ZZP Projectleider reorganisatie - Rotterdam, Nederland - The New Staff

Beschrijving

DE OPDRACHTOMSCHRIJVING

Over VNG
De VNG is de vereniging van alle Nederlandse gemeenten, inclusief Caribisch Nederland.
We werken aan een krachtige lokale overheid. Dat doen we door agendasettend te zijn
op voor gemeenten relevante vraagstukken en ontwikkelingen. En door de lokale
uitvoering centraal te stellen bij maatschappelijke opgaven.

Alle Nederlandse gemeenten zijn lid van de VNG, en samen vormen wij de vereniging. De
koers van de VNG wordt bepaald door de leden, die minstens twee keer per jaar
samenkomen in de Algemene Ledenvergadering (ALV). De leden zijn vertegenwoordigd
in het bestuur en 15 commissies.

Drie pijlers zijn de basis van de vereniging. Dat zijn kennisdeling, belangenbehartiging en
ondersteuning/dienstverlening bij de uitvoering. Binnen het VNG Bureau zijn er - naast
de algemene directie - drie beleidsdirecties: Inclusieve Samenleving, Fysieke
Leefomgeving en Lokaal Bestuur en Informatiesamenleving. De staf en ondersteuning
bestaat uit de afdelingen Communicatie, Concernstaf en Bedrijfsvoering.

In het verlengde van het algemene ondersteuningsaanbod van de VNG aan de leden,
bieden vier VNG-bedrijven producten en diensten op maat, als (betaalde)
dienstverlening. Dat zijn VNG Connect, VNG International, VNG Risicobeheer en VNG
Realisatie.

Over Communicatie en Bedrijfsvoering
Binnen de VNG is de communicatiefunctie belegd bij de afdeling Communicatie van het
VNG Bureau en - specifiek voor VNG Realisatie - bij het Kenniscentrum Communicatie.
Communicatie is als afdeling centraal op twee plekken in de organisatie georganiseerd
met als doel strategie, kaders en richtlijnen op te stellen, advies te geven, woordvoering
te doen, content te produceren en publiceren, communicatieproducten te ontwikkelen en
uit te voeren en communicatiekanalen te beheren.

Bedrijfsvoering is binnen VNG centraal en decentraal ingeregeld. Diensten op het gebied
van human resources (HR), facilitaire dienstverlening, administratie en informatisering &
automatisering worden centraal aangeboden.

Binnen VNG Realisatie is er een team Bedrijfsvoering op het gebied van HR, financiën &
inkoop die zelfstandig werkt gebruikmakend van de centrale organisatie.

Omschrijving van de opdracht
De algemene directie van de VNG heeft de ambitie uitgesproken om de
bedrijfsvoering en communicatie van zowel VNG Bureau als VNG Realisatie te
centraliseren naar één centrale bedrijfsvoeringsafdeling en één centrale
communicatieafdeling. Deze gewenste organisatieontwikkeling is bedoeld om
efficiëntie en samenwerking te bevorderen en de kwaliteit te verbeteren. Het
samengaan van de afdelingen moet per 1 januari 2025 zijn afgerond.

Dit project is de verantwoordelijkheid van de plaatsvervangend directeur VNG.
Besluiten worden genomen in de stuurgroep door de twee WOR-bestuurders,
ondersteund door adviseurs en procesbegeleiders. De projectleider gaat behoren tot
de ondersteuners in de stuurgroep, en samen met de procesbegeleiders de agenda en
de voor te leggen besluiten opstellen. De stuurgroep is inmiddels al enkele keren
samengekomen en de eerste stappen in het project zijn al gezet.

Het doel van deze opdracht is het praktisch begeleiden en vormgeven van de
gewenste organisatieontwikkelingen, waaronder de afstemming in het traject met de
ondernemingsraden van beide bedrijven.

