Managementassistent - Amsterdam, Nederland - Universiteit van Amsterdam

Universiteit van Amsterdam Amsterdam, Nederland

2 weken geleden

Beschrijving

Managementassistent

Faculteit/Dienst: Faculteit der Geesteswetenschappen Opleidingsniveau: MBO Functie type: Ondersteunend Beheer Personeel Sluitingsdatum: 1 juni Vacaturenummer:

Wij zijn vanwege aanstaande pensionering van een collega op zoek naar een initiatiefrijke en ervaren managementassistent voor het faculteitsbureau. Je gaat werken binnen een collegiaal team waar hard wordt gewerkt met oog voor elkaar. De sfeer binnen het faculteitsbureau is laagdrempelig en open; iedereen draagt graag een steentje bij om onderwijs en onderzoek optimaal te ondersteunen.

Je gaat werken bij het geclusterde secretariaat van het faculteitsbureau dat de leden van het Dagelijks Bestuur, het Managementteam en medewerkers van het faculteitsbureau ondersteunt. Dit team bestaat uit vier collega's, die elk hun eigen aandachtsgebieden hebben, maar waar nodig ook werk van elkaar overnemen. Het secretariaat kent veel opdrachtgevers en veel verschillende werkzaamheden waarbij snel geschakeld en geprioriteerd moet worden. Iedere collega fungeert als eerste aanspreekpunt voor een aantal eigen afdelingen en bestuurders. Daarnaast verrichten alle collega's een aantal algemene secretariële en administratieve taken.

Wat ga je doen?

Ons team is in beweging en dat zorgt voor mooie kansen De afgelopen maanden is er een traject geweest om het team beter te positioneren binnen de organisatie. In de komende periode gaan drie collega's met pensioen. Voor twee van hen hebben we al enthousiaste opvolgers gevonden. Heb jij een positieve en gedreven instelling en wil je een actieve bijdrage leveren aan de verdere ontwikkeling van ons secretariaat? Dan maken we graag kennis om samen te kijken of jij ons team compleet maakt

We zorgen voor een goede start, met een warme overdracht van werkzaamheden. Ook is het team de komende maanden tijdelijk versterkt met een ervaren managementassistent, zodat we samen de transitie van dit team in goede banen kunnen leiden. Rollen en taken liggen nog niet vast, deze kunnen in onderling overleg binnen het team verdeeld worden.

Als managementassistent op het faculteitsbureau verricht je op hoofdlijnen de volgende taken:

Agendabeheer voor de bestuurders en/of managers die je ondersteunt;

ondersteunen bij vacatures binnen het faculteitsbureau (berichtgeving aan kandidaten, plannen gesprekken, etc.);

organiseren van vergaderingen en overleggen, inclusief zaalreservering en catering;

medebeheer van de groepsmailbox van het secretariaat;

verrichten van algemene secretariële en organisatorische werkzaamheden (denk aan zaken als bestellen kantoorbenodigdheden, autoriseren medewerkers voor SALTO-toegang tot ruimtes binnen gebouwen, bloemen bestellen, adres- en telefoonlijsten bijhouden, registratie van uitgaande post).

In het takenpakket voor deze vacature ligt een accent op de administratieve ondersteuning van promoties en hoogleraarszaken. Je zult je onder andere gaan bezighouden met de volgende aandachtsgebieden:

Administratieve en procesmatige ondersteuning van de beleidsmedewerkers Hoogleraarszaken en Promoties (plannen bijeenkomsten benoemingsadviescommissies, boeken hotelovernachtingen externe leden, verzorgen administratie promotietrajecten, registratie van brieven aan het College van Bestuur over promoties en hoogleraarszaken);

In voorkomende gevallen plannen van afspraken voor MT-leden, zoals het hoofd Informatiemanagement en het hoofd Financiën & Control;

Ondersteuning team Onderwijsbeleid (agendabeheer hoofd, praktische organisatie onderwijsvisitaties, inschrijven brieven).

Wat vragen we van jou?

In een hectische werkomgeving kun je goed overzicht houden en prioriteiten stellen. Je hebt een dienstverlenende en oplossingsgerichte instelling en houdt ervan zelfstandig diverse taken op te pakken. Je bent communicatief sterk en hebt oog voor wat je opdrachtgevers en collega's nodig hebben. Administratieve procedures maak je je snel eigen en je vindt het leuk om je daarin te verdiepen. Je vindt het een uitdaging om actief mee te denken over de verdere ontwikkeling van het secretariaat en de manier waarop het team de verschillende opdrachtgevers het beste kan ondersteunen. Het secretariaat is in contact met meerdere stakeholders, waardoor het een complexe omgeving is, het zou mooi zijn als je dit als een welkome uitdaging ziet

Jouw ervaring en profiel:

Wij zoeken een nieuwe collega die de kneepjes van het vak kent.

met minimaal een mbo-4 diploma en hbo werk- en denkniveau;

bekend met alle tips en trucs van mail- en agendabeheer in Outlook en met Word, Excel, PowerPoint en Teams;

in staat om je nieuwe programma's snel eigen te maken;

goede schriftelijke en mondelinge beheersing van het Nederlands en Engels.

