Managementassistent Departementsbestuur Scheikunde - Utrecht, Nederland - Universiteit Utrecht

Beschrijving

Als managementassistent van het departementsbestuur bij het departement Scheikunde is geen dag hetzelfde. Je verzorgt de ondersteuning van het bestuur, het hoofd van het departement en de bestuurssecretaris. Je bereidt vergaderingen voor, maakt verslagen en zorgt voor een vlotte afhandeling van besluiten. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het implementeren van regelingen en procedures en help je bij het beheren van managementinformatie.

Wat ga je doen?

Je vertegenwoordigt het bestuur naar binnen en naar buiten toe en streeft naar een open en gastvrije sfeer. Je bouwt relaties op met de wetenschappelijke staf en andere belanghebbenden. Samen met de bestuurssecretaris en de coördinator bedrijfsvoering vorm je een hecht team en onderhoud je contact met andere managementassistenten, zowel binnen als buiten het departement.

Of het nu gaat om het organiseren van bijeenkomsten, het jongleren met agenda's of het gestroomlijnd archiveren van documenten, jij draait je hand er niet voor om. Bovendien deins je niet terug voor hr-gerelateerde taken, zoals het aanmelden van nieuwe medewerkers. Jouw bijdrage aan de interne communicatie en je hulp bij het organiseren van departementale evenementen en projecten maken van jou een onmisbare schakel. Verder ben je handig en snel vertrouwd met systemen zoals MS Teams.

Kortom, deze rol biedt een gevarieerde mix van werkzaamheden. Je werkt graag proactief en zelfstandig. Schakelen tussen verschillende verantwoordelijkheden gaat je makkelijk af, net als samenwerken met verschillende universitaire afdelingen zoals Human Resources en Finance & Control.

Wat breng je mee?

Als je graag met een helikopterview naar situaties kijkt, bestuurlijke verhoudingen goed aanvoelt en daar flexibel op inspeelt, dan ben jij de ideale kandidaat Deze functie biedt veel zelfstandigheid en doet een beroep op jouw probleemoplossende vermogen en verantwoordelijkheidsgevoel. Daarbij wordt jouw interesse en nieuwsgierigheid voor de organisatie zeer gewaardeerd.

Wij zijn op zoek naar betrokken collega met:

Als jouw ervaring nog niet helemaal aansluit bij de zwaarte van de functie, maar je jezelf wel graag wilt ontwikkelen, nodigen we je ook van harte uit om te solliciteren.

Wat bieden wij?

Wij bieden:

Naast de die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten kent de Universiteit Utrecht een aantal eigen regelingen. Zo zijn er afspraken over , verlofregelingen, regelingen op het gebied van en krijg je korting op software en andere IT-producten. Ook geven we je de ruimte om je arbeidsvoorwaarden uit te breiden via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden. Zo stimuleren we je graag om te blijven groeien. Kijk voor meer informatie op .

Over ons

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk . Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. .

betekent vooral het bij elkaar brengen van knappe koppen van diverse achtergronden, uit verschillende vakgebieden en met uiteenlopende gezichtspunten. De heeft zes departementen: Biologie, Farmaceutische wetenschappen, Informatica, Natuurkunde, Scheikunde en Wiskunde. We ondersteunen de faculteit bij het verrichten van excellent onderzoek en het uitvoeren van inspirerend onderwijs.

Je zult werken vanuit het domein Bestuurlijke Ondersteuning (BO) van de faculteit. Binnen dit domein wordt zowel strategische, beleidsmatige als uitvoerende ondersteuning geboden aan het facultaire bestuur en de departementale besturen. Deze ondersteuning wordt verzorgd door een team bestaande uit bestuurssecretarissen, managementassistenten en op sommige plaatsen ook coördinatoren bedrijfsvoering.

Jij werkt specifiek bij het . Het bestuur van het departement, geleid door het hoofd van het departement, wordt ondersteund wordt door verschillende bestuursleden, waaronder de onderzoeksdirecteuren, de onderwijsdirecteur, een algemeen lid, en een studentbestuurslid. Je directe leidinggevende is de bestuurssecretaris van het departement die ook werkt vanuit het domein Bestuurlijke Ondersteuning.

Meer informatie

Als je vragen hebt over deze functie, stel ze gerust aan (bestuurssecretaris Scheikunde) via .

Heb je een vraag over de sollicitatieprocedure? Stuur dan een mail naar o.v.v. de functietitel.

*Wij verzorgen zelf de werving voor deze vacature. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.

Sollicitatie

Als Universiteit Utrecht willen we een zijn voor iedereen. We waarderen medewerkers met diverse achtergronden, perspectieven en identiteiten, onder andere op het gebied van culturele, religieuze of etnische achtergrond, gender, seksuele oriëntatie, functiebeperking of leeftijd. We streven naar een veilige en inclusieve omgeving waarin iedereen kan floreren en waaraan iedereen kan bijdragen.

Heb je interesse om te solliciteren? Stuur je motivatiebrief en cv toe via de sollicitatieknop.

Als deze specifieke vacature niet is waar je naar op zoek bent, maar je kent iemand anders die mogelijk geïnteresseerd is, stuur deze link dan naar diegene door.

Uiterlijk reageren op 11 maart 2024.