De betrokken afdelingen en medewerkers kennen elkaar en werken op vele vlakken
al in meerdere of mindere mate met elkaar samen. Maar wij verwachten dat er zeker
ook verschillen zullen zijn qua werkwijzen en processen, die we in kaart willen
krijgen, de zogenaamde ist-situatie. De projectleider zal daarom starten met het
samenbrengen van de teams als trekker van het project.
Een belangrijk aspect van de opdracht is dat de projectleider in afstemming met de
teams een duidelijk beeld en een doelstelling voor de eindsituatie ontwikkelen, de
situatie na gewenste organisatieontwikkeling (soll). Noodzakelijke uitgangspunten
hierbij zijn efficiency, kwaliteitsverbeteringen en de stap naar voren na de gewenste

organisatieontwikkeling. Een goede inventarisatie en bespreking en uiteindelijk advies
aan de stuurgroep over aan bedrijfsvoering gerelateerde werkzaamheden die binnen
de verschillende bedrijven nodig blijven, is ook deel van deze opdracht.
De projectleider ontwikkelt de soll-situatie in samenspraak met de collegas van VNG
en VNG Realisatie en dient uiteindelijk goedkeuring te krijgen van de stuurgroep.
De nieuwe afdelingen Communicatie en Bedrijfsvoering worden/blijven onder de
algemene directie van VNG gepositioneerd.
In de eerste adviesaanvraag is al een gedeeltelijke invulling van het organigram
meegenomen. De verdere invulling van het organogram volgt in de loop van de tijd.
De profielen voor leidinggevende Communicatie en Bedrijfsvoering zijn opgesteld.
Doel hierbij is om de beoogde leidinggevende van Communicatie en de beoogde
leidinggevende van Bedrijfsvoering uiterlijk in Q3 van dit jaar te benoemen. In
overleg met de stuurgroep zal het project geheel of gedeeltelijk worden overgedragen
aan deze leidinggevenden die vervolgens aan de slag gaan om de geruisloze
overgang per 1 januari 2025 te realiseren. Na 1 januari 2025 gaan de
leidinggevenden van de twee afdelingen aan de slag om de geschetste soll-situatie te
realiseren.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden
Het verder detailleren en aanscherpen van het plan van aanpak voor de
implementatie van de gewenste organisatieontwikkeling. Hierin zijn de stappen,
benodigde middelen, communicatie en tijdslijnen duidelijk beschreven binnen de
vastgestelde randvoorwaarden.

De projectleider is verantwoordelijk voor het realiseren van het plan van aanpak.

Nauwe samenwerking met de betrokken stakeholders binnen het concern, waaronder
het management, medewerkers en ondernemingsraden. Het samenbrengen van de
teams, het doorgronden van de huidige werkwijze en het schetsen van de
toekomstige werkwijze. Regelmatige communicatie en overleg zijn van belang voor
het succes van de gewenste organisatieontwikkeling.

Er is een wekelijks stuurgroepoverleg waarin de projectleider rapporteert en
verantwoording aflegt.

Resultaat van de opdracht
De projectleider kan na benoeming van de beoogde leidinggevenden het plan van
aanpak met de verschillende bouwstenen in dit traject (deelprojecten), inclusief
tijdpad e.d overdragen. De projectleider houdt hierbij de datum 1 januari 2025
scherp in het vizier en werkt hier naar toe.
Idealiter Per 1 januari 2025 zijn de betrokken medewerkers en afdelingen
samengevoegd in de nieuwe structuur, inclusief de volledige HR-inrichting. De

betrokken medewerkers zijn formeel per brief op de hoogte gebracht van hun nieuwe
positie in de organisatie en in de onderliggende (verlonings-) systemen correct
doorgevoerd

Ook is er samen met de medewerkers een pad naar verbetering en efficiency
uitgestippeld voor de afdelingen Communicatie en Bedrijfsvoering. Een (concept)
meerjaren agenda bedrijfsvoering is op hoofdlijnen uitgewerkt. Dit einddoel is
goedgekeurd door de stuurgroep. Er is ruimte om veranderingen die per direct
doorgevoerd kunnen worden al in te zetten of te implementeren vóór het officieel
samengaan per 1 januari 2025.

