Job Titlevirtual - Rotterdam, Nederland - We Love SaaS

Beschrijving

Als ‪Personal Assistant‬ ben jij een go-getter, betrouwbaar, zeer sociaal, proactief, communicatief sterk en een echte organisator. Je hebt gevoel voor het werken met digitale tools. Wil je (voornamelijk) vanuit huis werken, ben je 20-32 uur per week beschikbaar en wil je de 20-32 uur binnen de ruimte van de werkzaamheden flexibel indelen? Dan is dit jouw nieuwe baan

Als Personal Assistant word je de rechterhand van de Johan, oprichter van We Love SaaS en host van de We Love SaaS podcast. Jouw hoofdtaken en verantwoordelijkheden zijn:

- **Agendabeheer**; jij beheert de agenda van Johan en zorgt dat alle afspraken nauwkeurig wordt vastgelegd. Jij zorgt voor een juiste planning en organiseert het opvolgen van taken. Je bewaakt de jaarplanning, organiseert de kwartaalplanning en zorgt ervoor dat projecten op tijd afgerond worden. Je zorgt voor het tijdig signaleren van mogelijke issues en lost eventuele bottlenecks in de planning op een adequate manier op.
- **E-mail beheer**; je beheert de mailboxen van Johan en zorgt ervoor dat elke mail op de juiste manier wordt opgevolgd. Vanuit de mailbox zorg jij ook voor het stellen van de juiste prioriteiten. Je gebruikt hiervoor handige apps om workflows te automatiseren, maar geeft afzenders van mails de persoonlijke aandacht die nodig is om communicatie correct te laten verlopen. Vanzelfsprekend ga jij integer met alle informatie om.
- **Inkomende berichten**; je beheert de overige inboxen (zoals LinkedIn) en zorgt dat elk bericht een passende opvolging krijgt. Waar mogelijk handel je het bericht meteen zelf af en waar nodig wijs je een actie toe aan Johan.
- **Lichte projectmatige taken**; de werkzaamheden van Johan vragen regelmatig om ad hoc ondersteuning, waar jij accuraat en vakkundig op inspeelt. Jij voelt goed aan wanneer bepaalde zaken voorrang krijgen, ten opzichte van bestaande werkzaamheden. Je bent goed in staat overzicht te creëren en speelt proactief in op de (aankomende) werkzaamheden.
- **Organiseren van een podcast planning**; je verwerkt inkomende verzoeken voor podcast-deelname en beheert de longlist van mogelijke podcast gasten. In de maandelijkse podcast-meeting maak je samen met Johan een planning voor de opnames van de volgende maand en nodig je gasten uit voor de opnames. Alle communicatie omtrent het realiseren van een podcast opname neem jij voor je rekening, zodat Johan zich volledig kan richten op een goede inhoudelijke voorbereiding en gesprek.
- **Social media management**; elke maand neem je deel aan de marketing meeting, waarin je ideeën en afspraken vastlegt en omzet in concrete acties. Je ziet erop toe dat alle content en campagnes op het afgesproken moment live gaan.
- **Ondersteuning bij content creatie en promotie**; je helpt Johan en het team met het creëren van tekst en audiovisuele content, door externe specialisten aan te sturen en te zorgen dat alle content op tijd, conform specificaties en binnen budget beschikbaar is.

**Over de uitvoering van het werk**

In je rol als Personal Assistant bewaar je overzicht en schep je de ideale voorwaarden voor Johan om zich te richten op zijn meest kritische taken. Een goed bijgewerkte mailbox en goed geplande agenda zijn hierin cruciaal.

Je werkt vooral vanuit huis. Tijdens je inwerkperiode bespreken we een werkschema dat het best past bij de uitvoering van de werkzaamheden. Je werkt 20 uur (of meer, in overleg) per week, waarvan minstens elke dag 1 uur om de controle over de planning te houden. De invulling van de overige uren kun je grotendeels naar eigen inzicht uitvoeren. Hierdoor heb je veel vrijheid om je werk te combineren met je vrije tijd.

**Als Personal Assistant krijg jij bij We Love SaaS**:

- Een zelfstandige en uitdagende baan waarin jij het verschil kan maken;
- Een plek in een dynamische omgeving, waarin je veel contacten onderhoud met relaties in Nederland en daarbuiten;
- Een marktconform salaris, passend bij jouw werkervaring;
- Ruimte om jezelf te ontwikkelen (opleidingen en trainingen);
- Veel vrijheid in de manier waarop je jouw werkweek indeelt;
- Een MacBook en iPhone.

**Wat we van je verwachten**:

- Je bent mínimaal 20 uur per week beschikbaar en vind het fijn om je werk grotendeels vanuit huis te doen;
- Je bent een echte regelaar en pakt werk zeer zelfstandig op;
- Je hebt mínimaal een MBO+ diploma, bij voorkeur in een relevant vakgebied (management assistent);
- Je bent handig met tools als Slack, Asana, Trello en je bent helemaal thuis in Google Drive;
- Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
- Je hebt affiniteit met IT, werkervaring binnen dit gebied is een pré;
- Je bent communicatief vaardig, enthousiast en bent bereid om nieuwe vaardigheden aan te leren;
- Je weet een goede balans te vinden tussen high performance (efficiency) en een warme, vriendelijke omgang met collega's en relaties.

De contracttermijn is 7 maanden. Je hebt uitzicht op een vaste aanstelling.

Soort dienstverband