- Pro-actief beheren van de complexe mailboxen en agenda's van de adjunct directeur en afdelingshoofden.
- Organisatie- en dossiersensitief signaleren op overlegverzoeken en berichten en daarop actief acteren en organiseren.
- Het zelfstandig behandelen en archiveren van de in- en uitgaande correspondentie (inclusief mail).
- Pro-actief en zelfstandig uitvoeren van verschillende processtappen omtrent in-, door- en uitstroom van personeel.
- Organiseren/ plannen en voorbereiden van bijeenkomsten en vergaderingen.
- Notuleren van vergaderingen.
- Plaatsen van bestellingen via inkoop applicatie.
- Het organiseren van representatieve taken en bijeenkomsten of andere dienst brede activiteiten.
- Het aanspreekpunt en spin in het web zijn voor alle collega's van de dienst.
- Verstrekken van informatie aan klanten, medewerkers en leveranciers.
- Aannemen en registeren klantvraag in computerprogramma, vraag verhelderen en door zetten naar de backoffice.
- Uitvoeren van het orderafhandelingsproces (inzetten en versturen offerteaanvragen/ opdrachtbrieven, uitvoeren controles orderafhandeling, samenstellen en beheren van digitaal orderdossier).
- Registratie van ontvangsten en doorzetten van goed te keuren facturen.
- Bewaken tijdig afhandelen van klantvragen en orders.
- Signaleren en doen van voorstellen ten aanzien van procesverbeteringen en hier opvolging aan geven.
- Jij bent een pro-actieve aanpakker met een can-do mentaliteit.
- Je kan en vindt het leuk snel te schakelen en hebt aan een half woord genoeg.
- Je werkt planmatig en nauwkeurig, klant- en resultaatgerichtheid en bent een teamspeler.
- Je beschikt over een opleiding op MBO+ werk- en denkniveau met een secretariële of administratieve achtergrond of HBO niveau.
- Goede schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden in Nederlands en Engels (Cambridge English B2).
- Je beschikt over een open, flexibele, stressbestendige en pro-actieve houding en je kunt omgaan met verschillende managementstijlen. Je bent dienstverlenend, in staat te schakelen tussen verschillende werkzaamheden en je bent bovenal een teamplayer.
- Het salaris bedraagt, afhankelijk van kennis en ervaring, minimaal €2.693,- en maximaal €3.636,- bruto per maand (schaal 7 CAO Nederlandse Universiteiten).
- Aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden zoals 41 vakantiedagen bij een 40-urige werkweek, 8% vakantiegeld, 8,3% eindejaarsuitkering, een ruime werkgeversbijdrage aan de ABP-pensioenregeling, een keuzemodel arbeidsvoorwaarden, betaald ouderschapsverlof, kinderopvang op de campus én uitstekende sportfaciliteiten.
- Bij de start zal worden overwogen om de aanstelling via EuFlex te laten verlopen (de detacheringsorganisatie van de TU/e). Bij goed functioneren wordt deze aanstelling omgezet naar een vast dienstverband (indien al een vast contract bij de TU/e dan blijft dit gehandhaafd).
- Leren en ontwikkelen vinden we belangrijk. Daarom bieden we je gratis toegang tot trainingsprogramma's en een gunstige regeling voor werk-gerelateerd studeren.
- De TU/e ondersteunt hybride werken; met het oog hierop wordt er een thuiswerkvergoeding van €2,- per thuiswerkdag gegeven en een internetvergoeding van €25,- per maand.
- Voor meer informatie, zie ook Arbeidsvoorwaarden TU/e .
-
Secretaresse / project-assistent
2 weken geleden
Randstad Eindhoven, Nederland VoltijdJe gaat samenwerken met je collega projectassistentes/-secretaresses om projectteams te ondersteunen voor 24 tot 40 uur per week. 24 uur is een optie maar fulltime 40 uur kan ook · ~ De informele sfeer binnen dit bedrijf past perfect bij jou. Ze zijn een team van verbinders, waa ...
-
Secretaresse / project-assistent
2 weken geleden
Randstad Eindhoven, Nederland VoltijdJe gaat samenwerken met je collega projectassistentes/-secretaresses om projectteams te ondersteunen voor 24 tot 40 uur per week. 24 uur is een optie maar fulltime 40 uur kan ook · ~ De informele sfeer binnen dit bedrijf past perfect bij jou. Ze zijn een team van verbinders, waa ...
-
Secretaresse / project-assistent
3 dagen geleden
Randstad Eindhoven, NederlandOpleiding · MBO · Talen · ~ Je beheerst Nederlands · Je gaat samenwerken met je collega projectassistentes/-secretaresses om projectteams te ondersteunen voor 24 tot 40 uur per week. 24 uur is een optie maar fulltime 40 uur kan ook · ~ De informele sfeer binnen dit bedrijf p ...
-
Secretaresse / project-assistent
2 weken geleden
Randstad Eindhoven, NederlandOpleiding · MBO · Talen · ~ Je beheerst Nederlands · Je gaat samenwerken met je collega projectassistentes/-secretaresses om projectteams te ondersteunen voor 24 tot 40 uur per week. 24 uur is een optie maar fulltime 40 uur kan ook · ~ De informele sfeer binnen dit bedrijf p ...
-
Secretaresse / project-assistent
4 dagen geleden
Randstad Eindhoven, Nederland VoltijdJe gaat samenwerken met je collega projectassistentes/-secretaresses om projectteams te ondersteunen voor 24 tot 40 uur per week. 24 uur is een optie maar fulltime 40 uur kan ook · ~ De informele sfeer binnen dit bedrijf past perfect bij jou. Ze zijn een team van verbinders, waa ...
-
AKD Benelux Eindhoven, NederlandPosition · Ben jij een meedenker, zie jij het werk dat er ligt en zet jij je graag met enthousiasme in voor je baan en werkgever? Ben jij niet bang om initiatief te nemen én ben je nieuwsgierig naar een ondersteunende functie bij een top advocaten- en notarissenkantoor in Nederl ...
-
Medisch Assistent Vaccinatiezorg
4 dagen geleden
VaccinatieZorg B.V. Ravenstein, Nederland**Medisch assistent VaccinatieZorg**: · VaccinatieZorg B.V. is een landelijk werkende organisatie op het gebied van infectiepreventie op het werk. Onze dienstverlening bestaat uit: het landelijk meldpunt prikaccidenten, MRSA-dienstverlening en een Meldpunt Tekenbeten (PrikPunt), ...
-
Medisch Secretaresse Polikliniek Kindergeneeskunde
4 dagen geleden
Jeroen Bosch Ziekenhuis Den Bosch, Nederland24 uur · - 's-Hertogenbosch_ · RVE Kindergeneeskunde · - Ben jij een zelfstandige, proactieve en gastvrije medisch secretaresse met goede communicatieve en sociale vaardigheden? Dan zijn wij op zoek naar jou_ · **Waar ga je werken?** · Je gaat werken op de polikliniek Kindergenee ...
-
Secretaresse Tolbrug
1 dag geleden
Jeroen Bosch Ziekenhuis Den Bosch, Nederland24 uur · 's-Hertogenbosch · Specialistische Revalidatie · - Wil jij de als secretaresse aan de slag bij de Tolbrug? Ben jij de betrokken, zelfstandige en enthousiaste nieuwe collega die wij zoeken? Lees dan snel verder_ · **Wat ga je doen?** · Als secretaresse maak je afspraken, ...
-
Office secretaresse
2 weken geleden
Randstad Eindhoven, NederlandHeb jij al ervaring als secretaresse of management assistent binnen een Gemeente? En vind jij het juist leuk om te jobhoppen en op tijdelijke basis aan de slag te gaan? 000 mensen in de publieke sector en de meesten vinden het werken bij een Gemeente ontzetten leuk. Je komt te we ...
-
Assistent Accountant
10 uur geleden
EJP Financial Astronauts Den Bosch, Nederland_Als Assistent-Accountant staat jouw ontwikkeling en ambitie voorop. Klanten komen naar jou voor advies voor hun financiële processen en jij zorgt dat hun jaarrekening helemaal in orde is. Als je het leuk vind kun je de functie ook verbreden door de samenstel en audit te combiner ...
-
Managementassistent op een school
1 week geleden
Randstad Eindhoven, Nederland Temporary, VoltijdBij Randstad Secretarieel begrijpen we dit en helpen wij jou graag aan jouw ideale baan. · Sta jij er voor open om op tijdelijke basis te werken in een secretariële functie? Voor onze opdrachtgevers in en rondom Eindhoven op zoek naar secretarieel talent. Onze klantenportefeuill ...
-
Office secretaresse
1 week geleden
Randstad Eindhoven, Nederland Temporary, VoltijdHeb jij al ervaring als secretaresse of management assistent binnen een Gemeente? En vind jij het juist leuk om te jobhoppen en op tijdelijke basis aan de slag te gaan? 000 mensen in de publieke sector en de meesten vinden het werken bij een Gemeente ontzetten leuk. Je komt te we ...
-
Ambtelijk Secretaris Cliëntenraad
1 week geleden
Respect Zorggroep Bosch, NederlandRespect verleent zorg in Scheveningen en Den Haag. Wij hebben vier locaties: Bosch en Duin, Het Uiterjoon, ZeeWinde en Prins Willemhof. Daarnaast verlenen wij ook zorg bij mensen thuis. Dit doen wij met ongeveer 800 medewerkers en 200 vrijwilligers. Onze medewerkers roemen het pr ...
-
Managementassistent op een school
3 dagen geleden
Randstad Eindhoven, NederlandOpleiding · MBO · Talen · ~ Je beheerst Nederlands · tijdelijk · Bij Randstad Secretarieel begrijpen we dit en helpen wij jou graag aan jouw ideale baan. · Sta jij er voor open om op tijdelijke basis te werken in een secretariële functie? Voor onze opdrachtgevers in en rond ...
-
Secretaresse
1 week geleden
Randstad Eindhoven, NederlandHeb jij al ervaring als secretaresse of management assistent binnen een Gemeente? En vind jij het juist leuk om te jobhoppen en op tijdelijke basis aan de slag te gaan? Dan maken wij graag kennis met jou · In Nederland werken meer dan mensen in de publieke sector en de meesten vi ...
-
Office secretaresse
3 dagen geleden
Randstad Eindhoven, NederlandOpleiding · MBO · Talen · ~ Je beheerst Nederlands · tijdelijk · En vind jij het juist leuk om te jobhoppen en op tijdelijke basis aan de slag te gaan? Je komt te werken voor een organisatie met een grote maatschappelijke betrokkenheid, veelal een grote organisatie waar zake ...
-
Secretaresse
3 dagen geleden
randstad Eindhoven, NederlandFunctieomschrijving · Heb jij al ervaring als secretaresse of management assistent binnen een Gemeente? En vind jij het juist leuk om te jobhoppen en op tijdelijke basis aan de slag te gaan? Dan maken wij graag kennis met jou · In Nederland werken meer dan mensen in de publieke s ...
-
Secretaresse
3 dagen geleden
Randstad Eindhoven, NederlandWat wij vragen · Opleiding · MBO · Talen · Je beheerst Nederlands · Wat wij bieden · Salaris · minimaal € 3.600 · Uren · 40 · Dienstverband · tijdelijk · Vacaturebeschrijving · Heb jij al ervaring als secretaresse of management assistent binnen een Gemeente? En vi ...
-
Management assistent
5 dagen geleden
randstad Eindhoven, NederlandFunctieomschrijving · Werken in een secretariële functie is meer dan defunctie inhoud alleen. De werksfeer, uitdaging en de balans tussenwerk en privé zijn minstens net zo belangrijk als de inhoud van defunctie. Bij Randstad Secretarieel begrijpen we dit en helpen wijjou graag aa ...
Management Assistent/ Secretaresse - Eindhoven, Nederland - Eindhoven University of Technology
Beschrijving
Job description
Mensen zijn het hart en ziel van de Technische Universiteit Eindhoven (TU/e). Met uitstekende onderzoeks- en onderwijsprogramma's, maken we deel uit van nationale en internationale academische netwerken, nemen we deel aan samenwerkingsverbanden met industrie en maatschappelijke organisaties en zijn we het academische hart van de toptechnologieregio Brainport.