Kort samengevat betekent dit:
- Tijdens de opdrachtperiode het begeleiden van de gewenste
organisatieontwikkeling, inclusief de trajecten met de ondernemingsraden
conform actuele planning en afgesproken resultaten
- Voor 26 september het HR proces voor de medewerkers gepland en voorbereid
met als doel een succesvolle overgang per 1 januari 2025;
- Voor 26 september of eerder conform planning, een advies voor de stuurgroep
over de (vernieuwde) inrichting van bedrijfsvoering en communicatie;
- Voor 26 september of eerder conform planning, een advies voor de stuurgroep
over de achterblijvende, aan bedrijfsvoering gerelateerde werkzaamheden binnen
de directies;
- Voor 26 september het opstellen van een gedragen meerjaren agenda
bedrijfsvoering.
- Voor beëindiging van de opdracht de overdracht van het project naar de beoogde
leidinggevenden Bedrijfsvoering en Communicatie zodat deze in staat zijn het
project succesvol voort te zetten en af te ronden.

Deze inhuuropdracht verloopt via een aanbesteding. De opdrachtgever heeft eisen en wensen opgegeven. Aan de eisen moet je voldoen om kans te maken. Op de wensen kun je punten scoren.

De Eisen

• De kandidaat is op de in de profieltekst genoemde datum en tijdstip beschikbaar voor een matchgesprek.
• Door de inschrijver is één CV en één (door de kandidaat geschreven motivatiebrief) van de aangeboden kandidaat aangeleverd. Deze twee documenten zijn opgeslagen in de map Mijn documenten.
• Inschrijver gaat expliciet akkoord met de concept overeenkomst welke als bijlage bij de offerteaanvraag beschikbaar is gesteld.
• De aangeboden kandidaat is beschikbaar voor de functie gedurende de periode en het aantal uur zoals beschreven in de offerteaanvraag.
• WO- werk en denkniveau
• Minimaal een afgeronde HBO opleiding in bestuur- of bedrijfskunde of HR of soortgelijke richting
• Minimaal 5 jaar werkervaring als projectleider, programmamanager of leidinggevende die een fusie- of reorganisatietraject begeleidt
• Minimaal 3 jaar werkervaring met reorganiseren van bedrijfsvoering ondersteunende afdelingen zoals Inkoop, HRM, Finance en Control en staf afdeling communicatie of soortgelijk in (overheids)organisatie(s)
• Minimaal 3 jaar werkervaring met het begeleiden van OR-trajecten en directe samenwerking met bestuurders en directie
• Kennis van en werkervaring met de financiële en rechtspositionele aspecten van reorganisatietrajecten
• Werkervaring met het toepassen van GAP analyse door huidige en gewenste situatie in kaart te brengen.
• Werkervaring met het begeleiden en uitvoeren van organisatie veranderingen

De Wensen

• Hoeveel aantoonbare reorganisaties of vergelijkbare trajecten heeft de aangeboden kandidaat begeleid als (zelfstandig) projectleider?
• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare werkervaring en verantwoordelijkheid voor het advies in de volgende omvang en complexiteit van reorganisaties of vergelijkbare trajecten.
• Na gunning van de inhuuropdracht ontvangen alle inschrijvers(*) een terugkoppeling van de uitvraag. De terugkoppeling betreft onder andere een (Excel) overzicht met de ranking van alle inschrijvers en de score op de gunningscriteria/kwaliteit. In dit overzicht worden de namen van alle inschrijvers vermeld (dit is de leveranciersnaam, niet de naam van de kandidaat). * Inschrijvers die, na toetsing van antwoorden en bewijs in cv/motivatie, worden uitgesloten van de procedure, ontvangen dit overzicht niet en worden ook niet genoemd in het Exceloverzicht. De gegunde leveranciersnaam zal altijd zichtbaar zijn op dit overzicht. Gaat u ermee akkoord dat in het overzicht uw leveranciersnaam zichtbaar is?
• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare en toegepaste kennis en werkervaring op het gebied van financiële en rechtspositionele aspecten van reorganisaties of vergelijkbare trajecten? < referentie is een soortgelijke opdracht dat blijkt uit CV en /of motivatie>