Managementassistent - Naaldwijk, Nederland - Flexintens

Beschrijving

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m om 9:00.

Functiebeschrijving
Voor de Gemeente Westland is FlexIntens op zoek naar een Managementassistent voor 32 uur per week.

OrganisatieBouw mee met de gemeente Westland. De gemeente Westland is met ruim inwoners één van de dertig grootste gemeenten in Nederland. Met haar duurzame en innovatieve glastuinbouwcluster is de gemeente Westland een belangrijke economische motor. Op een inspirerende manier biedt gemeente Westland haar inwoners ruimte, rust, groen en woonomgevingen met aantrekkelijke recreatiemogelijkheden en voorzieningen. Een vitale economie en een bloeiend verenigingsleven zorgen voor een dynamische en actieve gemeente. Slagkracht, ambitie, innovatie en professionaliteit, dat zijn de kernbegrippen waar het in Westland om draait Gemeente Westland is een uitdagende en eigentijdse werkgever, die continu in ontwikkeling is. We zijn een actieve werkorganisatie met een prettige, informele werksfeer en volop ontwikkelingsmogelijkheden. We sturen op resultaten en het tonen van eigen initiatief wordt gewaardeerd. Gemeente Westland is onderverdeeld in vier clusters: Dienstverlening, Beleid, Ruimte en Bedrijfsvoering, met daarnaast een unit concern control en eenheid bureau gemeentesecretaris.Cluster BedrijfsvoeringDe collega's die werkzaam zijn binnen dit cluster zorgen voor solide bedrijfsvoering. Het cluster voorziet hiertoe in de informatiebehoefte, advisering, kaderstelling en ondersteuning van de andere clusters op alle taakvelden van bedrijfsvoering (personeel, financiën, informatievoorziening, automatisering, belastingen, juridische en facilitaire zaken). Met de klantvraag centraal werken zij aan integrale oplossingen en wordt er aangestuurd vanuit de 1ste, 2de en 3de lijn.

OpdrachtHet team bestuurs- en managementondersteuning (BMA) is dienstverlenend naar de organisatie. Wij zorgen ervoor dat de burgemeester, gemeentesecretaris, de wethouders, de directie en de managers hun werk zo productief mogelijk kunnen uitvoeren.

Het BMA is onderdeel van de 1ste lijn waar zo veel mogelijk klantvragen direct worden afgehandeld. Deze collega's zijn het visitekaartje van het cluster Bedrijfsvoering. Belangrijkste doelen voor het team zijn klantgerichtheid en kwaliteit. Door integraal te werken willen we dat onze klanten zich geholpen voelen: door een gevoel van vertrouwen te geven, oplossingsgericht mee te denken en proactief te handelen.

De belangrijkste taken zijn:

• Beheren van agenda's en afspraken plannen;
• Organiseren, voorbereiden notuleren van vergaderingen en bewaken van de actiepunten;
• Verzorgen in- en uitgaande correspondentie;
• Organiseren van bijeenkomsten;
• Initiatief nemen als je kansen ziet om zaken slimmer en efficiënter te organiseren.

Functie-eisen

Eisen:

1. Minimaal een afgeronde mbo 4 opleiding directiesecretaresse of management ondersteuner
2. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar in de rol van Managementassistent binnen een gemeentelijke instelling
3. Beschikbaar per 12 februari 2024 voor tenminste 32 uur per week

Wensen:

1. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent binnen een gemeente
2. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met administratieve en secretariële werkzaamheden in IBABS en Youforce
3. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten waaronder het plannen, reserveren van accommodaties, verzorgen van de agendering, verzamelen en verspreiden stukken, benoem waar dit is opgedaan
4. Minimaal 2 aanvullende opleidingen/ cursussen op het gebied van MS365 en/ of administratief ondersteunend
5. Detavast constructie: kandidaat is bereid om bij wederzijds goedvinden na 1040 uur kosteloos bij opdrachtgever in dienst te treden (minimaal 1040 uur)

Arbeidsvoorwaarden
Arbeidsvoorwaarden worden per opdracht of vacature in overleg besproken. Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van (tijdelijk) personeel binnen toonaangevende organisaties met een maatschappelijk relevant karakter om zowel organisaties als professionals daarbinnen te ontwikkelen. Zo dragen we onder andere bij aan de ontwikkeling van verschillende ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties. Met een gemotiveerd team dat de markt en de mensen kent, streven we continu naar een professionele, maar toch informele dienstverlening die naar volle tevredenheid van alle partijen verloopt. Dit alles doen we vanuit onze kernwaarden kennis, daadkracht en vertrouwen.