Management Assistent - Lelystad, Nederland - Provincie Flevoland

Beschrijving

32 – 36 uur| MBO | Min. €2231,73 – Max. €3130,54

Ben jij in een kei in agendabeheer en een ster in het notuleren van vergaderingen? Binnen ons expertiseteam Informatievoorziening (IV) zijn we op zoek naar een proactieve collega die het leuk vindt om mee te denken en het IDU (instroom, doorstroom en uitstroom) proces te coördineren. Lees snel verder voor meer informatie en hopelijk zien we je snel op ons provinciehuis in Lelystad

Jouw toekomstige baan als Management Assistent(e)?

Geen dag is hetzelfde als Management Assistent(e). De ene dag houd jij je bezig met het voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen en de volgende dag ben jij je bezig met het organiseren van evenementen. Dit is nog maar een kleine greep uit de dagelijkse werkzaamheden, want jij gaat je ook bezig houden met de onboardingsprocessen van onze externe inhuur, het organiseren van trainingen en het organiseren van vieringen binnen het expertiseteam. Natuurlijk assisteer je ook bij adhoc- werkzaamheden.

Als management assistent(e) ontzorg je primair de manager Informatievoorziening. Daarnaast schakel je veel met collega's van andere expertiseteams. Jij zorgt namelijk dat de afspraken zijn afgestemd en de stukken zijn verzameld voor de geplande overleggen. In deze functie heb jij de touwtjes in handen en zorg jij ervoor dat alles tot in de puntjes is geregeld, zowel binnen het expertiseteam IV als andere expertiseteams binnen de provincie. Ook buiten het organisatie-onderhoud je regelmatig contact met vergaderlocaties, gemeentes en andere provincies. Je organiseert zelfstandig informatiebijeenkomsten, presentaties en in samenspraak met de manager zet jij je proactief in bij de organisatie van events en uitjes.

Waar kom je te werken?

Het expertiseteam Informatievoorziening bestaat uit 6 teams: Informatievoorziening, Functioneel Beheer, Technisch Beheer, Backoffice en Informatiebeheer (DIM). Deze teams worden aangestuurd door een manager. Daarnaast raakt een groot deel van de werkzaamheden van dit expertiseteam de opgave Digitalisering en heb je in die hoedanigheid ook te maken met de Opgavemanager Digitalisering. Binnen dit expertiseteam werken ca. 50 collega's.

Je komt te werken in het team Informatievoorziening en je gaat samenwerken met twee collega's, zij zijn onderdeel van het expertiseteam Facilitair & Evenementen. Zij ondersteunen het management van de verschillende expertiseteams.

Wat breng je mee

Voor deze vacature zoeken we iemand die goed het overzicht kan behouden, iemand die communicatief vaardig is, zelfstandig kan werken, maar ook graag in een team werkt. Je beheert de administratieve processen van collega's binnen de provincie Flevoland, dus je weet goed prioriteiten te stellen en je verliest zelden het overzicht.

Ondanks dat het soms hectisch kan zijn, werk je ordelijk, met oog voor detail en denk je het liefst een paar stappen vooruit. Verder heb je:

• Mbo+ werk- en denkniveau, met een afgeronde opleiding binnen het vakgebied.
• Ruime ervaring in een vergelijkbare functie. Bij voorkeur affiniteit met het vakgebied ICT/Informatievoorziening.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden in de Nederlandse taal en goede kennis van de Engelse taal.
• Je hebt uitstekende digitale vaardigheden in o.a. Outlook, MS Office applicaties, eventueel aangevuld met digitale informatiesystemen.
• Je bent proactief, zoekt graag de samenwerking op binnen, maar ook zeker buiten jouw expertiseteam.
• Je kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie en je ontzorgt de leidinggevende van jouw expertiseteam.
• Beschikbaarheid op vrijdag en bij voorkeur ook op maandag.

Wat bieden wij jou

• Een salaris van minimaal €2.231,73 en maximaal €3.130,54 (schaal 6) bruto per maand bij een 36-urige werkweek, afhankelijk van ervaring en opleiding.
• Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals het Individuele Keuze Budget van 22,37% boven op je maandelijkse salaris, de mogelijkheid om extra vakantiedagen bij te kopen, een goede pensioenregeling, een laptop van de zaak en een NS Business Card.
• Een persoonlijk opleidingsbudget van €5.000 voor 5 jaar.
• Een dienstverband voor 1 jaar met bij goed functioneren uitzicht op een vaste aanstelling.
• Een werkplek op 2 minuten lopen van station Lelystad.

Meer informatie en reageren

Enthousiast geworden na het lezen van de vacature? Reageer dan voor zondag 19 mei via de sollicitatiebutton. Wij ontvangen graag je cv en motivatiebrief.

Wil je eerst meer weten over deze vacature, dan kun je contact opnemen met Anneke de Boer (Recruiter) via of Ook mag je contact opnemen Krista Besamusca (hoofd expertiseteam Informatievoorziening) via