Hoofd Secretariaat/facilitaire Zaken - Utrecht, Nederland - Verwey-Jonker Instituut

Beschrijving

**Wij zijn op zoek naar een hoofd secretariaat/facilitaire zaken, die zorgt voor het optimaal functioneren van het secretariaat en voor de facilitaire zaken van ons gebouw. Trekt dit jou aan dan nodigen wij je van harte uit verder te lezen en te reageren.**:
**Wie zijn wij?**:
Het Verwey-Jonker Instituut doet onderzoek maar de maatschappelijke vraagstukken van vandaag en morgen. Ons onderzoek draagt bij aan de kennis voor de praktijk en het beleid van de landelijk overheid, gemeenten, maatschappelijke organisaties, professionals en betrokken burgers. Wij doen gedreven, oplossingsgericht en onafhankelijk onderzoek. We vinden het belangrijk dat ons onderzoek impact heeft en delen de resultaten van ons onderzoek dan ook breed. Bij het instituut werken ruim 70 medewerkers, waaronder 57 onderzoekers.

**Wat is je rol?**:
Als hoofd secretariaat/facilitaire zaken ben jij een essentiële schakel in onze dynamische werkomgeving en fungeer je als het directe aanspreekpunt voor de medewerkers van het instituut.

Je bent verantwoordelijk voor het soepel laten verlopen van alle secretariële en facilitaire processen en geeft sturing aan het secretariaatsteam dat bestaat uit 5 medewerkers.

**Wat zijn je belangrijkste taken?**:

- Je geeft leiding aan zelfstandig werkende medewerkers van het secretariaat.
- Je plant, organiseert en verdeelt werkzaamheden, waarbij je zelf waar nodig ook secretariële werkzaamheden uitvoert.
- Je zorgt voor de verwerking van offertes en aanbestedingen en in samenspraak met de afdeling communicatie zorg je voor de publicatie van rapporten.
- Je bewaakt de huisstijl.
- Je richt processen efficiënt en effectief in en hebt daarbij aandacht voor mogelijkheden van automatisering: bijvoorbeeld AI-toepassingen.
- Je zorgt voor een optimale samenwerking met andere afdelingen.
- Je beheert alle huisvestingszaken en onderhoudt de contacten met de beheerder van het pand en leveranciers.

**Wat vragen we van jou?**:

- Hbo werk
- en denkniveau.
- Enige leidinggevende ervaring.
- Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden.
- Aantoonbare organisatorische vaardigheden, met aandacht voor het verbeteren van processen.
- Kunnen schakelen tussen vele diverse werkzaamheden en onverwachte zaken.
- Initiatiefrijk, een goed omgevingsbewustzijn, denkend vanuit kansen en een klantgerichte instelling.
- Goede kennis van Microsoft Office 365. Kennis van Adobe Indesign en affiniteit met ICT zijn een pré.

**Wat bieden wij?**:

- Een salaris, afhankelijk van ervaring, met een maximum van € 5144;
- bruto (bij 36 uur per week). De functie is ingeschaald in schaal 9 van de cao Sociaal Werk.
- Een individueel keuzebudget van ongeveer 18% van het brutosalaris en een loopbaanbudget van 1,5 % van het brutosalaris. Wij vinden het belangrijk dat iedereen zich blijvend ontwikkelt en eigenaarschap toont over zijn eigen leerproces.
- Een jaarcontract met uitzicht op een vaste aanstelling.
- Deels thuiswerken behoort tot de mogelijkheden.
- Deze vacature wordt zowel intern als extern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid krijgt de interne kandidaat voorrang._
- Het Verwey-Jonker Instituut hecht waarde aan het bevorderen van gelijkwaardigheid en rechtvaardigheid binnen en buiten de organisatie. Daarom streven we naar een divers personeelsbestand in termen van werknemers hun gender, leeftijd, godsdienst, etnische/culturele achtergrond, seksuele oriëntatie en arbeidsbeperkingen. Als organisatie zetten we ons blijvend in voor_ _het creëren van een omgeving waarin iedereen zich welkom voelt, gewaardeerd wordt en gelijke kansen heeft om te groeien en te bloeien._