Management assistent Kavli Institute of Nanoscience Delft - TU Delft

Beschrijving

Functieomschrijving

Binnen deze functie werk je in een boeiende internationale omgeving, waar onderzoek gedaan wordt dat tot de absolute wereldtop behoort. Je houdt je primair bezig met de ondersteuning van de Kavli directeuren, het (mede) organiseren van events, communicatie activiteiten zoals de nieuwsbrief en website en het uitvoeren en plannen daarvan.

Jij vindt makkelijk je weg in onze complexe organisatie en maakt je de werkzaamheden snel en zelfstandig eigen.

Wat ga je doen?

• Je bereidt dossiers voor over diverse onderwerpen die door de verschillende onderdelen van het Kavli instituut behandeld zullen worden, evenals adviezen, instemmingszaken en initiatiefvoorstellen.
• Je organiseert effectief vergaderingen, symposia, commissievergaderingen en andere bijeenkomsten, inclusief het verzorgen van de faciliteiten en uitnodigingen.
• Je houdt je bezig met het opstellen van conceptagenda's, notuleren van vergaderingen, zorgen voor verslaglegging en bewaken van de actielijsten.
• Coördineren van interne – en externe communicatie t.b.v. het instituut; zoals het opzetten en vergaren van input voor de website en nieuwsbrief voor het instituut.
• Je treedt op als contactpersoon tussen het instituut, interne TU Delft collega's en afdelingen en ook externe belanghebbenden. Je informeert en rapporteert hierover.
• Ondersteuning van internationale gasten van het instituut voor en na hun bezoek en bent betrokken bij daar uit voort vloeiende financiële taken.

Functie-eisen

• Je beschikt over een afgeronde MBO/HBO opleiding of hebt ruime ervaring in een soortgelijke functie en hebt zo de juiste competenties verworven.
• Je kunt schakelen tussen verschillende bezigheden zonder het overzicht te verliezen. Je denkt mee en vooruit en weet daarbij de juiste prioriteiten te stellen.
• Je schrikt niet van complex agendabeheer, vervult graag en zelfstandig een spilfunctie binnen het kavli netwerk.
• Je hebt affiniteit met het organiseren van events en het (laten) schrijven van teksten voor de website, nieuwsbrieven e.d. en ervaring met notuleren van diverse interne meetings.
• Je beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van zowel de Nederlandse als Engelse taal.

Wie zoeken wij?

• Een proactieve en communicatie vaardige professional met ervaring in beleidsondersteuning.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en een scherp oog voor detail.
• Een teamspeler die weet te prioriteren en inspringt waar nodig.
• Iemand die zich de komende jaren graag verder wil ontwikkelen binnen zijn/ haar vakgebied
• Een collega die gemakkelijk contact legt, flexibel is ingesteld en het niet erg vindt om op wisselende locaties binnen de TU Delft te werken.

Arbeidsvoorwaarden

De functie heeft een omvang van minimaal 24 uur (0,6 fte) en maximaal 32 uur per week (0,8 fte). Het salaris is afhankelijk van kennis, en ervaring gebaseerd op schaal 8, met aanloopschaal 7 (minimaal € 3072,- maximaal van € 4103,- bruto p/m bij fulltime contract). Het gaat om een contract voor 1 jaar, met mogelijk uitzicht op verlenging.

TU Delft biedt een aantrekkelijk pakket secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals korting bij zorgverzekeraars en op een sportabonnement. Ook kun je afspraken maken over flexibele werktijden; is het mogelijk om jaarlijks via het Individueel Keuzepakket Arbeidsvoorwaarden je eigen beloningspakket samen te stellen; en ontvang je een maandelijkse werkkostenbijdrage. Het salaris en de arbeidsvoorwaarden zijn gebaseerd op de CAO Nederlandse Universiteiten.

TU Delft

De