DIV medewerker Services Facility Management - Hoofddorp, Nederland - Gemeente Haarlemmermeer

Beschrijving

DIV medewerker Services Facility Management

Werken als DIV medewerker Services bij gemeente Haarlemmermeer betekent ...

dat je een breed administratief werkpakket hebt binnen team Services waarmee je de (interne) organisatie ondersteunt en faciliteert met betrekking tot post-stromen;

dat elke dag er voor jou weer anders uitziet omdat je werkzaamheden voor drie subteams verricht;

dat je ontwikkelt naar allround DIV (documentaire informatie voorziening) medewerker;

dat je een actieve bijdrage kan leveren aan de verdere professionalisering van onze dienstverlening.

De kern van jouw functie
Binnen team Services ben je verantwoordelijk voor het correct en tijdig registreren en toebedelen van inkomende post, het verzenden van uitgaande post en je kunt je collega vervangen die de (post)stukkenstroom ten behoeve van raadsvergaderingen faciliteert.
Daarnaast signaleer je knelpunten en ben je alert op mogelijke procesoptimalisaties. Het werkt wordt, zeker tijdens de inwerktijd, hoofdzakelijk op ons kantoor in Hoofddorp (tijdelijke locatie Beukenhorst) verricht. Je verdeelt jouw werkuren bij voorkeur over 4 werkdagen.

Een greep uit jouw takenpakket:

Je beoordeelt inkomende post inhoudelijk, registreert dit in het zaak- en archiefsysteem en wijst het toe aan het behandelende cluster(secretariaat);

Je maakt de fysiek te verzenden post klaar om aan te leveren aan ons postbedrijf;

Je beheert de werkprocessen (werkinstructies) en past deze aan, of maakt nieuwe, waar nodig;

Je beantwoordt klantvragen die bij voorkeur via TOPdesk (FMIS-systeem) binnenkomen;

Je levert inkomende post aan bij de raadsgriffie en zorgt dat de dossiers van deze vergaderingen (inclusief besluitvorming) volledig worden gearchiveerd;

Je neemt deel aan diverse (team)overleggen, volgt actiepunten op en koppelt terug aan betrokkenen.

We doen het samen
Cluster Facility Management (FM) faciliteert en adviseert management en medewerkers van gemeente Haarlemmermeer bij het dienen van het maatschappelijk belang. Daar geven we uitvoering aan door het bieden van gastvrije dienstverlening en de clusters te faciliteren in goede huisvesting en passende producten en diensten. Dit doen wij vanuit de organisatiewaarden "samen, waarderend en professioneel". Wij leveren vertrouwde, betrouwbare en professionele dienstverlening die bijdraagt aan het werkplezier van onze medewerkers en klanten.

Cluster FM bestaat uit ongeveer 65 medewerkers en 3 teams. De administratief medewerker Services valt onder team Services. Team Services is het eerste aanspreekpunt voor de interne klant van FM en bestaat uit de subteams: FM Servicedesk, Bodes, Inkomende Post, Postverzending en Raadsinformatie. Jouw werkzaamheden verricht je voor de 3 laatst genoemde sub-teams.

Maak het verschil
Bij Gemeente Haarlemmermeer zet jij je dagelijks in voor ruim inwoners. Met jouw expertise, ambitie en energie kun je dus écht het verschil maken. Dat doe je samen met circa 1.200 collega's. Bij Haarlemmermeer vind je stedelijke dynamiek én een dorps karakter. Daartussen vind je prachtige natuur, rijke historie en landbouwgrond. Dat betekent dat je in je werk in aanraking komt met allerlei onderwerpen, belangen en uitdagingen. De komende jaren blijft Haarlemmermeer sterk groeien en ook onze maatschappij staat niet stil. Er is dus genoeg te doen waarbij we jouw kennis, daadkracht en visie goed kunnen gebruiken. Kom jij met ons in beweging en daag je ons uit met jouw frisse blik?

Dit krijg je van ons

Een warm welkom, goede begeleiding en grote collegiale betrokkenheid.

Een salaris van € 2.666,- tot max. € 3.784,- bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek.

Een individueel keuzebudget van 17,05% van je bruto maandsalaris dat je kunt laten uitbetalen of waarmee je bijvoorbeeld extra vakantiedagen kunt kopen.

Een goed pakket met secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een ABP-pensioenregeling.

Een fijne werkplek, een telefoon en een laptop;

Professionele groei met onze opleidingsacademie Bouw aan Jezelf, loopbaancoaching en Het Goede Gesprek.

Persoonlijke vitaliteit dankzij het MEERvitaal-programma en uiteenlopende activiteiten, zoals de maand van de vitaliteit, ondersteuning bij mantelzorg, workshops voor ouders met jonge kinderen en veel meer.

Jonge Ambtenaren: een netwerk met en voor alle nieuwe collega's (jong én oud).

Dit zoeken we in jou
Wij verwelkomen graag een collegiale, professionele collega die gevoel heeft voor dienstverlening en over uitstekende administratieve vaardigheden bezit. Je vindt het leuk om met veel verschillende dingen tegelijkertijd bezig te zijn omdat jij jouw werkzaamheden verricht voor drie verschillende teams. Je kunt dan ook goed schakelen tussen deze werkzaamheden en krijgt hier energie van. Je kunt het overzicht bewaren en signaleert knelpunten en maakt deze bespreekbaar. Jouw ideeën zijn altijd welkom
Tot slot maak je je nieuwe systemen snel eigen.

Verder heb je:

Mbo+ werk- en denkniveau.

Administratieve werkervaring;

Een dienstverlenende instelling;

Kennis van de MS-Office-programma's;

Bij voorkeur:Opleiding SOD (informatiebeheer) of bereid deze te volgen;Kennis van zaakgericht werken (zaak- en archiefsysteem);Kennis van TOPdesk of een vergelijkbaar Service Management of FMIS-systeem;

Herken jij je hierin? Dan maken we graag kennis met je
Upload je motivatie – waarin je aangeeft wat jou inspireert in deze functie – en je cv uiterlijk woensdag 22 mei via het sollicitatieformulier.

Meer weten over deze vacature?
Neem contact op met Manon Stijvers, teammanager Services, via of via meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Nick Pijpers, corporate recruiter via of gesprekken staan gepland voor 27 en 30 mei ons kantoor in Hoofddorp. We vragen je hier alvast rekening mee te houden. Deze vacature staat in- en extern uit. Bij gelijke geschiktheid krijgen interne kandidaten voorrang.