Affiniteit met het hoger onderwijs en de geesteswetenschappen zijn mooi meegenomen

Wat bieden we jou?

Je start in eerste instantie met een tijdelijk contract voor de duur van een jaar met een proeftijd van twee maanden, bij voorkeur met ingang van 1 september a.s. Het contract wordt omgezet naar een vast dienstverband na een positieve beoordeling. Het dienstverband is bij voorkeur voor 38 uur per week (36 of 32 uur is in overleg bespreekbaar).

Je salaris bedraagt, afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband, € 2. tot € 3. bruto per maand, op basis van een volledige werkweek van 38 uur (schaal 7). Dit is exclusief 8% vakantie- en 8,3% eindejaarsuitkering. De is van toepassing.

Wat bieden we je verder?

een functie waarbij eigen initiatief en input sterk gewaardeerd worden;

een enthousiast en warm team dat openstaat voor nieuwe collega's;

uitstekende studie- en opleidingsmogelijkheden;

een inspirerende academische en internationale werkomgeving in het hart van Amsterdam.

managementassistent

3 weken geleden

RandStad Nederland

Ben jij een zelfstandige duizendpoot die energie krijgt van de dynamiek die hoort bij de functie van managementassistent? Ben jij enthousiast, geordend en sociaal? Dan zijn wij op zoek naar jou · Voor een organisatie in Zwolle zijn wij op zoek naar een tijdelijke of langdurige ma ...
Managementassistent

3 weken geleden

Tempo Team Nederland

Nieuwe managementassistent gezocht voor Paresto · Voor Paresto, de cateraar van Defensie, zijn wij op zoek naar een managementassistent die graag wil werken in een professionele en dynamische omgeving · Wat bieden wij jou · - € 4500- € 5000 obv 38 uur. · - 1 jaar tot 1,5 · - Leuk ...
Managementassistent

2 weken geleden

Tempo Team Nederland

Ben jij een organisatietalent met een passie voor regelen en plannen? Wil jij een sleutelrol spelen in een dynamische productieomgeving waar geen dag hetzelfde is? Dan hebben wij de perfecte uitdaging voor jou Voor onze opdrachtgever, een toonaangevend familiebedrijf met ruim 75 ...
Managementassistent

1 week geleden

Tempo-Team Amsterdam, Nederland

Vind jij complexe werkzaamheden op secretarieel gebied een leuke uitdaging? Ben jij organisatorisch van aard? Wie weet wordt deze functie van Managementassistent bij de Douane wel jouw nieuwe functie · Wat bieden wij jou Bruto maandsalaris vanaf €2506 obv 36 uur · Detacheringsc ...
Managementassistent

3 weken geleden

Olympia AMSTERDAM, Nederland

Wat ga je doen?De directie Verkeer en Openbare Ruimte van de gemeente Amsterdam is per direct opzoek naar een ervaren Managementassistent Je plant en organiseert allerlei overleggen en bijeenkomsten, van groot tot klein en van simpel tot complex. Dit doe je veelal in samenspraak ...
Managementassistent

13 uur geleden

Stichting Carmelcollege Nederland

Op zoek naar jou Ben jij recent afgestudeerd of heb je al enige ervaring? Zoek je een veelzijdige functie bij een dynamische onderwijsorganisatie waar je jezelf kunt ontwikkelen in een professioneel team? · Functie: Managementassistent. · School en locatie: Stichting Carmelcolleg ...
Managementassistent Campusontwikkeling

2 weken geleden

Vrije Universiteit Amsterdam Amsterdam, Nederland Voltijd

Wij zijn op zoek naar een enthousiaste en ondernemende managementassistent voor de directeur Campusontwikkeling bij de dienst Facilitaire Campus Organisatie (FCO) binnen de Vrije Universiteit Amsterdam. · Jouw functie · Samen met jouw collega managementassistenten maak je deel ui ...
Managementassistent Campusontwikkeling

3 weken geleden

Vrije Universiteit Amsterdam Amsterdam, Nederland

Managementassistent Campusontwikkeling · Wij zijn op zoek naar een enthousiaste en ondernemende managementassistent voor de directeur Campusontwikkeling bij de dienst Facilitaire Campus Organisatie (FCO) binnen de Vrije Universiteit Amsterdam. · Jouw functie · Samen met jouw ...
Managementassistent HR

