Bestuurssecretaresse - Rotterdam, Nederland - Nautilus International

Beschrijving

**Nautilus International is op zoek naar een** **bestuurssecretaresse (35 uur per week)**

**Organisatie**

**Ons kernkompas is**:
**Nautilus International is een vakbond van en voor maritieme professionals verenigd op basis van vaktrots, ons unieke beroep en vakmanschap. In een snel veranderende omgeving staat bestaanszekerheid voor ons voorop. Als energieke veerkrachtige vakbond komen wij hier samen voor op.**

Nautilus NL, als onderdeel van Nautilus International, maakt zich sterk voor goede arbeidsvoorwaarden. arbeidsomstandigheden en vakmanschap in de maritieme sectoren. Onze leden staan centraal. De maritieme sectoren zijn grenzeloos en kennen vele nationale en internationale uitdagingen. Daarom is het belangrijk dat er een sterke internationale vakbond is die opkomt voor de werknemers in de koopvaardij, offshore, waterbouw, binnenvaart en aanverwante walbedrijven. Onze focus ligt daarom op ledenwerving, kaderopbouw, zichtbaarheid en strijdbaarheid. We combineren activerend vakbondswerk met belangenbehartiging.

Nautilus International heeft kantoren in Londen, Wallasey, Rotterdam, Basel en Antibes en beweegt zich op een internationaal werkterrein. In Nederland is Nautilus lid van de FNV en gevestigd in Rotterdam waar ongeveer 25 mensen werkzaam zijn.

**Wat ga je doen? **Als bestuurssecretaresse geef je secretariële, organisatorische en administratieve ondersteuning aan de (Hoofd)bestuurders van Nautilus International. Jij weet als geen ander te ontzorgen en te faciliteren en stelt het (Hoofd)bestuur in staat om hun werkzaamheden goed, tijdig en volledig uit te voeren.

Je bent altijd op de hoogte van wat er binnen de organisatie speelt. Je beheert de complexe agenda's en mailboxen, je onderhoudt veel in
- en externe contacten en organiseert (mede) interne en externe events zoals bv onze jaarvergadering. Je hebt een actieve rol waarbij je ondersteuning biedt bij de diverse overlegstructuren. Je notuleert onze bestuursoverleggen en doet diverse ondersteunende en voorbereidende werkzaamheden voor onze overeenkomsten en voor vergunningen die wij verlenen. Zodat de (hoofd)bestuurder optimaal is ondersteund en de belanghebbenden goed zijn geïnformeerd.

In dit werk krijg je met uitdagingen te maken. Je weet hier gemakkelijk op in te spelen en houdt het hoofd koel, jouw eerste antwoord is 'dat gaan we regelen'. Je bent dus oplossingsgericht.

**Jouw taken zijn**:

- Complex agendabeheer, prioriteert de uitnodigingen en verzoeken en handelt deze af:

- Je organiseert vergaderingen en controleert of de gemaakte afspraken worden nageleefd en deadlines gehaald worden;
- Organiseren van events. Je faciliteert de afspraak, ruimte en zorgt ervoor dat de agendastukken gereed zijn. Daarnaast zorg je voor eventuele opvolging van actiepunten;
- Boeken van reizen;
- Notuleren van vergaderingen, maakt verslagen, besluitenlijsten en/of samenvattingen en verspreidt deze;
- Ondersteuning aan de Governance van de vereniging;
- Ondersteuning en voorbereidende werkzaamheden ten aanzien van de overeenkomsten en vergunningen;
- Alle overige voorkomende werkzaamheden;
Je rapporteert rechtstreeks aan het Hoofd Bedrijfsvoering.

**We zoeken een collega die**:

- MBO+/HBO werk
- en denkniveau heeft met een voor deze functie relevante opleiding (bv Schoevers) of ervaring;
- Pro-actief en initiatiefrijk is en een hands-on mentaliteit heeft;
- Positief en oplossingsgericht denkt;
- Beschikt over een flinke portie flexibiliteit;
- Beschikt over goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden; Stressbestendig en servicegericht is ingesteld;
- Zorgvuldig en accuraat werkt;
- Uitstekende kennis heeft van de Nederlandse en goede beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift;
- 4-6 jaar werkervaring in een gelijksoortige functie;
- Beschikt over uitstekende digitale vaardigheden;
**Wat bieden wij**:

- Salaris afhankelijk van werkervaring op basis van de CAO FNV organisaties; min. € 2953 en max. €4173
- 228 uren verlof op jaarbasis (bij een fulltime aanstelling);
- vakantiegeld (8,33%) en 13de maand (8,33%)
- Reiskostenvergoeding (23 cent per km tot max. 50 km enkele reis of OV vergoeding);
- 35 uur per week (waarbij de woensdag een must is);
- Laptop en mobiel van de zaak;
- Het betreft vooralsnog een tijdelijke project aanstelling voor 12 maanden;
**Wil je meer weten?**

**Reageren**

Soort dienstverband: Fulltime

Salaris: €2.953,00 - €4.173,00 per maand

Secundaire arbeidsvoorwaarden:

- Pensioen
- Reiskostenvergoeding

Soorten aanvullende vergoedingen:

- 13e maand
- Vakantiegeld

Werklocatie: Hybride werken in 3067 KX Rotterdam