Adviseur Recordmanagement - The Hague, Nederland - Yacht

Beschrijving

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken is de spil in de communicatie tussen de Nederlandse regering en de regeringen van andere landen én tussen de Nederlandse reger Bedrijfsomschrijving

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken is de spil in de communicatie tussen de Nederlandse regering en de regeringen van andere landen én tussen de Nederlandse regering en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlandbeleid van de Nederlandse regering en voert dit uit. BZ steunt 24/7 Nederlanders in het buitenland. Naast het departement in Den Haag opereert het ministerie vanuit ca. 160 ambassades, permanente vertegenwoordigingen en consulaten(-generaal), verspreid over de hele wereld.

De Adviseur Recordsmanagement adviseert over de inrichting van het recordsmanagement van het ministerie en het identificeren en

oplossen van vraagstukken in de archivering. Hiertoe voert hij/zij de volgende taken uit:

Advisering:

• identificeert proactief knelpunten in het BZ-brede recordsmanagement enadviseert het lijnmanagement en CIO over het oplossen van deze knelpunten. Stelt hiertoe adviesrapporten op en begeleidt besluitvorming ten aanzien van het advies
• adviseert het lijnmanagement van directies en posten over vraagstukken van het recordsmanagement of het oplossen van knelpunten daarbinnen. Hieronder valt ook de advisering over de archiefondersteuning in geval van bijzondere gebeurtenissen, zoals een EU-voorzitterschap of rampen. Hiertoe stelt de adviseur adviesrapporten op en begeleidt besluitvorming ten aanzien van het advies
• adviseert het lijnmanagement en CIO over de impact van rijksbrede veranderingen in het archiefbeleid en acteert als vertegenwoordiger van BZ in interdepartementale bijeenkomsten over veranderingen in het archiefbeleid. De adviseur weet hierin de belangen van BZ goed te behartigen en helder uit te dragen
• adviseert het lijnmanagement van Directie IDI en dienstonderdelen door middel van risicoanalyses van processystemen, zodat kan worden bepaald op welke wijze de informatie in het systeem kan worden gearchiveerd. Dit omvat ook advies over benodigde maatregelen om de beschikbaarheid van informatie gedurende de minimale bewaartermijn te borgen
• adviseert proactief over mogelijkheden de archivering van het ministerie te moderniseren door inzet van digitale middelen of de integratie van informatiesystemen om de belasting voor beleids- en stafmedewerkers en beheerlast voor de eigen afdeling te minimaliseren;

Recordsmanagement

• stelt selectielijsten op voor de selectie van digitale archieven die onder de verantwoordelijkheid van de minister vallen en adviseert over belangentegenstellingen of knelpunten die hierbij kunnen ontstaan
• verzorgt formele afstemming en besluitvorming over de selectielijst met proceseigenaren in de organisatie, de Archiefcommissie, het Nationaal Archief en het Strategisch Informatieoverleg tussen de CIO en de Algemeen Rijksarchivaris
• stelt op basis van eigen inzicht een longlist op van gebeurtenissen binnen de BZbeleidsterreinen met bijzondere impact in de samenleving en voert op basis hiervan periodiek een hotspotmonitor uit met vertegenwoordigers uit het primair proces, de Archiefcommissie en het Nationaal Archief
• ontwikkelt en onderhoudt producten voor de organisatie van het recordsmanagement, waaronder de Regeling Informatiemanagement BZ, de procedurele kaders in het recordsmanagement (Handboek Recordsmanagement) en het Vervangingsbesluit. Organiseert besluitvorming rond deze instrumenten door CIO of lijnmanagement en ziet waar nodig toe op de publicatie in de Staatscourant
• draagt bij aan ontwikkeling, beheer en implementatie van het kwaliteitssysteem recordsmanagement;

