de regie over je eigen agenda en die van de personen die je ondersteunt. Je beheert nauwkeurig en complexe agenda's en e-mailverkeer. Je verwerkt inkomende en uitgaande post en speelt een representatieve rol in het aannemen en behandelen van telefoonverkeer, en het ontvangen en begeleiden van gasten. Je zorgt voor een snelle en effectieve afhandeling van vragen en acties die voortkomen uit mail- en telefooncontact.

Daarnaast organiseer je vergaderingen, plan je afspraken en regel je indien nodig vervoer, parkeerplaatsen en hotelovernachtingen. Je bent betrokken bij logistieke activiteiten en leveringen. Je hebt zowel intern als extern contact, bijvoorbeeld met leveranciers en Rijksbrede opdrachtgevers. Ook ben je verantwoordelijk voor de registratie van zaken zoals ziekmeldingen, het klaarzetten en archiveren van vergaderstukken, en mogelijk het notuleren van vergaderingen.
Als onderdeel van het team van managementassistenten zorg je er samen met je collega's voor dat het werk wordt gedaan. Je behoudt het overzicht en vangt elkaars werkzaamheden op bij afwezigheid door ziekte, vakantie of piekbelasting.

Zonder werkervaring als management ondersteuner of een soortgelijke functie zul je helaas niet in aanmerking komen voor deze sollicitatie.

Competenties:

Ben jij een teamspeler en dienstverlenend naar opdrachtgevers en stakeholders? Ben je flexibel, stressbestendig en gedij je goed in een dynamische omgeving die voortdurend in ontwikkeling is? Heb je een professionele, integere en proactieve houding, en kun je vertrouwelijke informatie en documenten goed beheren? Begrijp je dat de manier waarop je dingen doet net zo belangrijk is als wat je doet? Haal je voldoening uit de vele interacties met collega's en het gezamenlijk behalen van resultaten?

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Herplaatsingskandidaten en verplichte van werk naar werk kandidaten niet zijnde van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat en het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit dienen een aanwijzingsbesluit van het bevoegd gezag toe te voegen aan de sollicitatie.

Na sluitingsdatum zal de vacaturetekst en de gegevens van de vacaturehouder online niet meer zichtbaar zijn. Om te voorkomen dat je deze moet opvragen, verzoeken wij je de vacaturetekst te downloaden en te bewaren.

Heb je (nog) geen vast dienstverband als rijksambtenaar, dan start je met een tijdelijk dienstverband met uitzicht op vast.

Een assessment kan onderdeel zijn van het selectieproces. Na de periode van de tijdelijke arbeidsovereenkomst is de intentie de overeenkomst voor onbepaalde tijd voort te zetten. Direct een contract voor onbepaalde tijd behoort tot de mogelijkheden.

DICTU maakt dat het werkt, werk jij mee?