Management-/ Office Assistent voor 16-24 uur per week - Delft, Nederland - TU Delft

Beschrijving

Functieomschrijving

We zijn op zoek naar een enthousiaste (parttime) management assistent voor een periode van 6 maanden (met mogelijke verlenging). In verband met ziekte zoeken we tijdelijke ondersteuning voor 16-24 uur per week. Als management assistent ben je onderdeel van een support team van drie collega's. Samen met je collega's speel je een cruciale rol in het ondersteunen van de diverse onderzoeksteams binnen BMechE en zorg je ervoor dat de dagelijkse activiteiten soepel verlopen. Er is veel te doen en geen dag is bij ons hetzelfde. Het takenpakket is afwisselend en dus heb je alle kans om jouw veelzijdigheid in te zetten en verder te ontwikkelen.

Je krijgt een zelfstandige functie in teamverband, met als belangrijkste werkzaamheden:

• Je bent het aanspreekpunt voor medewerkers, studenten, gasten en externen;
• Je helpt binnenkomende wetenschappers uit verschillende landen zich snel in Delft thuis te laten voelen. Dit doe je door juiste informatievoorziening (mondeling en schriftelijk in het Nederlands en Engels).
• Je behandelt telefoongesprekken, correspondentie/e-mails, reisaanvragen en ontvangt bezoekers.
• Je beheert de agenda's van het management, organiseert werkbesprekingen en maakt notulen.
• Je ondersteunt bij belangrijke evenementen en activiteiten van de afdeling, zoals seminars, workshops en diverse netwerkbijeenkomsten;
• Je bent (mede) verantwoordelijk voor administratieve bedrijfsprocessen, onder andere op het gebied van personele zaken (aanstellingen en mutaties), financieel-administratieve zaken en alles wat voor het succesvol samenwerken in een groep van belang is.
• Je deelt kennis tussen collega's over actualisatie van processen waarbij je streeft naar constante verbetering in kwaliteit en doorlooptijd daarvan.

De taakverdeling en -prioritering gebeurt in onderling overleg met je collega's. Na afstemming voer je zelfstandig taken uit, toont initiatief bij werkzaamheden die op je pad komen en bewaak je daarin acties/deadlines voor de voortgang. Dit is een rol waarin je uitstekend je capaciteiten en vaardigheden kunt laten zien en van toegevoegde waarde bent voor het onderwijs en onderzoek in de Faculteit.

Je komt te werken op de afdeling BioMechanical Engineering (BMechE) een van de afdelingen van de faculteit Mechanical Engineering (ME). BMechE coördineert Onderwijs- & Onderzoeksactiviteiten binnen Werktuigbouwkunde en Medische instellingen en werkt daarvoor in- en extern samen met diverse organisaties. BMechE bestrijkt gebieden zoals biomaterialen en medische instrumenten.

Het TU Delft secretaressenetwerk organiseert regelmatig leerzame en leuke activiteiten, waardoor je op een eenvoudige manier wegwijs raakt binnen de TU Delft.

Functie-eisen

Zie jij jezelf deze rol met plezier en goed invullen? Dan herkennen we in jou de volgende competenties:

• Je hebt minimaal MBO (+) werk- en denkniveau;
• Je bent pro-actief en hebt een flexibele instelling;
• Je hebt organisatie- en improvisatietalent;
• Je bent communicatief vaardig zowel in het Nederlands als in het Engels (schriftelijk en mondeling);
• Je bent zorgvuldig en integer, kunt goed omgaan met mensen en vertrouwelijke informatie;
• Je bent nieuwsgierig, onderzoekend en hebt het vermogen om digitale/automatiseringsprocessen zelfstandig te verkennen en te gebruiken;
• Als professional weet je respectvol inhoudelijke feedback te geven, te ontvangen en te benutten.
• 'Last but not least' schakel je snel van de ene naar de andere taak en gedijt goed bij die afwisseling in je werk.

Arbeidsvoorwaarden

• Contractduur: een tijdelijk contract, vanaf medio mei 2024 voor een periode van ongeveer 6 maanden (ter vervanging van ziekte). Na afloop van deze periode zal worden besloten of het contract wordt verlengd.
• Functie-omvang: 16-24 uur per week.
• Een salaris dat is gebaseerd op 7 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met een minimum van € 2.693,00 en een maximum van € 3.636,00 bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
• Korting bij zorgverzekeraars.
• Flexibele werkweek.
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

TU Delft

De