Management assistant - Utrecht, Nederland - Rijksoverheid

Beschrijving

In deze rol maak jij letterlijk en figuurlijk 'de weg vrij' voor het management. Daardoor kunnen zij de focus leggen op de diverse en actuele vraagstukken. Met jouw positieve energie en vooruitstekende blik ondersteun jij hen daarbij. Wij leren je graag beter kennen Kom werken bij Rijkswaterstaat en solliciteer direct

Hoe jij bijdraagt in jouw rol
Het meest essentiële aan jouw baan als management assistent is dat jij de sparringpartner bent waar topadviseurs op kunnen bouwen. Binnen onze pool van management assistenten werk je nauw samen met je directe collegas. Je bent verantwoordelijk voor de ondersteuning van twee topadviseurs bij het organisatieonderdeel Water, Verkeer en Leefomgeving (WVL). Je beheert de agenda van degenen die je ondersteunt en daarbij onderhoud je een relevant relatienetwerk met interne en externe contacten. Vanuit gesprekken, post en eventueel mail filter je zelfstandig de informatie en contacten die voor jouw klantmanagers relevant zijn.

De overige vragen handel je zelfstandig af. Je bewaakt de acties die jouw klantmanagers moet uitvoeren en zet deze zo mogelijk zelf in gang. Het voorbereiden van overleggen voor jouw klantmanagers maken onderdeel uit van jouw functie. Hierbij maak je veelal gebruik van digitale programmas waardoor er sprake is van papierloos werken. Je organiseert (speciale) bijeenkomsten en zorgt voor de logistieke afhandeling van bijvoorbeeld digitale vergaderopties. Daarbij regel je buitenlandse dienstreizen en verzorg je waar nodig bijbehorende hotelboekingen.

Dit is waar jij voldoening uit haalt
De agenda is echt jouw domein. Niks ontgaat je. Samenwerken, plannen en organiseren daar word jij blij ondersteunt wanneer nodig, met gemak, de overige klantmanagers behorende bij jouw ondersteuningspool. Ook los je problemen die zich voordoen zo veel mogelijk op eigen initiatief op. Daar waar nodig fungeer je als filter en bewaak je alle communicatie richting de afdelingshoofden. Daarbij is jouw motivatie onze kracht. Je houdt ervan om zelfstandig bezig te zijn, maar je staat ook graag in contact met je collegas. Je neemt verantwoordelijkheid en durft de juiste vragen te stellen waarbij je een prettige gesprekspartner bent op elk niveau.

Samen met de andere management assistenten in jouw pool vorm je een hecht team en samen zorg je er voor dat zaken soepel en goed verlopen en vervang je elkaar bij afwezigheid. Jullie geven samen vorm aan de dienstverlening die jullie bieden en bouwen deze verder uit. Daarnaast werk je nauw samen met de andere management assistentes binnen WVL. Je vervult dus een heel veelzijdige functie.

Wat wij aan jou waarderen
Als management assistent ben je klantgericht, ondernemend en verbindend. Je kunt goed schakelen en je herkent jezelf in de termen: resultaatgedreven, zelfstandig, aanspreekbaar en proactief. Je hebt inzicht in functionele verhoudingen, belangen, gevoeligheden en relevante administratieve processen binnen de organisatie. Ook ben je in staat een relevant netwerk te onderhouden, zowel binnen Rijkswaterstaat als met ketenpartners en maak je je zaken snel eigen.

Je omgeving omschrijft jou als klantvriendelijk, met een goede balans tussen een dienstverlenende en een assertieve houding. Daarnaast kun je proactief optreden en snel schakelen tussen verschillende onderwerpen in een dynamische omgeving. Je kunt goed samenwerken en je bent flexibel inzetbaar.

Op onze werkenbij-site vind je interessante interviews, vlogs en filmpjes overwerken bij

Wat kan en mag je verwachten als je gaat werken bij 1 van de grootste werkgevers van Nederland? Veelzijdig werk en heel diverse banen en de belofte dat jij meewerkt aan een beter Nederland. Je mag je welkom voelen binnen een unieke mix aan collega's. Natuurlijk kun je óók rekenen op goede arbeidsvoorwaarden: