Managementondersteuner - Den Haag, Nederland - Carnegie Stichting Vredespaleis

Beschrijving

De Carnegie Stichting is eigenaar en beheerder van het Vredespaleis. In het Vredespaleis zijn het Internationaal Gerechtshof van de Verenigde Naties en het Permanent Hof van Arbitrage gevestigd, alsmede de Haagse Academie voor Internationaal Recht. Deze gerenommeerde instellingen worden ondersteund door de Bibliotheek van het Vredespaleis. Tevens biedt de Carnegie Stichting ruimte aan activiteiten en evenementen en reikt zij elk jaar een prijs uit aan een persoon of organisatie die zich verdienstelijk heeft gemaakt op het gebied van vrede en veiligheid. Bij de Carnegie Stichting werken circa 40 medewerkers

Ben jij een enthousiaste en energieke persoonlijkheid die beschikt over goede sociale
- en communicatieve vaardigheden? Heb jij een dienstverlenende en klantgerichte houding en hands-on mentaliteit? Beschik jij over een hoge mate van politiek-bestuurlijke sensitiviteit en durf jij verantwoordelijkheid te nemen?

Dan ben jij misschien wel onze nieuwe **Managementondersteuner**

Naast het administratief ondersteunen van de directeur en het managementteam (MT) ben je het 'visitekaartje' van de Stichting. Je regelt alle logistieke zaken rondom bezoeken van hoogwaardigheidsbekleders en ondersteunt de directeur en het MT bij een soepele ontvangst. Je bent het eerste aanspreekpunt voor externen wanneer zij worden uitgenodigd op het Vredespaleis.

**En verder houd je je bezig met**:

- Agendabeheer van diverse MT leden;
- Voorbereiding en verslaglegging van interne vergaderingen;
- Verzorgen interne -en externe correspondentie;
- Administratieve, logistieke en organisatorische ondersteuning van algemene aard;
- Aanleggen, actualiseren en archiveren van dossiers;
- Voorbereiden en plaatsen van interne nieuwsberichten op SharePoint;
- Beheren van het CRM-systeem;
- Optreden als gastheer/gastvrouw bij officiële ontvangsten;
- Coördineren van logistieke zaken rondom activiteiten zoals prijsuitreikingen, recepties, uitjes etc.

**Wat vragen we?**
- MBO+ werk
- en denkniveau;
- Minimaal 5 jaar (relevante) secretariële ervaring;
- Grote mate van senioriteit en zelfstandigheid;
- Inzicht in ambtelijke en politieke belangen en gevoeligheden, in primaire processen en in bestuurlijke, organisatorische en functionele verhoudingen;
- Vaardigheid in het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens en het samenstellen van managementinformatie;
- Goede kennis van kantoor-ICT (Microsoft Office en SharePoint) en relatiebeheersystemen;
- Beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift. Engels op C1+ niveau en Frans is een pré.

**Wat bieden we?**

Werken bij de Carnegie Stichting betekent werken in een absoluut unieke en uitdagende omgeving waarbij je een waardevolle en wezenlijke bijdrage kunt leveren in een internationaal, juridische en historische context.

En verder:

- Een parttime functie voor 32 uur per week en een bij de functie passende beloning, in schaal 7 conform CAO Rijk. Minimaal € 2734,10 en maximaal € 3529,72 bruto per maand bij 36 uur per week. Het salaris is afhankelijk van kennis, ervaring en opleiding;
- Prima secundaire arbeidsvoorwaarden, die staan beschreven in een eigen personeelshandboek, waaronder een eindejaarsuitkering (8,3 % van het jaarsalaris) en een vakantie-uitkering (8%);
- Volop mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen door middel van trainingen en opleidingen';
- Een team van leuke, bevlogen en kundige collega's.

**Solliciteren**

Mocht je jezelf niet in alle functie-eisen herkennen, maar denk je wel een waardevolle toevoeging aan de organisatie te zijn? Voel je vrij om ook te solliciteren.