- het behandelen van in- en uitgaande post;
- het beheren, bewaken en verwerken van de mails in de dienstpostbussen;
- het samenstellen en printen van inhoudelijke dossiers voor zowel rechtbanken; tuchtcolleges als de juristen van de afdeling;
- het onderhouden (bijhouden en archiveren) van onze digitale JZ-map;
- het voorbereiden van teamoverleggen en het opstellen van de agenda;
- het bewaken van termijnen;
- de (specifieke) administratieve ondersteuning waaronder het verwerken en bewerken van de instroom aan mails voor het IGJ-Advocatenkantoor in brede zin;
- meelezen op processtukken voor controle op spelling en inhoud;
- Daarnaast vervang jij je collegas bij vakantie en ziekte.
- Je hebt een MBO-plus werk- en denkniveau.
- Je bent multi-inzetbaar in de administratie en hebt bij voorkeur kennis van en ervaring met de administratieve organisatie in de ondersteuning bij juridische procedures.
- Door de aard van de werkzaamheden gaat multi-tasken je goed af, daarnaast kun je goed prioriteren in je werk en ben je stressbestendig.
- Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.
- Je werkt graag samen met anderen maar kunt ook prima alleen werken.
- Je bent gewend te werken met moderne ICT-hulpmiddelen. Daarnaast ben je vertrouwd met Microsoft Office programmas zoals Word, Excel en Outlook.
- Je werkt nauwkeurig en accuraat, bent flexibel en enthousiast en beschikt over een hands-on mentaliteit.
- Je bent minimaal 32 uur per week beschikbaar.
Administratief medewerker Juridische Zaken - Utrecht, Nederland - Rijksoverheid
Beschrijving
Een belangrijke bijdrage leveren aan de veiligheid en kwaliteit van de Nederlandse (jeugd)zorg. Als administratief medewerker Juridische Zaken bij de Inspectie voor de Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) krijg je die kans. Jij bent de onmisbare schakel en neemt onze juristen diverse werkzaamheden uit handen, zodat we in gezamenlijkheid kunnen bijdragen aan de voortdurende verbetering van de zorg in Nederland. Dat is in het kort jouw betekenisvolle baan als juridisch administratief medewerker, waarvoor wij een vacature hebben uur) op ons kantoor in Utrecht.
De IGJ omarmt diversiteit. We hebben behoefte aan een diversiteit aan perspectieven, achtergronden, talenten en kennis. Zo zijn we op ons best en blijven we leren en verbeteren. Niet ondanks, maar dankzij verschillen. Duidelijk, onafhankelijk, eerlijk
Wat ga je doen?
Als administratief medewerker Juridische Zaken vorm je samen met vier collegas het secretariaat en ondersteun je twee teams van ± 13 juristen per team en een tweetal advocaten bij de uitvoering van hun werkzaamheden. Jij en jouw collegas zijn het eerste aanspreekpunt voor de juristen en de advocaten. Ook heb je regelmatig contact met inspecteurs die voor vragen bij het secretariaat komen. Verder houd je het overzicht op de lopende zaken, zorg je dat het werk dagelijks gedaan wordt en signaleer je knelpunten of stel je prioriteiten waar nodig. In deze afwisselende en veelzijdige functie ga jij je onder andere bezig houden met:
Vanuit de aard van de werkzaamheden is het uitgangspunt dat er op kantoor in Utrecht gewerkt wordt. In overleg kan er incidenteel thuisgewerkt worden.
Het leuke aan het werk als juridisch ondersteuner is dat geen enkele dag hetzelfde is.
Het werk is zo divers dat ik na 3 jaar in deze functie nog steeds weer nieuwe dingen leer, zowel van mijn directe collegas als van de juristen die ik ondersteun. Er hangt een leuke, sociale en informele werksfeer waarin iedereen de ruimte heeft om zichzelf te zijn.
Chinouk van de Kuit, juridisch administratief medewerker afdeling Juridische zaken
Wie ben jij?