- Je fungeert als eerste aanspreekpunt van de directie Financiën, Vastgoed & Facilitair, zowel intern als extern.
- Je pakt de dagelijkse secretariële werkzaamheden op, zoals het voorbereiden van vergaderingen, het bijwerken van de mailbox en het (complexe) agendabeheer.
- Je wordt betrokken bij de inhoud, zoals het opstellen van de jaarplannen, het inplannen van functioneringsgesprekken, notuleren van vergaderingen en het organiseren van evenementen.
- Je bewaakt de voortgang van actiepunten uit overleggen: je voert jouw eigen actiepunten uit spreekt betrokkenen aan wanneer afspraken onvoldoende worden nagekomen.
- Je stelt relevante rapportages en overzichten op, levert een bijdrage aan het ontwikkelen van protocollen, procedures en voorschriften en controleert uitgaande documenten.
- Je regelt facilitaire zaken en voorzieningen, waaronder het beheren van de voorraad en het plaatsen van bestellingen.
- Je kunt ingezet worden voor project- of afdeling ondersteunende administratieve werkzaamheden.
- Je werkt nauw samen met je collega's van het secretariaat van de raad van bestuur en de overige directiesecretariaten. Samen aan de slag
- Een contract voor onbepaalde tijd (36 uur per week).
- Een functie in schaal FWG 45. Het salaris begint met €2.451,- en eindigt op €3.863,- bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek.
- De functie valt onder de CAO GGZ. Dit betekent voor jou o.a. de volgende voordelen: eindejaarsuitkering, vakantietoeslag, balansbudget en een collectieve inkomens- en zorgverzekering.
- Diverse scholings- en ontwikkelingsmogelijkheden, waaronder een breed aanbod aan e-learning. Hier herken jij jezelf in
- Je beschikt over een management assistent of secretariële opleiding op ten minste Mbo+/HBO niveau, aangevuld met relevante cursussen of vervolgopleidingen.
- Je hebt meerjarige relevante werkervaring als directiesecretaresse of management assistent.
- Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend en bent in staat je zowel mondeling als schriftelijk goed uit te drukken.
- Je kunt goed overweg met administratieve programma's en computersystemen (o.a. Microsoft Office).
- Je hebt oog voor detail en houdt van orde en structuur.
- Je bent sociaal sterk en schakelt moeiteloos in het contact tussen directie en collega's.
- Je bent proactief, enthousiast, gastvrij en hebt een ondersteunende houding.
- Je bent oplossingsgericht, betrouwbaar, discreet en flexibel.
- Je kunt snel dingen doorzien, pakt door en bent in staat om complexe afspraken te arrangeren.
- Je draagt de visie van Emergis uit tijdens in- en externe contacten.
Directiesecretaresse Financiën, Vastgoed - Kloetinge, Nederland - Emergis
Beschrijving
Wat ga je doen
Als duizendpoot van de directie Financiën, Vastgoed en Facilitair ben je op de hoogte van alles wat er speelt. Hierdoor kun je snel reageren op binnenkomende verzoeken, anticiperen en proactief actie ondernemen.
Je taken en verantwoordelijkheden zijn gevarieerd en veelomvattend:
Volgend uit de herinrichting van onze topstructuur zijn de ondersteunende diensten Finance & control en Vastgoed & facilitair sinds 1 april 2024 geïntegreerd tot de dienst Financiën, vastgoed en facilitair. De nieuwe gezamenlijke dienst wordt aangestuurd door één directeur.
De dienst bestaat uit circa 100fte en is integraal verantwoordelijk voor alle financiële zaken, de vastgoedportefeuille, huisvesting en facilitaire diensten van Emergis. Als directiesecretaresse werk je voornamelijk op de hoofdlocatie van Emergis in Kloetinge, maar gedeeltelijk thuiswerken behoort ook tot de mogelijkheden.
Wat mag je van ons verwachtenAls je werkt als directiesecretaresse binnen de dienst Financiën, Vastgoed & Facilitair van Emergis maak je deel uit van een organisatie die streeft naar bevlogen medewerkers die voldoende ontwikkelingsmogelijkheden krijgen. Wij bieden je:
Wij zoeken iemand die samen met ons wil werken aan onze missie: een goede mentale gezondheid van alle mensen in Zeeland. Daarnaast herken jij jezelf in dit profiel: