Ambtelijk secretaris - Den Haag, Nederland - ANVS

Beschrijving

Wat ga je doen:Functie­omschrijving

De ondernemingsraad (OR) van de Autoriteit Nucleaire Veiligheid en Stralingsbescherming (ANVS) zet zich in om ervoor te zorgen dat de belangen van de medewerkers worden vertegenwoordigd bij het management. Als betrokken ambtelijk secretaris ben je goed op de hoogte van wat er leeft en fungeer je als collectief geheugen van onze organisatie. Jij haakt in op de onderwerpen, behoudt het overzicht, omschrijft de actiepunten en zorgt voor correcte documentatie van de overleggen. Met jouw inzet ontzorg je de collega's optimaal in het OR-schap. Klinkt dit als iets voor jou? Lees dan snel verder

Hoe jij bijdraagt in je rol
De ondernemingsraad (OR) houdt zich bezig met verschillende aspecten van het personeelsbelang binnen de organisatie. Zo kun je denken aan zaken die onder meer betrekking hebben op arbeidsvoorwaarden, werkomstandigheden, personeelsbeleid, systemen, opleidingen en trainingen. Binnen jouw functie heb je een belangrijke rol ten aanzien van de OR: jij bent de onmisbare schakel tussen kennis- en informatie-uitwisseling en communicatie met de OR-leden.

In de secretariële rol ben je verantwoordelijk voor verschillende taken. Allereerst inventariseer je de agendapunten voor zowel de interne vergaderingen van de Ondernemingsraad als met het bestuur. Je zorgt voor verslaglegging, documenteert dit en publiceert de verslagen op het intranet. Daarnaast beheer je dossiers en het archief in het documentmanagement systeem. Ook ben je verantwoordelijk voor zowel inkomende als uitgaande correspondentie en lever je een bijdrage aan het opstellen van de nieuwsbrieven.

Op organisatorisch en adviserend gebied ondersteun je bij het organiseren van nieuwe OR-verkiezingen, scholingsdagen en externe bijeenkomsten. Je neemt deel aan de algemene bijeenkomsten georganiseerd door de Ambtelijke secretarispool van het ministerie van IenW. Verder verricht je voorbereidende en uitvoerende communicatiewerkzaamheden met betrekking tot de organisatie van vergaderingen, zoals het regelen van faciliteiten, hulpmiddelen en uitnodigingen.

Dit is waar jij voldoening uit haalt
Je vindt energie in samenwerken met collega's vanuit alle hoeken van de organisatie en fungeert als contactpersoon voor de ondernemingsraad. Een opgeruimde en goed georganiseerde administratie spreekt je aan, en je verdiept je graag verder in de materie. Je ambieert op termijn om de OR te adviseren over hun rechten en plichten. Als brug tussen diverse belanghebbenden, zowel intern als extern, ben je tevreden wanneer je de efficiëntie en effectiviteit van de organisatie verbetert. In de loop der tijd groei je uit tot zowel de vraagbaak als het geweten van de OR. Met jouw inzet draag je bij aan de groei en ontwikkeling van de OR, terwijl je tegelijkertijd een essentiële bijdrage levert aan het welzijn van onze medewerkers en onze organisatie.

Meer weten?
Wil je eerst graag meer inhoudelijk weten over de functie? Ben dan met Tim Peters, manager ondersteuning via

Benieuwd naar hoe jij als ambtelijk secretaris een cruciale rol kunt vervullen binnen onze ondernemingsraad en zo bijdraagt aan een bloeiende organisatie? Solliciteer dan direct Meer informatie over waar de ANVS zich mee bezighoudt, vind je op onze website.

Functie-eisen

• je beschikt over sterke administratieve vaardigheden en weet efficiënt te werken met administratieve systemen en procedures, het nauwkeurig verwerken van gegevens en documenten, en het effectief beheren van tijd en middelen.
• je bent een flexibele teamspeler die actief samenwerkt, proactief contact zoekt en tijdig afstemt om een soepele samenwerking binnen de organisatie te waarborgen.
• je hebt uitstekende communicatieve en verslagleggingsvaardigheden
• je bent bedreven in het navigeren binnen een omgeving met verschillende belanghebbende

Je herkent je in de volgende eigenschappen:-

Door jouw organisatiesensitiviteit heb je een goed begrip van de organisatie en haar besluitvormingsprocessen, waardoor je effectief kunt functioneren binnen de interne structuur. Je werkt nauwkeurig en precies. Je bent een teamspeler, omdat je effectief communiceert en samenwerkt met anderen om gemeenschappelijke doelen te bereiken. Bovendien kun je goed plannen en organiseren en weet je taken, activiteiten en uitdagende agenda's efficiënt te structureren en te beheren, waarbij je prioriteiten stelt, deadlines beheert en resources effectief inzet om doelstellingen te behalen.

Je bent flexibel en past je gemakkelijk aan nieuwe situaties aan, waarbij je snel kunt schakelen en je aanpak kunt aanpassen indien nodig. Je gaat graag autonoom te werk en bent zelfsturend in je werkzaamheden. Het hebben van ervaring als ambtelijk secretaris van een OR of een vergelijkbare functie binnen een semi-overheid is een pre. Evenals kennis en ervaring met de rechten en plichten van een ondernemingsraad (OR).

Arbeids­voorwaarden

• Salaris­niveauschaal 8
• Maand­salarisMin €2.945 – Max. €3.954 (bruto)
• Dienst­verbandArbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Contract­duurVast contract voorafgegaan door een jaarcontract. Bij voldoende functioneren: na een jaar omzetting in onbepaalde tijd
• Minimaal aantal uren per week18
• Maximaal aantal uren per week20

Overige arbeids­voorwaarden

Volop doorgroei- en ontwikkelmogelijkheden
De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Denk aan het volgen van opleidingen en het behalen van certificeringen. Ook bieden we loopbaancoaching als je daar behoefte aan hebt.

Interessante extra's
Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB) bestaande uit vakantiegeld van 8% en een jaarlijkse eindejaarsuitkering. Dit IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en/of tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt bijvoorbeeld een deel van je maandinkomen laten uitbetalen wanneer jij dat wenst, het IKB omzetten in verlof of het besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. Tot onze andere secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer bedrijfsfitness en volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer.

Bijzonderheden

• het takenpakket van de ANVS is in ontwikkeling. Daarom verwachten we van onze medewerkers een flexibele inzet
• een veiligheidsonderzoek (niveau B) maakt deel uit van selectieprocedure en duurt gemiddeld zes tot acht weken
• bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten
• het inwinnen van referenties kan deel uitmaken van het sollicitatieproces, maar dit doen we altijd in overleg met jou

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs.