- Voorstellen van prioriteiten, termijnen en opvolging en (waar nodig na fiattering van leidinggevende) daar zelfstandig uitvoering aan geven.
- Administratieve ondersteuning leidinggevende (t.b.v. reizen, HR zaken, ICT-verzoeken, financiën).
- Frequent notuleren van vergaderingen, zoals in het Nederlands als in het Engels; voorbereiden agenda en vergaderstukken.
- Zorgdragen voor afstemming tussen de agenda's van de verschillende overleggen.
- Identificeren, organiseren, opvolgen, monitoren en rapporteren van besluiten en actiepunten uit de vergaderingen.
- Communicatie binnen de organisatie over nieuwe procedures en besluiten en indien van toepassingen signaleren van niet lopende procedures waarvoor zelf een voorstel voor aanpassing wordt gedaan.
- (mede) organiseren van bijeenkomsten/events.
- Als achtervang voor de management assistent: Algehele ondersteuning op het vakgebied van de leidinggevende als Directeur ESA. Coördinerende taken en werkzaamheden zowel ten behoeve van de leidinggevende als richting de organisatie. Complex agendabeheer: het proactief en zelfstandig managen van de agenda en mailbox. Correspondentie: managen, in concept beantwoorden en waar mogelijk zelfstandig opvolgen van professionele (e-mail) correspondentie namens leidinggevende.
- HBO en minimaal 3 jaar relevante werkervaring.
- Ervaring of affiniteit met een innovatieve, ontwikkelingsgerichte academische onderwijs- en onderzoeksomgeving.
- Goede beheersing van zowel de Engelse als de Nederlandse taal.
- Uitgebreide ervaring met MS Office (Outlook, Word, PowerPoint, MS Teams, Sharepoint en Excel) en vergader tooling.
- Organisatietalent, dat verbanden legt en zorgt voor oplijning in de besluitvormingsprocessen.
- Communicatief sterk, betrokken en het vermogen om mee te denken met de organisatie.
- Representatief, servicegericht, consciëntieus, stressbestendig, organisatiesensitief en accuraat.
- Flexibel, proactief en snel van begrip.
- Vermogen om moeiteloos te kunnen schakelen tussen higher en lower level taken.
- Een maandsalaris van minimaal €3.072,- tot maximaal €4.103,- bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (schaal 8 cao Nederlandse Universiteiten).
- Het betreft een aanstelling voor de periode van één jaar voor 0,6 fte met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd meteen daaropvolgend. Mogelijk kun je aangesteld worden via EuFlex, de detacheringsorganisatie van de TU/e.
- Naast vakantiegeld, een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%.
- Gunstige regeling voor extra verlofdagen of een sabbatical.
- Keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.
- Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans.
- Ruimte voor jouw talent met doorgroeikansen en uitstekende ontwikkelmogelijkheden, zoals mentoring, workshops en coaching.
- Deels betaald ouderschapsverlof en een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerken en internet.
- Een ruime werkgeversbijdrage aan de gunstige ABP-pensioenregeling.
Secretaris/Management Assistent ESA - Eindhoven, Nederland - Eindhoven University of Technology
Beschrijving
Job description
De afdeling Education and Student Affairs (ESA) is op zoek naar een enthousiaste, proactieve en klantgerichte secretaris/Management Assistent. Samen met de directeur ESA en de andere management assistent en de secretarissen van de verschillende overlegstructuren vorm jij één team. Je bent verantwoordelijk voor de voorbereiding en afronding van de vergaderingen van het management team ESA, het Managersoverleg ESA (MESA) en tevens van het Onderwijsbestuur (OB). Je bevindt je dan ook in een centrale schakelpositie waarin je veel contact hebt met zowel faculteiten als andere diensten en het College van Bestuur. Je voelt je dan ook als een vis in het water bij een regierol en weet goed wat er in de organisatie speelt en schakelt makkelijk met collega's op verschillende niveaus.
Functieomschrijving
Voor de ondersteuning van de Directeur ESA zijn we op zoek naar een Secretaris/Management Assistent. De werkzaamheden bestaan uit o.a.:
Het is een zeer veelzijdige functie, waarbij de lat hoog ligt en er snel geschakeld moet worden. Je bent dan ook een aanpakker die van nature georganiseerd en gestructureerd werkt en energie krijgt van de grote dynamiek in de werkzaamheden.
Job requirements
Wij zoeken een enthousiaste, betrokken en zelfstandige teamspeler die zich in onderstaande punten herkent:
Conditions of employment
Organisatie
De dienst Education and Student Affairs (ESA) is het centrale servicepunt voor docenten en (aankomende) studenten van de Technische Universiteit Eindhoven en levert zowel vanuit centraal als vanuit faculteiten een scala aan diensten op het gebied van onderwijskundige ondersteuning, onderwijslogistiek, studievaardigheden, loopbaanbegeleiding, gebruik van ICT-middelen in het onderwijs, professionele vaardigheden en taalonderwijs. Daarnaast ondersteunt ESA het College van Bestuur, de Deans van het Bachelor College en de Graduate School, alsmede de faculteiten op de terreinen van onderwijsbeleid, wet- en regelgeving, kwaliteitszorg, opleidings- en instellingsaccreditatie, onderwijsvernieuwing en internationalisering. De dienst is zeer professioneel georganiseerd en is uniek in hoe de afstemming met de faculteiten georganiseerd is.
Arbeidsvoorwaarden
Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Naast mooie architectuur, vind je er gevarieerde werkplekken en uitstekende sportfaciliteiten.
Daarnaast bieden we jou:
Hier ontdek je nog meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden. Bouw verder aan je carrière bij de TU/e