Managementassistent(e) Ecologische Pedagogiek - Utrecht, Nederland - Werkenbijhogescholen

Beschrijving

Functie-inhoud

Wat je gaat doen
Als management-assistent(e) van het instituut voor Ecologische Pedagogiek (IEP) werk je ondersteunend en faciliterend voor het instituut en lever je daarmee een belangrijke bijdrage aan het realiseren van de instituutsdoelen, waaronder het leveren van excellent onderwijs aan onze studenten. Samen met je collega-managementassistent€ vorm je het secretariaatsteam, waarin jullie onderling de taken goed afstemmen en zorgen voor onderlinge vervangbaarheid. Jullie verrichten alle voorkomende secretariële, administratieve en communicatieve werkzaamheden voor de directeur, de zes opleidingsmanagers en de instituutssecretaris van het instituut en zijn een plek waar docenten met vragen terecht kunnen en zich welkom en thuis voelen.

De werkzaamheden voor het managementteam laten zich verdelen in vier hoofdcategorieën:

kantoorwerkzaamheden (zoals telefoon- en emailbehandeling, ondersteunen organisatieprocessen zoals accreditatie, studentevaluaties en studiegidsen, opstellen documenten/rapportages/presentaties, bestellingen en aanvragen, informatieverstrekking, ontvangst bezoekers e.d.);

ondersteunen overleg (zoals organiseren, notuleren en opvolgen bijeenkomsten, beheer stukken, organiseren van evenementen e.d.);

persoonlijke assistentie (zoals agendabeheer, plannen en voorbereiden van afspraken, werkoverleg e.d.);

ondersteunen bij de verschillende managementportefeuilles van het instituut, zoals financiën, personeel, assortiment en logistiek. Denk aan data verzamelen, archiveren, informatie verstrekken en documenten opmaken of o.b.v. briefings inhoudelijke voorzetjes doen t.b.v. deze portefeuilles.

In het kort

Afwisselende en veelzijdige baan binnen een hecht en professioneel instituut;

Leveren van een belangrijke bijdrage aan goed onderwijs aan onze studenten;

Je hebt een dienstverlenende instelling.

Wat wij je bieden

Je krijgt een D4 jaarcontract met een omvang van 0,5 fte. Verlenging behoort tot de mogelijkheden.

Het bruto maandsalaris bij een volledig dienstverband is afhankelijk van je ervaring in onderwijs en/of werkveld minimaal €2.724,20 en maximaal€ 3.631,83 (schaal 7) conform cao hbo

Daarboven ontvang je volgens de cao-hbo een vakantietoeslag van 8% en een gegarandeerde eindejaarsuitkering van 8,3%.

Een tegemoetkoming in de eigen bijdrage van de zorgverzekering van € 300,00 bruto per jaar en een onbelaste internetvergoeding van € 37,50 bij een voltijd-aanstelling.

Een NS Business Card zodat al je OV-reizen (voor werk en privé) kosteloos zijn. Kom je toch liever met de auto of de fiets? Dan krijg je een uitstekende kilometervergoeding.

Wij bieden je uitstekende studie en ontwikkelingsmogelijkheden via het eigen HU Ontwikkelportaal.

Bij een fulltime dienstbetrekking bestaat de mogelijkheid tot wel 428 uur verlof per jaar en 45 duurzame inzetbaarheidsuren.

Natuurlijk krijg je van ons ook een laptop en een smartphone in bruikleen om locatie-ongebonden te kunnen werken en bieden wij je ook de mogelijkheid om gebruik te maken van leuke extra's zoals ons fietsplan, kortingen bij verzekeringen, software en fitness. Samen met de sociale partners streven we naar afspraken die echt werken en uitgaan van goed werkgeverschap en goed werknemerschap.

Wie jij bent
Je bent een echte dienstverlener die graag een stapje extra zet zodat mensen zich geholpen voelen. Je krijgt vrijheid en daarbij hoort een zelfstandige werkhouding en verantwoordelijkheid. Je werkt accuraat, snel en ook met de nodige dynamiek om je heen functioneer je goed. Ook heb je aanpassingsvermogen, bv. door in te springen voor collega's als dit nodig is of bij een nieuw systeem. Het is belangrijk dat je een proactieve werkhouding hebt en communicatief vaardig bent. N.a.v. korte briefings ben je in staat tekstjes voor bv. nieuwsbrieven (die je voor verzending inhoudelijk met het betreffende MT-lid afstemt) te schrijven en notuleren gaat je goed en gemakkelijk af. Daarnaast ben je collegiaal, open (docenten, opleidingsmanagers voelen zich welkom bij je) en kun je goed samenwerken, in het bijzonder door een hecht team te vormen met de andere managementassistent(e) in dit instituut. Je overziet (na ingewerkt te zijn) welke bijeenkomsten en evenementen (diplomeringen, instituutsbrede overleggen, heidagen etc.) er jaarlijks in het instituut zijn. Je legt een conceptjaarplanning hiervan aan het MT voor en bent de spin in het web bij het organiseren van de evenementen/bijeenkomsten. Tot slot ben je integer en ga je nauwgezet om met vertrouwelijke informatie.

Wat jij hebt

Je beschikt bij voorkeur over minstens mbo werk- en denkniveau;

Aantoonbare ervaring in een ondersteunende functie en ervaring met het organiseren van bijeenkomsten/evenementen;

Je bent representatief;

Je bent digitaal vaardig en kunt goed omgaan met (nieuwe) systemen en hybride werken;

Je weet prioriteiten te stellen;

Je beschikt over goede Nederlandse communicatieve vaardigheden in woord en geschrift.

Waar je komt te werken
Het Instituut voor Ecologische Pedagogiek is gevestigd in Amersfoort en kent drie opleidingen: bachelor voltijd, bachelor deeltijd en master deeltijd. Het instituut is verantwoordelijk voor het onderwijs aan zo'n 1100 studenten. Bij het instituut voor Ecologische Pedagogiek werken ongeveer 70 docenten. De dagelijkse leiding van het instituut wordt gevormd door het managementteam bestaande uit de instituutsdirecteur en zes opleidingsmanagers. Jouw standplaats is aan de Nieuwe Poort 21 in Amersfoort. Het team van managementassistent bestaat uit twee personen.