3 weken geleden

Secretary Plus Amsterdam, Nederland

Wat je gaat doen · Ben jij klaar voor een baan met maatschappelijke impact? Heb je een passie voor HR, ondersteuning en een scherp oog voor detail? Dan is dit jouw kans om de toekomst vorm te geven bij een vooraanstaande Hogeschool in het hart van Amsterdam. · Als managementassis ...
Secretaresse, Managementassistent

3 dagen geleden

Arcadis Amsterdam, Nederland

Jij voelt je thuis in een dynamische omgeving en je krijgt energie van gestructureerd werken. Je werkt parttime (24 uur), indirect mee aan de realisatie van duurzame en toekomstbestendige projecten in de gebouwde omgeving. · Wat ga je doen? · Als Secretaresse binnen Growth Plac ...
Managementassistent(e)

4 dagen geleden

RandStad Nederland

Ben jij een veelzijdige en georganiseerde professional met een passie voor ondersteuning? Dan is deze functie als managementassistent bij deze zorginstelling in Breda wat voor jou · wat bieden wij jou · - Een salaris tussen €2821 en €3938 o.b.v. 36 uur. · - Op locatie (Breda) met ...
Managementassistent(e)

5 dagen geleden

Eigen Haard Amsterdam, Nederland

Klaar voor jouw volgende stap? Ontdek hoe je bij ons impact kunt maken. Wij zijn Eigen Haard. Wij maken als woningcorporatie werk van Mokum en haar buurgemeenten. Elke dag, in een omgeving die net zo levendig is als onze stad. Samen met ruim 600 collega's heb je invloed op hoe Am ...
Managementassistent Financiën

3 dagen geleden

Tempo-Team Amsterdam, Nederland

Wij zoeken een Managementassistent voor de directie Financiën en Inkoop voor de Gemeente Amsterdam. Voor 32 tot 36 uur per week. · Werken in een hecht team · Om deze functie goed te kunnen uitvoeren, heb jij een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrif ...
Managementassistent op een school

5 dagen geleden

Randstad Amsterdam, Nederland Temporary, Voltijd

Als managementassistent bied jij administratieve, secretariële en organisatorische ondersteuning bij het ROC in Amsterdam-West. Schaal 6 cao MBO · ~ Tijdelijk met uitzicht op vast · ~ 32 uur · ~ Maatschappelijk betrokken · ~ Een afgeronde opleiding op mbo niveau 4. · Door je ...
Managementassistent

4 weken geleden

COA North Holland, Nederland

Jouw rol als managementassistent · Je ondersteunt de locatiemanager door het afhandelen van telefoon- en mailverkeer en het beheren van de agenda. Je vormt een filter voor de leidinggevende en geeft belangrijke zaken direct door. Je maakt roosters en bereidt vergaderingen en bije ...
Managementassistent op een school

2 weken geleden

Randstad Amsterdam, Nederland Temporary, Voltijd

Voor de gemeente Amsterdam zijn wij op zoek naar een managementassistent. We werken aan fysieke, sociale en economische projecten en programma's. Het Projectmanagementbureau kenmerkt zich als een open, lerende en flexibele organisatie. Samen met opdrachtgevers en maatschappelijke ...
Managementassistent op een school

2 dagen geleden

Olympia Amsterdam, Nederland €3.014 - €4.244

We koesteren verschillen tussen collega's, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. De financiële en inkoop ondersteunende bedrijfsvoeringfuncties zijn samengebracht in de directie Financiën en Inkoop. Deze directie is verantwoordelijk ...
Managementassistent

4 weken geleden

Olympia Amsterdam, Nederland

Wat wij vragen · Opleiding · MBO/HBO · Talen · Je beheerst Nederlands · Wat wij bieden · Salaris · minimaal € 4.244 · Vacaturebeschrijving · Bedrijfsomschrijving · De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente w ...
Managementassistent Hr

3 weken geleden

Secretary Plus Amsterdam, Nederland Voltijd

Wat je gaat doen Ben jij klaar voor een baan met maatschappelijke impact? Heb je een passie voor HR, ondersteuning en een scherp oog voor detail? Dan is dit jouw kans om de toekomst vorm te geven bij een vooraanstaande Hogeschool in het hart van Amsterdam. · Als managementassiste ...
Managementassistent

2 weken geleden

Universiteit van Amsterdam Amsterdam, Nederland

Managementassistent · **Faculteit/Dienst**:Faculteit der Geesteswetenschappen**Opleidingsniveau**:MBO**Functie type**:Ondersteunend Beheer Personeel**Sluitingsdatum**:1 juni 2024**Vacaturenummer**:12934- Wij zijn vanwege aanstaande pensionering van een collega op zoek naar een in ...