managementassistent - Amsterdam, Nederland - Dynamo

Beschrijving

Dynamo is een grote welzijnsorganisatie in Amsterdam Oost, Zuid, Centrum en West. Met onze kinderopvang, welzijnsactiviteiten en het buurtteam ondersteunen we Amsterdammers, jong en oud, om zelf de regie te nemen en actief mee te doen aan de samenleving.

Op het Bedrijfsbureau zijn de ondersteunende diensten gevestigd zoals bijvoorbeeld communicatie, financiën en ICT. Daarmee ondersteunt het Bedrijfsbureau alle professionals die werkzaam zijn in de wijken zodat zij hun werk met de Amsterdammers optimaal kunnen uitvoeren. Dynamo – samen in de buurt.

Voor ons bestuurssecretariaat zoeken wij een pro-actieve en energieke

managementassistent
28-32 uur per week

Je werkt op het bestuurssecretariaat samen met twee collega managementassistenten. Jullie ondersteunen alle leden van het MT, en ieder van jullie ondersteunt specifiek één van de productgroepmanagers. Jullie team is goed op elkaar ingespeeld en zorgt ervoor dat jullie met een gezonde dosis humor de nodige zaken samen weten op te pakken. Daarnaast ben je onderdeel van het team van jouw productgroep en heb je veel contact met de teamleiders en medewerkers in de wijken.

Als managementassistent denk je altijd twee stappen vooruit en ondersteun je de managers bij alles wat er nodig is. Dat kan variëren van complex agendabeheer, het accuraat voorbereiden en verslaan van teamleidersoverleggen, tot het organiseren van een evenement of het bijhouden van relevante ontwikkelingen voor de productgroep. Waar nodig ondersteun je ook de teamleiders van jouw productgroep.

Hoe ziet een werkdag eruit?
Je start de dag met een overleg met 'jouw' manager. Jullie nemen samen haar agenda door en bespreken andere lopende zaken. Na het overleg stel je de agenda op voor het volgende teamleidersoverleg en je zorgt ervoor dat teamleiders op tijd de afgesproken acties ondernemen. Vandaag ben jij ook de 'boxbaas' van de mailbox van het bestuurssecretariaat en je beantwoord de telefoontjes die binnenkomen. Regelmatig komt er een manager of teamleider binnenlopen met een dringende vraag en die probeer je zo goed mogelijk van dienst te zijn. Vanzelfsprekend houd je de mailbox van je manager goed bij en aan het eind van de dag heb jij zaken opgelost en prioriteiten voor de volgende dag klaarstaan.

Wat moet je kunnen en wat ga je doen?
Je bent deskundig, nauwkeurig en werkt zelfstandig. Je bent vanzelfsprekend representatief en integer; vertrouwelijke informatie is veilig bij jou. Je bent initatiefrijk, communicatief vaardig en dienstverlenend ingesteld. Je schakelt vliegensvlug en kunt prioriteren als de beste.
Je functioneert op HBO-niveau en hebt een relevant diploma. Je hebt minimaal 3 jaar ervaring als (directie)secretaresse of managementassistent en je beschikt over prima digitale vaardigheden, waaronder kennis en ervaring met SharePoint, Microsoft 365 en Teams.

Je houdt je onder andere bezig met de volgende werkzaamheden:

Wij bieden:
Een leuke baan in een betrokken team dat altijd bereid is om nieuwe dingen op te pakken en te zorgen dat het managementteam optimaal wordt ondersteund. Dynamo is een informele organisatie met warme zakelijkheid.
Dynamo heeft de ontwikkeling van haar medewerkers hoog in het vaandel staan: je krijgt een eigen loopbaanbudget en je kan diverse trainingen volgen in onze eigen Dynamo Academie. Voor deze functie geldt dat je (in overleg) een deel kan thuiswerken.
Inschaling in schaal 6, minimaal € 2.720,– en maximaal € 3.815,– bij 36 uur. Per 1 juli 2024 volgt een 4% loonstijging en vanaf 2025 gelden de uitloopschalen als extra periodieken, dus is extra doorgroei mogelijk.
Arbeidsvoorwaarden conform de CAO Sociaal Werk met een goede pensioenvoorziening, een individueel keuzebudget (waaronder 8,3% eindejaarsuitkering) en een loopbaanbudget. Je aanstelling is in eerste instantie voor een jaar.