Secretaris Bestuursbureau - Utrecht, Nederland - CIZ

CIZ

Geverifieerd bedrijf

Utrecht, Nederland

3 weken geleden

Geplaatst door:

Daan Van den Berg

werver van beBee

Beschrijving

Bestuur | Jurist | Privacy

Utrecht

36 uur

€ 4.011,64 tot € 5.823,64

Wat ga je doen?

Als secretaris bestuursbureau ben je verantwoordelijk voor het de planning en het tot stand komen van het jaarplanproces en verantwoordingsrapportages, inclusief jaarverslag aan het ministerie van Volksgezondheid.

Regelmatig zit je aan tafel met de verschillende inhoudsdeskundigen binnen het CIZ. Je bespreekt dan de prioriteiten die gegeven worden aan onderwerpen, stappen die genomen moeten worden of resultaten die behaald zijn. Je beoordeelt de inhoud en leert de samenhang te leggen tussen CIZ thema's en onderwerpen. Je beoordeelt correctheid, volledigheid en logica, en zoekt zo nodig aanvullende informatie op.

Je hebt organisatie
- en omgevingssensitiviteit, weegt belangen van verschillende stakeholders af en weet dit zorgvuldig en in begrijpelijke tekst te verwoorden. Je haalt breed feedback op, op je concept document en verwerkt dit gewogen. Hierbij heb je oog voor het proces, bewaak je deadlines. Je werkt nauw samen met de afdeling control en voor het jaarverslag met de afdeling communicatie. Je komt met suggesties om het proces te verbeteren.

Hiernaast fungeer je als spil bij de agendavoorbereiding voor het tweewekelijks managementoverleg. Je plant de overleggen en tweedaagsen. Je beoordeelt de agendapunten en voorleggers inhoudelijk op kwaliteit en effectiviteit, zodat het management zich gericht kan voorbereiden en slagvaardig kan vergaderen. Je stelt de agenda op, verspreidt tijdig de stukken en notuleert roulerend met andere collega's het overleg.

Ook voer je in afstemming met de bedrijfsjuristen wijzigingen door in het bestuursreglement, mandaatregeling, of regelementen Raad van Advies, en Audit Advies Commissie.

Met wie ga je samenwerken? Je maakt onderdeel uit van het bestuursbureau team. Dit team bestaat uit bedrijfsjuristen, privacy officers, een functionaris gegevensbescherming, een adviseur bestuursondersteuning, en bestuurssecretaresses. Het team valt onder aansturing van de bestuurssecretaris. Door jouw werk onderhoud je eigenlijk door de hele organisatie contacten, op de verschillende afdelingen en teams, op de verschillende locaties. Dit gebeurd tijdens live afspraken of teams-overleggen. Dit zijn zowel de inhoudelijk specialisten voor bepaalde onderwerpen, waarnaast je ook contact hebt met de managers van teams of afdelingen.

Wat breng jij mee?

Wij zoeken een collega die zich durft te laten zien, in woorden en daden. Je staat open voor vernieuwing en komt zelf ook met suggesties. Je vindt het fijn als je anderen kunt helpen en bent ook niet bang om een afwijkende mening te laten horen.

Je hebt hbo werk
- en denkniveau;
Je bent digitaal vaardig en hebt een goede kennis van het MS Office365 pakket, Teams en Sharepoint.
Je hebt een aantal jaren werkervaring, bijvoorbeeld als beleidsmedewerker, secretaris, communicatie medewerker;
Je hebt ervaring/affiniteit met het opstellen van inhoudelijk brede documenten, waarbij veel mensen betrokken zijn;
Je bent organisatie
- en omgevings-sensitief en zet dit in bij de uitvoering van je werk;
Je beschikt over een grote mate van zelfstandigheid en je werkt gestructureerd;
Je bent een ster in plannen en organiseren en weet hierbij te prioriteren;
Je werkt proactief, oplossingsgericht, bent servicegericht en je neemt graag verantwoordelijkheid;
Je bent toegankelijk en flexibel;
Je kunt goed samenwerken;
Je bent in staat om feedback te geven én te ontvangen;
Je bent integer en werkt secuur;
Je communiceert zowel mondeling als schriftelijk met flair en overtuiging;
Je houdt van onvoorziene zaken en kunt hier goed op anticiperen;
Wat bieden we jou?

We bieden een uitdagende, interessante en afwisselende functie in een dynamische werkomgeving voor 32-36 uur per week (verspreid over 5 dagen of 4 bij voorkeur de dinsdag, woensdag, donderdag en vrijdag). De startdatum is bespreekbaar, bij voorkeur zo snel als mogelijk. We helpen en faciliteren je in jouw eigen ontwikkeling binnen je loopbaan en ambitie, onder andere met een persoonlijk ontwikkelbudget.

**De arbeidsvoorwaarden zijn**: Salaris van maximaal € 4.011,64 tot € 5.823,64 bruto (schaal 60 cao CIZ 2024) op basis van een 36-urige werkweek. De functie valt in het functiegebouw onder functionaris bestuursbureau.

**Verder bieden we je**: Goede werkplekvoorziening waaronder surface/laptop en mobiele telefoon; Goede werk-privé balans: flexibele werktijden en hybride werken; Persoonlijke groei, inzicht en regie over je eigen ontwikkeling via e-learning van Goodhabitz; Een Fit voor werk budget van € 2.000, - (op basis van een fulltime dienstverband) op jaarbasis dat in is te zetten voor extra verlof, een opleiding of producten en/of diensten om fit te blijven; Een thuiswerkbudget van € 775;
- netto om een Arbo verantwoorde thuiswerkplek in te richten; 8% eindejaarsuitkering; 8% vakantietoeslag; Collectief pensioen bij ABP.

Contactpersonen

Nog twijfel? Ja? Wil je misschien eerst wat meer weten