Project Management Ondersteuner Toeslagen - Utrecht, Nederland - Dienst Toeslagen

Beschrijving

De Dienst Toeslagen is sterk gegroeid. Hierdoor is ook de behoefte aan (project) ondersteuning toegenomen. Als Projectmanagementondersteuner bij de Dienst Toeslagen (standplaats Utrecht/hybride) draag jij bij aan onze transitie van een goed werkende uitvoeringsorganisatie naar een publieke dienstverlener. In deze functie ben jij verantwoordelijk voor het beheren van agenda, de documentenstroom van projecten, het organiseren van bijeenkomsten en het coördineren de informatiestromen binnen de directie Mensen, Middelen en Communicatie

Dit doe je bij Toeslagen

Jij gaat aan de slag als Projectmanagementondersteuner binnen het cluster Directie- en Projectondersteuning. Van daaruit ondersteun je één of meerdere managers (een (plaatsvervangend) afdelingshoofd of directeur). Zo handel je e-mails af en beheer je agenda's. Ook bereid je diverse bijeenkomsten tot in de puntjes voor; van vergaderingen en projectbijeenkomsten tot bijvoorbeeld een medewerkerspanel en crisismanagementoefening. Je zorgt dat collega's en eventuele externen van de details op de hoogte zijn, boekt vergaderzalen en regelt de catering. Voorafgaand aan een bijeenkomst verzamel je de stukken en vul je zaken aan in het systeem iBabs. Ook tijdens bijeenkomsten ben je van de partij, bijvoorbeeld door de verslaglegging (acties, besluiten) op je te nemen.

Waar je nog meer mee aan de slag gaat? De opmaak van presentaties en/of rapportages en de eenvoudige redactie van ambtelijke stukken voor collega's. Ook ondersteun je bij bedrijfsvoeringactiviteiten, bijvoorbeeld door overzichten op te stellen en taken op het gebied van inhuur, inkoop en bestellingen (via SAP) op je te nemen. Als projectmanagement ondersteuner ben je ook aangesloten bij verschillende projecten. Zo ondersteun je projectgroepen bij het inplannen en organiseren van verschillende workshops of trainingen. Of kan je betrokken zijn bij de implementatie van een nieuw documentatiesysteem. De projectwerkzaamheden variëren per project en afdeling, dat maakt het werk veelzijdig. Met andere woorden, een mooie functie waar je echt het verschil kunt maken

Een bijzondere baan, omdat...

We mede door jou onze werkprocessen binnen de directie soepel laten verlopen.
We bij de directie Mensen, Middelen en Communicatie oog hebben voor jou en je collega's: we letten op ontwikkeling, veiligheid, werkdruk en een goede balans tussen werk en privé.
Geen werkdag hetzelfde is Het ene moment bereid je een vergadering of crisismanagementoefening voor, het andere moment verwerk je facturen in SAP.
Je de vrijheid krijgt om je werk zelfstandig in goede banen te leiden.

"Het verschil maken voor de manager en het team. Zorgen dat de randzaken in goede banen geleid worden en alles soepel georganiseerd is. Zodat het team zich maximaal kan focussen op het werk. Ik haal voldoening uit het bereiken van onze gezamenlijke successen, daarbij ben ik actief op de achtergrond. Van collega's krijg ik complimenten over mijn werk en dat zorgt er mede voor dat ik veel voldoening haal uit mijn bijdrage aan Toeslagen"

Jolanda, managementondersteuner.

Wanneer past deze baan bij je?

Je hebt mbo-/hbo-werk- en –denkniveau.
Je hebt zeer ruime relevante werkervaring
Je spreekt en schrijft goed Nederlands.
Je weet je weg te vinden in digitale systemen en maakt hier optimaal gebruik van.
Je hebt oog voor functionele verhoudingen, belangen en gevoeligheden, en weet snel te schakelen tussen diverse onderwerpen.
Je hebt bij voorkeur kennis van de ondersteuning van programma's en projecten.

