Administratief medewerker HR - Zwolle

Ben jij er klaar voor om een rol te vervullen in ons HR-team? En wil jij bijdragen aan het soepel laten verlopen van onze administratieve processen? Dan zijn wij op zoek naar jou · Jouw uitdaging als administratief medewerker HR · Als administratief HR-talent ondersteun je recrui ...

Functieomschrijving

Ben jij er klaar voor om een rol te vervullen in ons HR-team? En wil jij bijdragen aan het soepel laten verlopen van onze administratieve processen? Dan zijn wij op zoek naar jou

Jouw uitdaging als administratief medewerker HR

Als administratief HR-talent ondersteun je recruiters, adviseurs Arbeidsmarkt en Recruitment en de adviseur Leren en Ontwikkelen. Jij bent een belangrijke schakel in het soepel laten verlopen van administratieve HR-processen. Van wervingsprocedures tot inhuurprocessen en de administratie rondom opleidingen; jij zorgt ervoor dat alles tot in de puntjes geregeld is.

Jouw takenpakket ziet er als volgt uit:

• het publiceren en beheren van vacatures en stageaanvragen op verschillende wervingsplatforms en -kanalen (waaronder Easycruit). Jij zorgt ervoor dat alle informatie op de juiste manier online komt te staan om potentiële kandidaten aan te trekken;
• met jouw oog voor detail beheer en verwerk je nauwkeurig alle administratieve zaken rondom in-, door- en uitstroom processen. Van het ondersteunen bij de werving en selectie tot aan de start van de nieuwe collega. Zo zorg jij er bijvoorbeeld voor dat alle (personele) gegevens op de juiste manier worden vastgelegd en bijgewerkt in onze systemen (waaronder Youforce, SAP en Flextender);
• je beheert de verschillende mailboxen en zorgt ervoor dat vragen efficiënt afgehandeld worden. Zo verloopt alle communicatie soepel en worden vragen en verzoeken tijdig beantwoord;

• je bent achtervang voor de collega die het welkomstprogramma organiseert. Op bijvoorbeeld de welkomstdag ontvangen wij de nieuwe collega's die elke maand starten bij de provincie Overijssel. Wordt er een grote groep verwacht? Dan ondersteun jij bij het klaarzetten van de spullen en het ontvangen van de nieuwe collega's;

• je beheert de opleidingsplatformen Overijssel Academie en Insights discovery . Jij bent een aanspreekpunt voor deelnemers en trainers met betrekking tot de aangeboden opleidingen en trainingen. Zo ga jij onder andere opleidingen in het systeem zetten, (trainings)data plannen, locaties regelen en het bijhouden van deelnemers;

• je werkt procesmatig, doorziet processen en snapt wat er gebeurt als je aanpassingen of verbeteringen doorvoert in een proces of systeem.

Naast de dagelijkse werkzaamheden is het mogelijk om jouw talenten in te zetten bij projecten in het HR-team.

Hoe kan een werkdag eruit zien?

08.30: Mailboxen Recruitment, Opleidingen en Insights openen en doorlopen. Je beantwoord mailtjes en categoriseert deze onder de juiste collega's.

09:00: Dagstart met de collega's van recruitment

09.45: Aan de hand van Planner Vacatures: vacatures publiceren, kandidaten uitnodigingen en afwijzingen versturen

11:00: Verplichtingen voor inhuurcontracten in SAP aanmaken

12:00: Lunch met je collega's in de Plaza

13.00: Training aanmaken in de Overijssel Academie. Je plant gelijk de locatie in en nodigt de trainer uit

15.00: Even een lekkere koffie bij de barista halen

16:00: Je checkt nog een keer de verschillende mailboxen om te kijken of er nog nieuwe zaken binnengekomen zijn

17.00: Tijd voor de laatste acties in Planner. Je sluit met een voldaan gevoel af en hebt alweer zin in de volgende dag

Jouw Profiel

Met jouw klantgerichte en collegiale houding zorg je voor een prettige sfeer op de werkvloer. Je scherpe oog voor detail helpt je om overzicht te houden terwijl je werkt vanuit meerdere mailboxen en uiteenlopende taken oppakt. Hierbij kunnen verschillende belangen spelen. Jij durft collega's en teamleiders vriendelijk maar duidelijk aan te spreken wanneer gegevens ontbreken, deadlines in gevaar komen of procedures gevolgd moeten worden. Je bewaakt hierbij je eigen werkdruk en stelt prioriteiten. Je schakelt gemakkelijk met collega's binnen én buiten HR en weet precies over te brengen wat je nodig hebt om samen verder te komen. Zo ben je een betrouwbare schakel in het team en iemand op wie anderen graag bouwen.

