Evenementenmanager - Utrecht, Nederland - Openbaar Ministerie

Openbaar Ministerie

Geverifieerd bedrijf

Utrecht, Nederland

3 weken geleden

Geplaatst door:

Daan Van den Berg

werver van beBee

Beschrijving

Dit is echt een baan voor jou OMdat jij die spin in het web wil zijn die evenementen gaat organiseren voor het Openbaar Ministerie (OM). OMdat jij die linking pin bent tussen de leverancier en de klant. OMdat jij weet van aanpakken, uitstekende communicatieve vaardigheden hebt en gericht bent op een klantvriendelijke en efficiënte service?

**Wat ga je doen?**
In de functie van Evenementenmanager ben je een 'spin in het web' voor het organiseren van evenementen binnen het OM (al dan niet met ketenpartners). Op een projectmatige wijze pak je het logistieke proces rondom een evenement op en draag je hiervoor de verantwoordelijkheid. Als Eventmanager ben je goed op de hoogte van de OM-organisatie en welke vraagstukken hier spelen en welke regelgeving van toepassing is.

Je bent verantwoordelijk voor het gehele logistieke proces van een event: van intake tot uitvoering en evaluatie. Je bent de linking pin tussen de leverancier en de klant. Je bent in staat inhoudelijk mee te kunnen communiceren en creatieve ideeën aan te dragen. Je werkt veel zelfstandig, maar zeker niet alleen Samen met 3 andere Evenementenmanagers en twee Evenementenondersteuners maak je onderdeel uit van een gedreven team. Waar nodig, sta je jouw collega's bij in hun werkzaamheden.

**Als Evenementenmanager heb je de volgende taken**:

- Je ondersteunt en coördineert diverse logistieke en ondersteunende werkzaamheden voor verschillende congressen en evenementen binnen het Openbaar Ministerie (eventueel met ketenpartners);
- Je onderhoudt contacten en stemt af met onder andere gastsprekers, workshopleiders, deelnemers en leveranciers;
- Je selecteert en benadert geschikte locaties en leveranciers, onder andere door het opvragen en vergelijken van offertes, eventueel via reeds bestaande contracten.
- Je controleert bestellingen, leveringen en binnenkomende facturen op juistheid en gemaakte afspraken;
- Je bewaakt de kwaliteitscriteria en tijdsplanning van verschillende projectwerkzaamheden;
- Je verzorgt een draaiboek (projectplan) voor de gehele planning van het evenement en voor de dag zelf;
- Je verzorgt, waar nodig, evenement
- en/of congresbescheiden zoals badges en mappen;
- Je bent indien noodzakelijk gastheer/gastvrouw tijdens het evenement of congres en zorgt dat alles op rolletjes loopt. Hierbij is flexibiliteit, representativiteit en stressbestendigheid jouw middle name;
- Je maakt kostenoverzicht, houdt kosten/ budget in de gaten en hierover schakelt hierover met jouw opdrachtgever;
- Je informeert jouw opdrachtgever tijdig en juist over de stand van zaken;
- Je bent in staat een hybride/online evenement te organiseren.

**Wie ben jij**
Wij zoeken een enthousiaste, representatieve collega met uitstekende communicatieve vaardigheden. Je bent resultaatgericht en kunt goed omgaan met deadlines en tijdsdruk. Je bent accuraat, flexibel, creatief en hebt zeker geen 9-tot-5-mentaliteit. Je bent als geen ander in staat om out off the box te denken. Deze eigenschap komt vooral van pas tijdens de intakefase van een event. Zo ben je in staat om creatief te denken en de juiste ideeën aan te dragen o.a. op het gebied van workshops. En heb je kennis van het financiële - en inkoopproces voor het aangaan van rechtmatige inkoop.

Tijdens de voorbereidingen van de evenementen heb je te maken met veel verschillende partijen. Daarbij houd je de politiek-bestuurlijke omgeving en de verhoudingen daarbinnen altijd goed in het oog. Je bent bereid te reizen voor bijeenkomsten naar diverse locaties in Nederland. Je bent representatief, vriendelijk en behulpzaam, zodat bezoekers zich welkom voelen tijdens een congres of evenement. Bovendien heb je een brede blik; je ziet al wat er moet gebeuren voordat de vraag is gesteld.

Daarnaast beschik je over een HBO-diploma en heb je werkervaring op het gebied van evenementen. Een opleiding op gebied van hotellerie (hogere hotelschool) en/of evenementenorganisatie, kennis van het Openbaar Ministerie en/of communicatie is een pré. Daarnaast ben je in staat hybride of online evenementen te organiseren. Je kunt goed werken met excel, word en outlook en bent in het bezit van rijbewijs B.

**Waar kom je te werken?**
Je komt te werken bij de Dienstverleningsorganisatie van het Openbaar Ministerie (DVOM) domein Facilitair Beheer in Utrecht. Maar gezien de functie zal je veelal ook in het land zijn waar de evenementen plaatsvinden. DVOM is de dienstverleningsorganisatie van het OM. Wij spelen, vaak ongemerkt, een grote rol in het dagelijkse werk van onze circa 6.000 OM-collega's. Optimale ondersteuning, dat is wat ons drijft. Zodat iedere OM-collega probleemloos kan werken, elke dag opnieuw.

Bij de DVOM werken jonge professionals en ervaren krachten, met uiteenlopende achtergronden en werkervaring. We leveren een breed palet aan diensten waaronder financiële administratie, huisvesting en facilitaire ondersteuning, inkoop, projectleiding en HR. We hechten waarde aan een omgeving waar medewerkers zich gewaard