Ingrid Van der Schans

Introductie
MIjn naam is Ingrid van der Schans. Ik ben de eigenaar van Virtual Support Professional. Op afstand kan ik je op secretarieel gebied ondersteunen en ik kan je ondersteunen bij alles wat te maken heeft met het online (beter) zichtbaar maken van je bedrijf.

Ik heb ruim 16 jaar ervaring als secretaresse/managementassistent in de zorgsector waarvan 7 jaar bij de paramedische dienst.

Geboden ondersteuning
Ik ben inzetbaar voor:
- Customer Support;
- Virtuele Administratie en Office Support;
- (Internet) Marketing;
- Communicatie Support.

Denk hierbij aan:
- Agendabeheer;
- E-mailbeheer;
- Klantenservice;
- Documenten voorbereiden;
- Documenten managen in de cloud; 
- Overige secretariële taken.

Social Media support
Ik geef ook Social Media support en support met betrekking tot je website.

Denk hierbij aan:
- Het inplannen van content;
- Het maken of bijwerken van je website;
- Het opzetten en bijhouden van het CRM systeem en het doorvoeren hiervan op Social Media;
- Het veranderen van het thema op de (WordPress) website;
- Blogs plaatsen;
- Zoekwoordenonderzoek doen en zorgen dat teksten SEO-gericht geschreven zijn. 

Mijn toegevoegde waarde:
Mijn toegevoegde waarde voor jou is dat ik een zelfstarter ben en een hoog werktempo heb. Via een online activiteitenbord ben je altijd op de hoogte van mijn werkzaamheden voor jou. En ik probeer de administratie altijd nog beter achter te laten dan ik hem heb aangetroffen. Integriteit, klantgericht en servicegericht werken zijn voor mij erg belangrijk.

Met mij aan je zijde, raak je als (paramedisch) zorgverlener nooit meer afgeleid door randzaken.

Virtual Assistant / WebAssistant Virtual Support Professional
5/2020 tm heden

Ik bied virtual support aan de zelfstandig ondernemer in de zorg; met name de paramedische zorg. Door mijn ondersteuning zorg ik ervoor dat je weer een goed gevoel krijgt over je eigen onderneming waardoor je gaat groeien! Je kunt je namelijk weer richten op de declarabele werkzaamheden

Secretaresse bij FPP de Horst  
04/2019 tm 4/2020

Aan de balie ontving ik de cliënten en maakte ik nieuwe afspraken. Daarnaast verrichtte ik aan de balie de onderstaande werkzaamheden. Allround office support, customer Support, inkomende en uitgaande correspondentie, e-mailbeheer, agenda's maken en vullen in een ERP-systeem

Management assistent bij Wij zijn JONG (KSS.nl B.V.)
04/2018 tm 03/2019

Voor de overkoepelende kind organisatie Wij zijn JONG B.V. en haar divisies verwerkte ik het telefoon-, mail- en postverkeer. Ik hield de agenda’s van de raad van bestuur en de directeuren bij. Ik bereidde de agenda’s voor, voor de overleggen van de beheerstichting en de RvC en ik notuleerde deze. Ik bewaakte de acties die hieruit volgden. Ik was samen met mijn collega het aanspreekpunt voor de raad van bestuur en de directeuren op het secretariaat. Ik werkte dagelijks met Office 365. Ik had wekelijks een werkoverleg met de voorzitter van de raad van bestuur. Ik besprak hierin de status van de agenda’s van overleggen van de RvC en de beheerstichting en ik besprak de punten waarop een antwoord van de voorzitter verwacht werd. Ik bekeek samen met hem wat ik hierin voor hem kon betekenen. We bespraken dan ook zijn opdrachten voor mij voor die lopende week.

Medisch secretaresse voor Fysiotherapie, Diëtetiek, Poli Interne en Diabetes poli bij Catharina Ziekenhuis, Eindhoven
10/2010 tm 03/2018

Mede verantwoordelijk geweest voor de secretariaten van vier verschillende afdelingen. Deze zijn samengevoegd en ik had daarin een voortrekkersrol genomen om één werkwijze voor alle poli’s in te voeren. Zorggedragen voor het maken van een weekplanning voor alle activiteiten op de poli’s. Ik had onder andere met behulp van LEAN een kaartensysteem voor het bestellen van materialen in Oracle ontwikkeld om tijd en geld te besparen. Wekelijks bespaarden we hierdoor 1,5 uur. Financieel leverde dit een besparing op van 100 euro per week. Op dagelijkse basis hield ik me bezig met de beantwoording van de telefoon en het afhandelen van de vragen. Ik regelde de machtigingen voor verzekeringen en ik bestelde de materialen. Ik maakte afspraken en stelde de correspondentie naar de patiënten op. Ik handelde telefoongesprekken, e-mailberichten en post zoveel mogelijk zelfstandig af. Ik maakte de agenda’s die in het ERP-systeem gebruikt werden. Ook was ik verantwoordelijk voor de verwerking van de gemaakte uren van de diëtisten in het urenverantwoordingssysteem. Daarnaast notuleerde ik de beleidsvergaderingen van de Poli Interne. Ik zorgde ervoor dat de diëtisten de protocollen tijdig bijwerkten. Voor de poli Interne draaide ik baliediensten. Ik maakte tijdens deze diensten nieuwe afspraken en gaf indien mogelijk de materialen voor onderzoek mee.

Secretaresse op verschillende afdelingen bij Catharina Ziekenhuis Eindhoven
02/2008 - 09/2010

In deze periode op verschillende administraties gewerkt en procesverbeteringen aangebracht.

Management assistent Financiën en Informatievoorziening bij Catharina Ziekenhuis
01/2004 - 01/2008

Hier ben ik voor onderstaande zaken verantwoordelijk geweest: 

• Allround Office Support
• Customer Support
• Inkomende en uitgaande correspondentie
• E-mailbeheer
• Agendabeheer
• Ontvangst klanten voor mijn leidinggevende
• Notuleren MT-vergaderingen en acties en besluiten bewaken
• Deelname aan de projectgroep Digitaal Archiveren. In deze groep een voorstel gedaan voor een digitaal archiveersysteem.

Web Assistant, Weblish
5/2023-7/2023, Diploma behaald

Dit is een opleiding gericht op marketing- en webgebied. Het slaat een brug tussen office skills, webtechniek, marketing en communicatie. Het maakt dat hiermee opdrachtgevers beter bediend kunnen worden met hun verzoeken om meer web technische- en marketing ondersteuning. Het programma omvat online trainingen op het gebied van webbouw, webbeheer, e-mailmarketing, Google tools, blogs schrijven, Social Media beheertools, webinars organiseren, conversie optimalisatie, websites verhuizen en beveiligen, online leeromgeving/academie maken.

Virtueel secretaresse, Scheidegger Opleidingen
4/2016-5/2017, Diploma behaald

Dit is een HBO specialisatie opleiding waarbij je opgeleid wordt tot de moderne ondernemende secretaresse, die op afstand, bijvoorbeeld vanuit de eigen woning, secretariële ondersteuning biedt. De opleiding bestaat onder andere uit de modules Virtueel secretaresse, ICT en de virtueel secretaresse en Commerciële Vaardigheden. Ik ben voor deze opleiding geslaagd met een 8.4.

ESA (European School of Administration), Hogeschool Schoevers
9/2001-6/2002, Diploma behaald

Bachelor Office Management, Hogeschool Schoevers
9/2000-6/2002, Diploma behaald

TRAINING
2011 Medische terminologie