Daarnaast beschik je over:

• aantoonbaar mbo werk- en denkniveau. Je hebt bijvoorbeeld een opleiding afgerond in een administratieve richting;
• ervaring in een administratieve rol met basiskennis van administratieve processen en systemen. Zo werken wij samen in MS365 (zoals Teams en Sharepoint) en verwerken verplichtingen in SAP;
• ervaring of kennis met systemen (zoals Easycruit, Flextender, Youforce, Sap, Overijssel Academie). Het is een pré als je ervaring hebt met inhuurprocessen of inhuurkaders via een dynamisch aankoopsysteem;
• een flexibele werkhouding: je kunt je makkelijk aanpassen aan veranderingen in taken, planning of werkwijze. Je schakelt snel wanneer de situatie daarom vraagt en blijft rustig als dingen anders lopen dan verwacht. Je wordt enthousiast van het werken met HR-processen. Daarnaast doorzie je processen en snap je wat er gebeurt als je aanpassingen of verbeteringen doorvoert in een proces of systeem. Hiervoor is het fijn als je bekend bent met Lean werken. Beschik je al over een Lean-diploma of wil je dit graag behalen? We ondersteunen je graag in jouw ontwikkeling

Voldoe je nog niet aan alle eisen, maar denk je wel dat je deze eigen kunt maken? Dan nodigen wij jou uit om te solliciteren.

Motivatiebrief

Voorbereidend op een eventueel sollicitatiegesprek zijn wij benieuwd hoe jij naar de functie kijkt op basis van bovenstaande vacaturetekst. We zien daarom graag het volgende in jouw motivatiebrief terug:

• Jouw beeld van de functie en waar jij energie van krijgt na het lezen van de tekst
• Wat maakt jou een passende kandidaat voor deze functie

Deze vragen zijn niet ter vervanging van je motivatiebrief, maar een aanvulling op. Probeer deze in maximaal 200 woorden in jouw motivatiebrief te verwerken.

Jouw plek binnen de organisatie

Welkom bij team HR Je komt te werken in een recent nieuw gevormd, energiek HR-team. Het team bestaat uit zo'n 20 collega's die samen bouwen aan een toekomstbestendige organisatie. We zijn volop in beweging.

Ons HR-administratie team bestaat uit de coördinator HR-administratie, een administratief medewerker HR en een administratief medewerker welkomstprogramma. We zijn een hecht team en ondersteunen elkaar waar nodig. Je bent binnen de HR-administratie breed inzetbaar zodat jij en je collega elkaar kunnen aanvullen en/of vervangen waar nodig. Werk jij met ons mee?

Wij bieden

Samen werken aan een mooi Overijssel? In een inspirerende werkomgeving haal jij het beste uit jezelf. Uiteraard belonen we je voor je inzet. In geld, kansen en persoonlijke ontwikkeling:

• een bruto maandsalaris van minimaal €2.749,50 en maximaal €3.851,87 (schaal 7) bij een 36-urige werkweek, afhankelijk van kennis en ervaring.
• een Individueel Keuze Budget van 22,37% van je jaarsalaris, dat je flexibel kunt inzetten;
• goede secundaire arbeidsvoorwaarden waaronder diversiteitsverlof zodat je je eigen feestdag kan kiezen;
• een Persoonlijk Budget Duurzame Inzetbaarheid (PBDI) van € 6.000,- per vijf jaar, voor opleidingen of ontwikkeling;
• een dienstverband van 32-36 per week, voor de duur van één jaar met de intentie voor een vast dienstverband bij goed functioneren;
• een regeling voor thuiswerkmiddelen, zodat je thuis net zo prettig werkt als op kantoor.

Contact

Heb je inhoudelijke vragen over de vacature? Barbara de Haas – Coördinator HR-administratie beantwoordt graag jouw vragen via of Wil je meer weten over de wervings- en selectieprocedure? Neem dan contact op met recruitment via

Sollicitatieprocedure

Het eerste gesprek en tweede gesprek vinden plaats op maandag 23 maart (ochtend). Het arbeidsvoorwaardengesprek is op donderdag 26 maart om 15.15 uur. Alle gesprekken zijn in Zwolle. Tijdens de selectie maak je kennis met een aantal medewerkers van het team.

Solliciteren kan tot en met zondag 15 maart.

Met deze vacature wil provincie Overijssel zelf onze nieuwe collega werven. Dit is dan ook geen oproep voor acquisitie.