Jouw competenties

Plannen en organiseren
Voortgangscontrole
Samenwerken
Klantgerichtheid
Flexibiliteit

De afdeling - Directie Bedrijfsvoering DG Toeslagen

De Directie Mensen, Middelen en Communicatie houdt zich bezig met het doorvertalen van het rijksbrede en departementale beleid en maakt het toepasbaar voor Dienst Toeslagen zodat management en medewerkers hun werkzaamheden zo optimaal mogelijk kunnen doen. De focus hierbij ligt op een effectieve en efficiënte inzet van de beschikbare mensen en middelen om de doelstellingen van Dienst Toeslagen te kunnen realiseren. Hierbij letten we onder andere op ontwikkeling, veiligheid, werkdruk en een goede balanstussen werk en privé.

De organisatie
Toeslagen

Dienst Toeslagen maakt vitale voorzieningen voor iedereen betaalbaar. Dát is onze missie

Miljoenen mensen in Nederland krijgen een of meer toeslagen die voor hen onmisbaar zijn om de kosten te betalen van de zorgverzekering, de zorg voor kinderen en ruimte om te wonen. Dienst Toeslagen draagt bij aan financieel gezonde huishoudens door het uitkeren van deze toeslagen. Zo heeft iedereen in onze maatschappij toegang tot de meest vitale voorzieningen. Drie vragen staan centraal in ons werk en vormen het kompas in ons dagelijks handelen: Is het rechtvaardig? Doen we het samen? Zijn we aanspreekbaar?

Bij Dienst Toeslagen gebeurt veel. We werken met hart en ziel aan herstel van de kinderopvangtoeslagen. En daarnaast gaat het reguliere werk voor de huur-, zorg- en andere toeslagen onverminderd door. We trekken lering uit wat beter kan. Toeslagen maakt de komende jaren dus een sterke ontwikkeling door. Naar de best mogelijke dienstverlening voor burgers. Met medewerkers die weten hoe dat moet. Maatwerk waar kan. Toezicht waar moet.

Bijzonderheden

We ontvangen je brief en cv graag in een Word- of PDF-bestand. Neem in de bestandsnaam jouw voor- en achternaam op. Als je een beroep doet op een voorrangspositie, stuur dan ook een kopie van die kennisgeving mee.

Onze selectieprocedure voor deze functie ziet er als volgt uit:

Allereerst wordt beoordeeld of een voorrangskandidaat binnen de Rijksoverheid in aanmerking komt voor deze functie.
Daarna wordt beoordeeld of jouw cv en motivatiebrief voldoen aan de gestelde functie-eisen.
Inde ochtend van 14 mei vinden de selectiegesprekken plaats. Het eventuele 2e gesprek op 15 mei. De instroomdatum is 1 juli.

Onderaan deze vacature vind je meer uitleg over de stappen die je doorloopt in de sollicitatieprocedure.

De voorkeur gaat uit naar kandidaten die het meest aansluiten bij het opgestelde profiel. Dit heeft betrekking op zowel de genoemde kennis en werkervaring als op het opleidingsniveau. Vermeld deze daarom duidelijk in je cv.

Dienst Toeslagen zet zich in voor de banenafspraak: zoveel mogelijk banen realiseren voor mensen met een arbeidsbeperking. Val jij in deze doelgroep? Wij zullen je ondersteunen zodat je optimaal kunt functioneren, en daarmee jouw bijdrage aan Nederland kunt leveren. Of het nu gaat om aanpassingen op je werkplek, bepaalde voorzieningen in het vervoer of bijvoorbeeld vergoedingen van het UWV: samen met jou, je leidinggevende én een jobcoach gaan wij kijken naar jouw kwaliteiten en mogelijkheden om een passend werkpakket uit te voeren. Wil jij weten of je hierbij hoort en wat dit exact betekent voor jou? Lees hier meer.

Een (online) voorselectietest en/of een assessment kan deel uit maken van de sollicitatieprocedure, evenals het maken van een casus, het opvragen van referenties en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, (zoekmachines) en sociale netwerken.

Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten. Na sluitingsdatum is het niet meer mogelijk om je sollicitatie in behandeling te nemen. Houd er rekening mee dat het solliciteren technische problemen met zich mee kan brengen. Wacht hiermee dus niet tot het laatste moment.

Wanneer je solliciteert op een functie maak je eenmalig een account aan. Met je account kan je de status van je sollicitatie inzien.