Facilitair Servicedeskmedewerker - Rotterdam

Over de functie · In het kort: Je gaat als facilitair servicedeskmedewerker meldingen en vragen coördineren, collega's en leveranciers aansturen, administratieve taken uitvoeren en zorgen voor een goed functionerende, veilige en prettige leefomgeving binnen tijdelijke opvanglocat ...

Functieomschrijving

Over de functie

In het kort: Je gaat als facilitair servicedeskmedewerker meldingen en vragen coördineren, collega's en leveranciers aansturen, administratieve taken uitvoeren en zorgen voor een goed functionerende, veilige en prettige leefomgeving binnen tijdelijke opvanglocaties.

Als facilitair servicedeskmedewerker ben je de spin in 't web als het gaat om vragen op facilitair gebied. Deze functie vraagt om een proactieve, stressbestendige en servicegerichte medewerker, die het leuk vindt om te werken in een zeer dynamische werkomgeving. Zo draag je bij aan een fijne goed geordende werk- en woonomgeving voor jouw collega's en de vluchtelingen.

Jouw functie

Als facilitair servicedeskmedewerker ondersteun en ontzorg je de coördinator facilitair en de facilitair locatiemanagers Je bent samen met collega servicedeskmedewerkers het eerste aanspreekpunt voor alle meldingen die binnenkomen en zorgt voor een goede coördinatie van al deze vragen. Dit zijn veelal (storings)meldingen, maar kunnen ook vragen en/of wensen zijn. Elke melding wordt gecontroleerd op volledigheid en duidelijkheid. Je durft door te vragen, indien de probleem- of vraagstelling niet goed geformuleerd is, totdat jij duidelijk hebt wat het probleem is. Vragen of meldingen handel je zelfstandig af door uit te zoeken wie verantwoordelijk is of zet je door naar de huismeester of een externe leverancier. Complexere situaties zet je door naar de facilitair locatiemanager of escaleer je naar de juiste persoon. Vervolgens zet je de juiste lijnen uit om de melding af te handelen en houdt de aanvrager op de hoogte van de voortgang. Je communiceert met collega's, accounthouders, sociaal beheerpartijen en leveranciers.

Het is belangrijk dat je het overzicht houdt over alle meldingen. Staat een melding te lang open dan bel of mail je de uitvoerder en zorg je dat het alsnog geregeld wordt. Is de melding afgehandeld dan koppel je dat terug aan de melder.

Je Hebt Dus Een Echt Cruciale Rol, Bent Veelzijdig Bezig En Jouw Taken Zijn Zeer Verschillend. Je Bent Onder Andere Verantwoordelijk Voor

Alle facilitaire meldingen die binnenkomen beoordelen
Rapportages maken op basis van de meldingen
Facturen accorderen
Meldingen escaleren wanneer nodig
Borgen van alle meldingen in het meldingenbeheersysteem (FMIS)
Uitzetten van acties bij elke melding naar personen en/of partijen
Voortgang bewaken, terugkoppelingen verzorgen, etc,
Alle administratieve handelingen die daaruit voortkomen
Aansturen huismeester (planning en taken)
1e Aanspreekpunt voor in- en externe partijen zoals leveranciers
Communicatie met melders, leveranciers en andere stakeholders
Beheren en archivering van documenten in MS Teams
Wekelijks aandachtspunten binnen locaties en trends doorspreken met facilitair locatiemanagers

Jouw profiel

Je voelt je thuis in een omgeving waar veel tegelijk gebeurt en waar snel schakelen de norm is. In de hectiek weet je steeds het overzicht te bewaren, werk je nauwkeurig en neem je initiatief wanneer dat nodig is. Je communiceert helder, beweegt soepel tussen verschillende belangen en weet op een natuurlijke manier verbinding te leggen met iedereen die bij het proces betrokken is. Dankzij jouw stressbestendigheid en vermogen om structuur aan te brengen, organiseer je je werk efficiënt en zorg je dat prioriteiten helder blijven. Door jouw open houding en gevoel voor verhoudingen draag je bij aan een prettige werksfeer waarin iedereen zich gehoord voelt. In de samenwerking met collega's en facilitair locatiemanagers ben je toegankelijk, ondersteunend en gericht op een gezamenlijke aanpak, waardoor het team als geheel beter kan presteren.

