Directiesecretaresse - Amsterdam, Nederland - Flexintens

Beschrijving

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m om 12:00.

Functiebeschrijving
Voor de GVB is FlexIntens op zoek naar een Directiesecretaresse voor 36 uur per week.Onze missie is dat Amsterdam bereikbaar is voor iedereen. We zetten onze ervaring in om een volwaardige mobiliteitspartner te zijn voor de stad en de regio. Samen met verschillende partijen werken we aan een uitnodigend, toegankelijk en duurzaam OV-netwerk. GVB verzorgt het openbaar vervoer in en rond Amsterdam. Per gemiddelde werkdag reizen ongeveer reizigers met ons mee in de metro's, trams en bussen en op de veren over het IJ en Noordzeekanaal.GVB is op zoek naar een (interim) zelfstandige, integere directiesecretaresse met een groot gevoel voor (bestuurlijke) verhoudingen.Wat ga je doenOndersteunen van de directeur (directeur Techniek of Financieel directeur, wij zoeken nml. 2 FTE) in brede zin, daarbij ook signaleren wat er speelt in de organisatie en dit vervolgens bespreken;

• Meedenken met de directeur, stroomlijnen van de werkzaamheden;
• Zorgen voor goed contact met interne en externe relaties, om zo dit netwerk goed te kunnen benutten;
• Eerste aanspreekpunt, ontvangen van gasten;
• Voeren van complex agendabeheer waarbij je het totaal overzicht behoudt en zorgt voor een efficiënte agenda;
• Planning en organisatie van meetings;
• Voorbereiden en uitwerken van stukken en presentaties met betrekking tot diverse bijeenkomsten en afspraken;
• Voorbereiden van basis correspondentie;
• Archivering en dossierbeheer;
• Managen van informatie: screenen, doorverwijzen en afhandelen van emailverkeer, telefoongesprekken en documenten;
• Verwerken van allerhande ad-hoc vragen en kleine zaken die er voor zorgen dat de directeur Techniek of Financieel Directeur zich kan wijden aan zijn eigen werk.

Wat neem je mee Voor deze functie zoeken wij iemand op HBO niveau (bijv. opleiding Schoevers Directiesecretaresse). Je beschikt over een uitstekende kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift en van het gehele MS Office pakket. Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring als directiesecretaresse / management assistent, hebt relevante levenservaring, een brede algemene ontwikkeling en goede sociale vaardigheden. Je bent geïnteresseerd om je te verdiepen in de inhoud. Je staat stevig in je schoenen en herkent jezelf in de volgende criteria:

• Grote mate van integriteit en discretie en handelend in het belang van de organisatie;
• Evenwichtig, zelfstandig en zelfverzekerd;
• Inzicht en groot gevoel voor (bestuurlijke) verhoudingen;
• Nuchter;
• Communicatief sterk;
• Accuraat en organisatorisch sterk;
• Representatief;
• Je houdt overzicht en het hoofd koel in drukke tijden (stressbestendig);
• Je bent flexibel, geen 9 tot 5 mentaliteit;
• Je ben proactief, ondernemend en kan goed prioriteiten stellen;
• Sterk dienstverlenend;
• Plezier in samenwerken.

Functie-eisen

Eisen:

1. De kandidaat heeft een HBO opleiding afgerond
2. De kandidaat beschikt over uitstekende kennis van Nederlandse taal in woord- en geschrift
3. De kandidaat heeft minimaal 5 jaar werkervaring (afgelopen 8 jaar) als directiesecretaresse of managementsecretaresse bij een soortgelijk bedrijf
4. De kandidaat heeft aantoonbaar ervaring met het MSoffice

Wensen:

1. De kandidaat heeft een HBO opleiding in de gevraagde richting van de functie afgerond, bijvoorbeeld Schoevers. Graag toelichten
2. De kandidaat heeft werkervaring met Sharepoint
3. De kandidaat heeft ervaring met de planning, organisatie en het voorbereiden van bijeenkomsten en presentaties
4. De kandidaat heeft werkervaring met complex agendabeheer bij een soortgelijk bedrijf

Arbeidsvoorwaarden
Arbeidsvoorwaarden worden per opdracht of vacature in overleg besproken. Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van (tijdelijk) personeel binnen toonaangevende organisaties met een maatschappelijk relevant karakter om zowel organisaties als professionals daarbinnen te ontwikkelen. Zo dragen we onder andere bij aan de ontwikkeling van verschillende ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties. Met een gemotiveerd team dat de markt en de mensen kent, streven we continu naar een professionele, maar toch informele dienstverlening die naar volle tevredenheid van alle partijen verloopt. Dit alles doen we vanuit onze kernwaarden kennis, daadkracht en vertrouwen.