Bovendien is de TU/e een belangrijke spil in een wereldklasse hightech ecosysteem. We staan internationaal bekend om onze expertise op het gebied van wetenschappelijke en technologische basisdisciplines.
De TU/e heeft de ambitie om bij de leidende universiteiten op het gebied van wetenschap en technologie te blijven behoren. Drie uitdagingen zijn fundamenteel voor onze visie voor 2030: een duurzame wereld, de technologische revolutie en de impact van technologie op de samenleving.
De technologieregio Brainport is een succesvolle groeiregio en daarmee groeit de TU/e zelf ook. Er is een toenemende vraag naar onze studenten, de studentenpopulatie groeit hierdoor, hybride werken en nieuwe vormen van onderwijs nemen steeds grotere vormen aan, en er wordt steeds meer onderzoek opgezet binnen de TU/e. Dit alles heeft impact op technische complexiteit van en op de vraag naar (duurzame en innovatieve) huisvesting. Al het vastgoed van de TU/e bevindt zich op één campusterrein, en beslaat nu een oppervlakte van m2 verdeeld over 75 hectare, verdeeld over zo'n 50 gebouwen.
Het Real Estate team
Real Estate is één van de centrale diensten van de Technische Universiteit Eindhoven en is verantwoordelijk voor de totale vastgoedontwikkeling, het vastgoedbeheer, het parkmanagement en de 75 hectare terreinen op de campus van de TU/e Campus. Daarnaast heeft Real Estate een adviserende rol naar de faculteiten en diensten op huisvestingsgebied en is er sprake van een klant-opdrachtgever-relatie voor huisvestingsprojecten. Op het gebied van wonen, HBO onderwijs en bedrijvigheid faciliteert Real Estate overige vastgoedeigenaren op de Campus. Real Estate telt ongeveer 65 medewerkers en bestaat uit de afdelingen Strategy & Consultancy, Projects en Maintenance die ondersteund worden door de stafafdelingen Facility Support en Finance & Control.
Facility Support van Real Estate is verantwoordelijk voor de bedrijfsadministratieve ondersteuning van de werkzaamheden binnen Real Estate. Facility Support bestaat uit de volgende onderdelen: Frontoffice/ Secretariaat en Databeheer/Informatiemanagement.
Het Frontoffice/Secretariaat is verantwoordelijk voor de logistieke afhandeling van klantvragen (storingsmeldingen, aanvraag projecten, adviesaanvragen e.d.) en orders. Het uitvoeren van secretariële en administratieve werkzaamheden ten behoeve van de leidinggevende en/of medewerkers van Real Estate, zodanig dat deze in staat wordt/worden gesteld de eigen functie uit te voeren met een doelmatige en functionele aanwending van tijd en middelen. Het Frontoffice/ Secretariaat is daarmee de intermediair tussen en aanspreekpunt van de klant (medewerkers TU/ e en derden), medewerkers Real Estate en leveranciers.
Het secretariaat ondersteunt het managementteam en de afdelingen van Real Estate in het beheren van de mailboxen, agenda's, in- en uitgaande correspondentie (incl. mail) en organiseren van bijeenkomsten. Binnen Real Estate is er reeds een directiesecretaresse aanwezig waarmee je nauw samenwerkt.
De Functie
Als management assistent weet je de complexe mailboxen en agenda's van de adjunct directeur en afdelingshoofden, samen met de reeds aanwezig directiesecretaresse, op een efficiënte en proactieve wijze te beheren zodat zij ontzorgd worden. Indien nodig spring je bij in het uitvoeren van de taken van het FrontOffice.
Het Frontoffice/ Secretariaat wordt operationeel aangestuurd door de coördinator Frontoffice/ Secretariaat.
Wat ga je doen als management assistent :
Taken FrontOffice:
Job requirements
Wie ben jij:
Conditions of employment
Wat bieden wij?