De afdeling

Je maakt onderdeel uit van de afdeling Nieuwkomers. Binnen deze afdeling wordt je geplaatst bij het team facilitair. Dit team verzorgt drie opgaven: Opvang Asiel, Opvang Oekraïense vluchtelingen en de tijdelijke huisvesting van statushouders. Veel Oekraïense vluchtelingen zoeken onderdak in Europa, zo ook in Nederland. De gemeente Rotterdam vangt zo'n 2.000 Oekraïense vluchtelingen op, in het kader van de spreidingswet worden 2500 mensen opgevangen en elk jaar worden gemiddeld 1100 statushouders (taakstelling) gehuisvest. Samen met collega's en afdelingen van vrijwel alle onderdelen van de gemeente zorgt de afdeling Nieuwkomers ervoor dat deze opgaven succesvol worden uitgevoerd.

Het team Facilitair zorgt ervoor dat tijdelijke (opvang)locaties veilige, schone en prettige leefomgevingen zijn. De kerntaken van het team Facilitair zijn het inrichten en beheren van tijdelijke opvanglocaties en ervoor zorgen dat alles goed blijft functioneren. Je werkt binnen een breed facilitair domein, waarbij de schaal en diversiteit van de locaties zorgen voor een gevarieerd takenpakket.

Onze organisatie

Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad ook met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven. In deze voorhoede werk jij, voor en samen met meer dan Rotterdammers. Bij zo'n stad hoort een eigentijdse overheid. Wij bieden je ruimte en kansen om Rotterdam en daarmee jezelf vooruit te blijven helpen. Een stad waar je ruimte ervaart. Bij een organisatie die je vrijheid en verantwoordelijkheid biedt. Voor werk waar je uitdaging voelt. Zodat jij en de stad blijven groeien. Voor alle Rotterdammers. We zijn ambitieus, vooruitstrevend en innovatief.

Eisen

Dienstverband: Detachering
Je hebt een afgeronde HBO Facility Management opleiding;
Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring in de functie van servicedeskmedewerker;
Je hebt 6 maanden werkervaring met projectmatig werken;
Je hebt werkervaring met documentbeheer en archivering;
Je hebt werkervaring met Microsoft Suite.

Wensen

Je hebt werkervaring met een meldingsbeheersysteem (FMIS);
Je hebt werkervaring met het beheren van een gezamenlijk functionele mailbox. Dit zal ook worden getoetst tijdens het verificatiegesprek;
Je hebt werkervaring met vluchtelingen of bij opvanglocaties;
Je hebt werkervaring als facilitair servicedeskmedewerker in een dynamische, complexe organisatie met meer dan 5000 medewerkers of bij een gemeente met meer dan inwoners;
Je hebt werkervaring met demarcatielijsten.

Overige informatie

Optie tot verlenging: Ja, 3 x 6 maanden

Gespreksdatum: In week 10 en 11

Dienstverband: Detachering

Over de opdrachtgever

De gemeente Rotterdam is een grote gemeente in Zuid-Holland met ongeveer inwoners. Het is een dynamische stad met een rijke geschiedenis en diverse culturele en recreatieve mogelijkheden. Rotterdam staat bekend om zijn moderne architectuur, zoals de Erasmusbrug en de Markthal. Daarnaast is de stad een belangrijke havenstad en een knooppunt van internationale handel. Rotterdam heeft een levendig stadscentrum met veel winkels, restaurants en uitgaansgelegenheden. De gemeente Rotterdam zet zich in voor de ontwikkeling en het welzijn van haar inwoners, en biedt een breed scala aan diensten en voorzieningen.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct
Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.