Implementatie

• draagt als projectleider verantwoordelijkheid voor de implementatie van maatregelen of producten op basis van uitgebracht advies of producten voor het recordsmanagement. Stelt hiervoor een business case en/of een plan van aanpak op en stuurt projectleden aan in de uitvoering hiervan. Stelt voortgangs- en eindrapportages op en doet op basis hiervan voorstellen van beslispunten aan de opdrachtgever, waarbij de adviseur de voor- en nadelen daarvan duidt
• participeert als projectlid in rijksbreed verband in projecten over de vernieuwing van voorzieningen en producten in het recordsmanagement. Levert inhoudelijke bijdragen aan de betreffende voorzieningen of producten en de rijksbrede of departementale implementatie daarvan.
• Relevante wet- en regelgeving, specifieke beleidslijnen, procedures en processen rond het beheren van archieven.
• De Adviseur Recordsmanagement wordt beoordeeld op de kwaliteit van de inhoudelijke voorbereiding, advies(deel)producten en adviezen, de kwaliteit en ondersteuning van de besluitvorming en acceptatie van adviezen door opdrachtgevers.
• De uitvoering en implementatie van producten en processen wordt aan het eigen inzicht van de Adviseur Recordsmanagement overgelaten.

De Adviseur Recordsmanagement adviseert de BZ-organisatie over de inrichting van het recordsmanagement (archiefbeheer). Dit omvat zowel de mogelijkheden om het recordsmanagement te moderniseren, het identificeren en het verhelpen van knelpunten als het reduceren van belasting voor beleids- en stafmedewerkers of de eigen organisatie. De Adviseur Recordsmanagement is voor de CIO, directies, posten en serviceorganisaties het eerste aanspreekpunt voor advies over het (verbeteren van het) recordsmanagement en het oplossen van knelpunten. Daarnaast verzorgt de adviseur het opstellen, implementeren en onderhouden van een aantal essentiële (en wettelijk verplichte) producten voor het digitale recordsmanagement van het ministerie. Voor deze vakinstrumenten is de adviseur de schakel tussen het ministerie, de Archiefcommissie (bestaande uit leden van de academische wereld) en het Nationaal Archief. In het

recordsmanagement ligt de focus op geautomatiseerde, digitale archivering vanuit diverse (proces)systemen en applicaties.

Contacten:

• Intern met andere dienstonderdelen en extern met ketenpartners over producten rond selectie van archieven van het ministerie om inhoudelijk af te stemmen en besluitvorming voor te bereiden.
• Intern met andere dienstonderdelen en extern met ketenpartners en andere departementen om inhoudelijk af te stemmen over de ontwikkeling, implementatie en toepassing van het recordsmanagementproducten en belangentegenstellingen te overbruggen tussen BZ en ketenpartners.
• Met medewerkers van de BZ-organisatie om informatie uit te wisselen over werkprocessen en de onderlinge samenhang tussen de werkprocessen te borgen.
• Met derden om archiefbescheiden ter inzage beschikbaar te stellen ten behoeve van onderzoek of de afhandeling van WOB-verzoeken.

De perfecte kandidaat voldoet aan de volgende eisen:

• HBO Informatiedienstverlening en Management, Documentair Informatiemanagement of vergelijkbaar

En de volgende wensen:

• Basisadviesvaardigheden, waaronder intakegesprek, presenteren en mondelinge en schriftelijke rapportage
• Succesvol afgeronde Leergang Aankomend Record Manager (LARM)
• Schriftelijke vaardigheden, met name het opstellen van advies- en voortgangsrapporten, plannen van aanpak en andere relevante documenten
• Kennis van relevante wet- en regelgeving, in de organisatie geldende procedures rond informatie- en recordsmanagement en de rijksbrede ontwikkelingen op dit terreinen
• Kennis van het selectiebestel voor archieven van de overheid en vaardig in het opstellen en afstemmen van de selectieinstrumenten. Een drive in innovatie hiervan is een pré
• Kennis van ordenings- en ontsluitingsmethodieken en –technieken, zoals classificatieschema's, documentaire structuurplannen en thesauri.

Deze opdracht is uitsluitend voor detachering